ponowne powołanie do zarządu - nowy wzór podpisu

Zgodnie z art. 167 § 3 k.s.h. do zgłoszenia zmian w składzie osobowym zarządu spółki należy dołączyć złożone wobec sądu albo poświadczone notarialnie wzory podpisów członków zarządu.

Regulacja jest jasna zdaje się i nie powinna powodować problemów. A jednak.

Co w sytuacji, w której członek zarządu zostaje na jakiś czas odwołany z zarządu, a następnie ponownie do niego powołany? Z wielu przyczyn taki ruch często jest podejmowany przez wspólników spółek z o.o.

Logika wskazywałaby, że skoro w aktach rejestrowych znajduje się już zgodny z powyższym przepisem wzór podpisu danej osoby, wystarczy powołanie się na ten dokument i nie ma konieczności ponownego jego składania.

Niestety nic bardziej mylnego. Ku mojemu (oraz klientów) zdziwieniu okazuje się, że praktyką warszawskich wydziałów rejestrowych jest żądanie nowego wzoru podpisu przy każdorazowym powołaniu danej osoby do zarządu, nawet jeżeli osoba ta była juz członkiem zarządu tej spółki.

Co więcej nie wystarczy poświadczony za zgodność przed adwokata występującego w sprawie odpis takiego wzoru podpisu - musi być to nowy dokument w formie i treści przewidzianej przez art. 167 § 3 k.s.h.

Nie potrafię znaleźć uzasadnienia takiej praktyki. Nie może bowiem usprawiedliwiać takiej wykładni przepisu potencjalna konieczność aktualizacji wzoru podpisu, szczególnie w przypadku krótkich okresów pozostawania poza składem zarządu. Wielu członków zarządu przecież piastuje swoje funkcje przez wieloletnie kadencje i w tym czasie nikt nie wymaga od nich aktualizowania złożonych wzorów.

Wydaje się, że ratio legis tej regulacji zakłada umożliwienie sądowi rejestrowemu oraz potencjalnym kontrahentom spółki weryfikacji dokumentów podpisywanych przez członków zarządu pod kątem ich autentyczności. Tym bardziej niezrozumiałe jest zatem, jaki jest cel wielokrotnego dublowania wzorów podpisów w aktach rejestrowych spółki, skoro znajdujący się uprzednio w aktach wzór taką weryfikację w pełni umożliwa?

Jak widać na powyższym przykładzie bezrefleksyjne, literalne stosowanie przepisów przez sądy niestety niejednokrotnie prowadzi do absurdów i nie służy nikomu i niczemu, a wręcz szkodzi spółkom (notarialny wzór podpisu to każdorazowy koszt 24,60 złotych) wydłużając czas rejestracji zmian i mnożąc postępowania brakowe.

sposoby dofinansowania spółki z o.o. przez wspólników

W obecnym stanie prawnym minimalny kapitał zakładowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością wynosi 5.000 złotych. Jest to tak mała kwota, że w praktyce wystarcza wyłącznie na pokrycie początkowych kosztów działalności spółki.

Skoro jednak każda działalność na wstępnym etapie wymaga poniesienia inwestycji, większość przedsiębiorców już niedługo po rejestracji spółki staje przed problemem, w jaki sposób mogą dofinansować spółkę, aby miała ona środki na bieżącą działalność?

Z natury spółki z o.o., jako osoby prawnej wynika to, iż wspólnicy nie mogą dokonywać dowolnych wpłat pieniężnych na rachunek bankowy bądź do kasy spółki. Każda taka wpłata dokonana przez wspólnika musi zostać odpowiednio zakwalifikowana, zgodnie z celem, jakiemu ma służyć. Innymi słowy nie wystarczy, co jest niestety dość powszechną praktyką, dokonanie przez wspólnika na rzecz spółki przelewu tytułem "zasilenie", a takiej wpłacie należy przypisać odpowiednią podstawę prawną.

