sprawozdanie finansowe - obowiązki zarządu

W tym roku, w związku ze zmianami dotyczącymi składania sprawozdań finansowych spółek do KRS (likwidacja możliwości złożenia ich w formie papierowej), zagadnienie obowiązków zarządu związanych z tymi sprawozdaniami budzi większe niż zwykle zainteresowanie przedsiębiorców.

Wobec tego poniżej zamieszczam informacje, jakie obowiązki związane ze sprawozdaniem finansowym ma zarząd:

1. zarząd ma obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe. 

Musi to zrobić w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego (a zatem w większości przypadków do końca marca danego roku za rok poprzedni).

2. zarząd ma obowiązek zwołać Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników (ZZW) w celu zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz podjęcia decyzji w sprawie zysku lub straty. 

Musi to robić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego (a zatem najczęściej do końca czerwca danego roku).

3. zarząd ma obowiązek zgłosić sprawozdanie finansowe do KRS. 

Musi to zrobić w terminie 15 od daty jego zatwierdzenia przez ZZW.

4. zarząd ma obowiązek zgłosić sprawozdanie finansowe do właściwego Urzędu Skarbowego. 

Musi to zrobić w terminie 10 dni od daty jego zatwierdzenia przez ZZW.

Są to sytuacje typowe. Ale zdarzają się też i to nawet dość sytuacji wyjątkowe, które nasuwają wiele wątpliwości:

Jeśli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone przez ZZW gdyż:

- nie udało się go skutecznie zwołać,
- wspólnicy odmówili  zatwierdzenia sprawozdania finansowego ze względu na błędy w nim albo z innego powodu,
- tudzież pojawiła się jakaś inna okoliczność uniemożliwiająca zatwierdzenie tego sprawozdania

zarząd ma obowiązek złożyć je do sądu w terminie 15 dni od daty, w której powinno być zatwierdzone (czyli najczęściej do 15 lipca danego roku za rok poprzedni), a następnie - jeśli zostanie zatwierdzone -  złożyć je ponownie wraz ze stosownymi uchwałami w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia.

Jeśli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone, zarząd nie ma obowiązku zgłoszenia go do Urzędu Skarbowego. Zgłoszeniu podlega wyłącznie zatwierdzone sprawozdanie finansowe. Dokonuje tego zarząd w terminie 10 dni od jego zatwierdzenia.

Jeśli natomiast już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego ujawniły się okoliczności wskazujące na to, że sprawozdanie jest błędne to niestety nie ma możliwości jego korekty. Nowe okoliczności uwzględnia się odpowiednio w sprawozdaniu finansowym w kolejnym roku.

Tym samym:

- brak możliwości skontaktowania się ze wspólnikami,
- brak możliwości skutecznego zwołania zgromadzenia wspólników,
- albo też istnienie uchwały ZZW odmawiającej zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki
- niezatwierdzenie sprawozdania finansowego z jakiejkolwiek innej przyczyny

nie zwalniają zarządu z odpowiedzialności za niezłożenie w terminie sprawozdania do KRS. W celu uniknięcia konsekwencji, w każdym takim przypadku należy złożyć do sądu niezatwierdzone sprawozdanie finansowe, po czym kontynuować działania zmierzające do skutecznego jego zatwierdzenia przez ZZW.

Jeśli natomiast istnieją wątpliwości, co do prawidłowości sprawozdania finansowego, lepszym rozwiązaniem jest terminowe złożenie tego sprawozdania bez jego zatwierdzenia, a dopiero następnie dokonanie poprawek, zatwierdzenie i złożenie do sądu w prawidłowej wersji.

złożenie sprawozdania finansowego za rok 2017 i lata następne

Jeszcze niewielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z tego, jak ogromną rewolucję przeprowadził ustawodawca wprowadzając zmiany w zasadach składania sprawozdań finansowych do KRS.

Od dnia 15 marca 2018 nie ma już możliwości złożenia papierowego wniosku o przyjęcie sprawozdania finansowego. Wszystkie dokumenty finansowe bowiem mogą być składane wyłącznie do tzw. Repozytorium Dokumentów Finansowych. 

Złożenie następuje drogą elektroniczną, przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP. Takie złożenie dokumentów jest bezpłatne. 

Do 30 września dopuszczalna jest jeszcze możliwość złożenia sprawozdania finansowego przez system S24 (wniosek płatny), ale do tego również wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Poniżej przedstawiam zatem zbiorczo podstawowe zasady związane ze składaniem sprawozdań do KRS:

1. sprawozdanie za rok 2017 i poprzednie - składane do dnia 30.09.2018 r.

• może być złożone przez konto w systemie S24;

• dokumenty finansowe mogą być złożone w formie kopii podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę upoważnioną do reprezentacji spółki, której PESEL wpisany jest do KRS;

• teoretycznie może zostać złożone również przez pełnomocnika procesowego po spełnieniu kilku warunków;

• może też być złożone przez konto w Repozytorium Dokumentów Finansowych, ale musi zostać podpisane przez co najmniej jedną osobę upoważnioną do reprezentacji spółki, której PESEL wpisany jest do KRS

2. sprawozdanie składane po dniu  30.09.2018 r.

• musi zostać złożone przez konto w Repozytorium Dokumentów Finansowych;

• musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę upoważnioną do reprezentacji spółki, której PESEL wpisany jest do KRS;

• nie może być zgłoszone przez pełnomocnika procesowego

Pojawiają się zatem następujące problemy:

• Członkowie zarządu spółki muszą posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP;

• co do zasady nie można zlecić reprezentacji w takiej sprawie adwokatowi;

• w przypadku nieposiadania numeru PESEL przez żadną osobę wpisaną do KRS, przed złożeniem sprawozdania koniecznym jest: 

1. wystąpienie przez nią o nadanie tego numeru, 
2. wpisanie zmiany danych takiej osoby do KRS, 
3. uzyskanie przez tę osobę profilu zaufanego ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego

• w przypadku zmian w zarządzie przed złożeniem sprawozdania konieczne jest wpisanie tych zmian przez sąd

Wobec tego, każdy cudzoziemiec zasiadający w zarządzie polskiej spółki powinien wystąpić o nadanie numeru PESEL. Jest to zapewne celowe działanie ustawodawcy, zmierzające do zwiększenia możliwości uchwycenia osób zarządzających spółkami, nie mniej wydaje się, iż przydałaby się jakaś akcja informacyjna w tym zakresie. 

Oczywistym jest, że większość przedsiębiorców o zmianie dowie się niestety dopiero otrzymując zwroty wniosków z sądu. Będzie już rzecz jasna już po terminie składania sprawozdań i dopiero wówczas rozpocznie się dramatyczny wyścig z czasem. 

Pamiętajmy, że w trakcie miesięcy wakacyjnych sądy rejestrowe i tak mają podwójną pracę i połowiczną obsadę, więc można sobie tylko wyobrazić jakie będą tego konsekwencje.

Ciekawe też, w jakim czasie będą nadawane numery PESEL cudzoziemcom, albowiem skala problemu jest ogromna.

Czas pokaże jak cały system będzie działać, ale jak na razie po ponad miesiącu funkcjonowania Repozytorium opinie są