Zgodnie z art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej.
Niekiedy ustawa określa odmienny termin (np. termin na zgłoszenie spółki z o.o. do rejestru).
To co jednakże jest najbardziej istotne dla praktyków, to sankcja za niedopełnienie ustawowego terminu. Najwięcej wątpliwości budzi bowiem kwestia tego, czy dana czynność pomimo jej niezgłoszenia w ustawowym terminie ma moc prawną czy też ją traci.
Problem ten można rozstrzygnąć grupując w uproszczeniu zdarzenia pod względem tożsamych skutków i tak:
Przypadki, w których uchybienie terminowi powoduje negatywne skutki:
- w przypadku rejestracji spółki kapitałowej, jeśli zgłoszenie nie zostało dokonane w terminie 6 miesięcy od daty zawarcia umowy spółki umowa spółki ulega rozwiązaniu i wówczas spółka ma obowiązek zwrotu wkładów albo jeśli to niemożliwe, konieczne jest przeprowadzenie postępowania likwidacyjnego (art. 169 § 1 k.s.h., art. 326 § 1 k.s.h.);
- w przypadku rejestracji spółki z o.o., której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca (tzw: S 24), jeśli zgłoszenie nie zostało dokonane w terminie 7 dni od daty zawarcia umowy spółki, umowa ulega rozwiązaniu. (art. 169 § 2 k.s.h.) i spółka ma obowiązek zwrotu wkładów albo jeśli to niemożliwe, konieczne jest przeprowadzenie postępowania likwidacyjnego;
- w przypadku rejestracji zmiany umowy spółki z o.o., jeśli zgłoszenie zmiany nie zostało dokonane w terminie 6 miesięcy od daty podjęcia uchwały o zmianie umowy spółki wówczas uchwała o zmianie umowy spółki traci moc (art. 256 § 3 k.s.h.);
- w przypadku rejestracji zmiany umowy spółki z o.o. której umowa została zawarta przy wykorzystaniu wzorca (tzw: S 24) jeśli zgłoszenie zmiany nie zostało dokonane w terminie 7 dni od daty podjęcia uchwały o zmianie umowy spółki wówczas uchwała o zmianie umowy spółki traci moc (art. 256 § 3 k.s.h.);
- w przypadku rejestracji zmiany statutu spółki akcyjnej, zmiana traci moc jeśli nie została zgłoszona w terminie: (art. 430 § 2 oraz 431 § 4 k.s.h.)
- 3 miesięcy - jeśli chodzi o zmianę statutu niedotyczącą podwyższenia kapitału spółki;
- 6 miesięcy - jeśli chodzi o zmianę statutu dotyczącą podwyższenia kapitału oraz obniżenia kapitału zakładowego;
- 12 miesięcy - jeśli chodzi o zmianę statutu dotyczącą podwyższenia kapitału - emisji nowych akcji będących przedmiotem oferty publicznej
- zgłoszenie otwarcia likwidacji spółki;
- zgłoszenie wszelkich zmian w spółkach kapitałowych, niebędących zmianami umowy spółki (zbycie udziałów w spółce z o.o., zmiany w zarządzie, zmiany adresów);
- zgłoszenie do rejestru utworzenia spółek osobowych;
- zgłoszenie zmian w spółkach osobowych;
Oczywiście powyższy podział nie uwzględnia faktu, że zgodnie z ustawą o KRS (art. 24) w każdym przypadku uchybienia terminowi ustawowemu sąd rejestrowy ma możliwość wszczęcia wobec spółki postępowania przymuszającego, które jest obwarowane między innymi grzywną.
Należy również pamiętać o domniemaniach wynikających z ujawnienia danych w rejestrze oraz skutkach zaniechania obowiązku zgłoszenia również w tym zakresie.