I tak, pierwszą i chyba najczęściej stosowaną w praktyce opcją jest udzielenie spółce pożyczki przez wspólnika.

Pożyczka taka korzysta z ustawowego zwolnienia od podatku od czynności cywilnoprawnych, nie wymaga rejestracji w KRS, a zatem jest najszybszym i najtańszym rozwiązaniem.

Jednakże pożyczka nie zwiększa majątku spółki, albowiem pozostaje roszczenie o jej zwrot. Pożyczka taka również nie poprawia wizerunku ekonomicznego spółki w stosunku do osób trzecich, gdyż środki z niej nie powiększają kapitałów spółki.

Kolejną formą finansowania spółki przez wspólników są dopłaty.

Zgodnie z art. 177 k.s.h. umowa spółki może zobowiązywać wspólników do dopłat w granicach liczbowo oznaczonej wysokości w stosunku do udziału. Takie dopłaty powiększają kapitał zapasowy spółki i stanowią środki, którymi zarząd może swobodnie dysponować. Dopłaty takie mogą być wspólnikom zwracane, jeśli nie są wymagane na pokrycie straty wykazanej w sprawozdaniu finansowym. Dopłaty podlegają opodatkowaniu podatkiem od czynności cywilnoprawnych w wysokośc 0,5% od kwoty dopłat, jednakże nie wymagają rejestracji w KRS. To sprawia, że oprócz podatku nie generują zasadniczo dodatkowych kosztów.

Można powiedzieć, że dopłaty są pośrednią formą finansowania. Zwiększają bowiem kapitał zapasowy spółki, jednakże nie wpływają na kapitał zakładowy, a co za tym idzie nie są widoczne dla osób trzecich, a zatem nie poprawiają wiarygodności spółki. Zapewniają natomiast środki na bieżącą działalność.

Trzecią praktyczną formą dofinansowania spółki jest podwyższenie kapitału zakładowego spółki.

Jest to rozwiązanie najdalej idące, albowiem wymaga rejestracji w KRS i jest skuteczne od momentu zarejestrowania. Podlega podatkowi od czynności cywilnoprawnych w wysokości 0,5% od kwoty podwyższenia. W zależności od tego czy następuje na mocy dotychczasowych postanowień umowy spółki (wówczas uchwała nie wymaga formy aktu notarialnego) czy też konieczna jest zmiana umowy spółki w tym zakresie (uchwała musi przyjąć formę aktu notarialnego) należy liczyć się z kosztami notarialnymi.

Podwyższenie kapitału zakładowego stanowi jednak najpełniejszą formę dofinansowania. Poprawia wiarygodność spółki wobec osób trzecich, po pierwsze poprzez fakt rejestracji nowej wysokości kapitału w jawnym rejestrze, a po drugie dzięki skomplikowanej procedurze obniżenia kapitału zakładowego, która utrudnionia, a nawet niekiedy uniemożliwia zwrot wniesionych środków.

Każdy z powyższych sposobów ma swoje wady i zalety, a najkorzystniejszy wybór zależy od rozważenia wielu czynników związanych ze spółką i jej wspólnikami. Istotnym jest jedynie, aby decyzja o przyjętym sposobie podjęta została przed dokonaniem wpłat, co pozwoli uniknąć następczych komplikacji wynikających z "niezidentyfikowanych" wpłat na rzecz spółki, w tym negatywnych konsekwencji podatkowych.

zbycie praw i obowiązków w spółce osobowej - w całości czy w części ?

Zgodnie z art. 10 k.s.h. ogół praw i obowiązków wspólnika spółki osobowej może być przeniesiony na inną osobę, gdy umowa spółki tak stanowi.

Wbrew pozornemu podobieństwu jednak, nie jest to instytucja tożsama, ani nawet zbliżona do instytucji sprzedaży udziału/udziałów lub akcji w spółce kapitałowej.

Należy stanowczo odróżnić te dwie regulacje, albowiem to zazwyczaj próby stosowania do spółek osobowych przepisów dotyczących spółek kapitałowych powodują zamieszanie i wywołują wątpliwości.

Ponieważ w spółkach osobowych nacisk na trwałość elementu personalnego jest silniejszy niż w spółkach kapitałowych, możliwość zbycia ogółu praw i obowiązków nie jest zasadą, a stanowi tylko dopuszczalną modyfikację umowy spółki. Innymi słowy, z samej konstrukcji k.s.h. wynika, że jest to instytucja szczególna, obwarowana dodatkowymi warunkami.

Z literalnego brzmienia art. 10 k.s.h. wynika, że ustawa dopuszcza zbycie ogółu praw i obowiązków wspólnika na inną osobę. Nabywcą może być inny wspólnik albo jakakolwiek osoba trzecia - tu zasadniczo nie ma żadnych ustawowych ograniczeń. Zbycie może nastąpić na podstawie dowolnej umowy, zgodnie z zasadą swobody umów,  a więc może to być przykładowo sprzedaż, zamiana, darowizna etc.

Zbyć można jednak wyłącznie ogół praw i obowiązków. Takie zbycie będzie skutkowało wstąpieniem do spółki nowego wspólnika z jednoczesnym wystąpieniem dotychczasowego.

W obecnym stanie prawnym nie ma natomiast możliwości zbycia części praw i obowiązków wspólnika. Zakres praw i obowiązków w spółce osobowej bowiem jest niepodzielny i nie ma możliwości wyodrębnienia samodzielnych części tych praw i obowiązków, które mogłyby stanowić przedmiot obrotu.

Co więcej, z samej natury spółki jawnej oraz z brzmienia art. 10 k.s.h. wynika również, że nie można wywodzić dopuszczalności takiej czynności na podstawie art. 353 (1) k.c. w związku z art. 2 k.s.h.

Możliwym i zgodnym z obowiązującymi przepisami rozwiązaniem natomiast przy zgodnym zamiarze wspólników, co do poszerzenia składu osobowego spółki jest dokonanie stosownej zmiany umowy spółki i przyjęcie do spółki nowego wspólnika.

bezpieczne "wyjście" z zarządu spółki

Zakres subsydiarnej, osobistej odpowiedzialności osób pełniących funkcję w zarządach spółek handlowych wobec jej wierzycieli jest szeroki. Obejmuje wszelkie zobowiązania istniejące w okresie pełnienia takiej funkcji (a zatem nie tylko te powstałe w okresie urzędowania, lecz również te powstałe wcześniej, a wymagalne i niespełnione w jego czasie).

Warto przy tym pamiętać, że zaprzestanie pełnienia funkcji samo przez się niestety nie niweluje zagrożeń związanych w ewentualną osobistą odpowiedzialnością członka zarządu, a zagrożenia te mogą ujawnić się jeszcze wiele lat po ustąpieniu z funkcji.

Klienci często pytają mnie, czy istnieje instytucja pozwalająca zwolnić ustępującego członka zarządu z subsydiarnej odpowiedzialności wobec wierzycieli spółki, wynikającej z art. 299 k.s.h.?

Niestety odpowiedź jest negatywna. Nie ma w pełni skutecznego sposobu apriorycznego zwolnienia się z takiej odpowiedzialności.

Istnieje jednak szereg czynności, których ustępujący członek zarządu może dopełnić w celu późniejszej obrony przed ewentualnymi roszczeniami skierowanymi do jego majątku. W przypadku procesu opartego na art. 299 k.s.h. bowiem zasadniczą kwestią do udowodnienia dla pozwanego jest to, że w momencie jego odejścia z zarządu nie istniały podstawy do zgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości spółki, czyli upraszczając, że majątek zarządzanej przez niego spółki wystarczał wówczas na zaspokojenie istniejących długów. Warto podkreślić przy tym, że ciężar dowodu w tym zakresie spoczywa w całości na pozwanym.

Kluczowe jest zatem dysponowanie przez członka zarządu (co jest rozwiązaniem najlepszym), lub chociażby istnienie w dokumentacji spółki dokumentów finansowych wskazujących na poprawną kondycję spółki w dniu ustępowania z funkcji.

Podstawową zatem kwestią jest sporządzenie sprawozdania finansowego spółki na ostatni dzień pełnienia funkcji. Sprawozdanie takie będzie mogło w przyszlości stanowić dowód tego, że w okresie sprawowania funkcji nie było podstaw do zgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości spółki, a tym samym, że nie zachodzą przesłanki odpowiedzialności osobistej członka zarządu. Dla celów dowodowych dobrze, aby sprawozdanie to było podpisane przez księgowego oraz zatwierdzone przez zgromadzenie wspólników.

Nadto, warto postarać się o uzyskanie od wspólników absolutorium za czynności wykonywane w ramach pełnienia funkcji w organie reprezentacji. Absolutorium takie, co prawda, formalnie zwalnia wyłącznie z odpowiedzialności wobec samej spółki, lecz stanowi również dowód pośredni na dobrą kondycję spółki w czasie pełnienia funkcji przez ustępującego członka zarządu.

Można również wystąpić w imieniu spółki o zaświadczenia o niezaleganiu wobec ZUS i urzędu skarbowego na ostatni dzień pełnienia funkcji. Takie zaświadczenie będzie świetnym dowodem na fakt braku zaległości spółki wobec skarbu państwa, a co za tym idzie na okoliczność bieżącego regulowania długów publicznoprawnych.

Jakkolwiek powyższe akty staranności nie dają gwarancji pełnego bezpieczeństwa, jednakże stanowią skuteczne oręże dla procesowej obrony przed ewentualnymi późniejszymi żądaniami wierzycieli spółki i zapewnią chociaż minimum pewności dla ustępującego członka zarządu.

tytułem wstępu

Celem moich publikacji jest podzielenie się doświadczeniem oraz wiedzą w zakresie praktycznych zagadnień w zakresie spółek handlowych.

 

W trakcie dotychczasowych 10 lat, w czasie których zajmowałam się kwestiami stosowania przepisów o spólkach przekonałam się, że wyjaśnienia najważniejszych niejasności i wątpliwości praktycznych próżno szukać w doktrynie czy orzecznictwie sądów. Bogaty dorobek piśmiennictwa bowiem skupia się głównie na problemach naukowych pomijając przy tym w wielu aspektach, może mniej doniosłe z punktu widzenia teoretyków, lecz dużo bardziej istotne na co dzień dla praktyków zagadnienia.

 

Prawidłowość tę można opisać może nieco złośliwą, lecz popularną wsród adwokatów i trafną naszym zdaniem zasadą, zgodnie z którą: tam gdzie zaczyna się praktyczny problem, kończy się komentarz.

 

Mam nadzieję, że przedstawiane przeze mnie problemy, z jakimi stykam się w swojej pracy adwokata będą wskazówką dla poszukujących wiadomości na temat spółek, a może również skłonią do dyskusji lub wymiany informacji.

 

Moje posty kieruję nie tylko do profesjonalistów, ale również do wszystkich innych osób, w tym w szczególności do przedsiębiorców, zainteresowanych funkcjonowaniem szeroko rozumianych spółek handlowych.

 

Zaznaczam jednak, że treści przeze mnie prezentowane nie mają na celu zastępowania fachowych porad prawnych udzielanych zainteresowanym w konkretnych stanach faktycznych i nie powinny być w ten sposób traktowane. Nie aspiruję również do rozwijania doktryny prawa handlowego. Moje opinie mają stanowić jedynie przegląd bieżących wątpliwości i rozbieżności, a czasem również trendów w stosowaniu przepisów dotyczących spółek handlowych.