sprawozdanie finansowe - obowiązki zarządu

W tym roku, w związku ze zmianami dotyczącymi składania sprawozdań finansowych spółek do KRS (likwidacja możliwości złożenia ich w formie papierowej), zagadnienie obowiązków zarządu związanych z tymi sprawozdaniami budzi większe niż zwykle zainteresowanie przedsiębiorców.

Wobec tego poniżej zamieszczam informacje, jakie obowiązki związane ze sprawozdaniem finansowym ma zarząd:

1. zarząd ma obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe. 

Musi to zrobić w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego (a zatem w większości przypadków do końca marca danego roku za rok poprzedni).

2. zarząd ma obowiązek zwołać Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników (ZZW) w celu zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz podjęcia decyzji w sprawie zysku lub straty. 

Musi to robić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego (a zatem najczęściej do końca czerwca danego roku).

3. zarząd ma obowiązek zgłosić sprawozdanie finansowe do KRS. 

Musi to zrobić w terminie 15 od daty jego zatwierdzenia przez ZZW.

4. zarząd ma obowiązek zgłosić sprawozdanie finansowe do właściwego Urzędu Skarbowego. 

Musi to zrobić w terminie 10 dni od daty jego zatwierdzenia przez ZZW.

Są to sytuacje typowe. Ale zdarzają się też i to nawet dość sytuacji wyjątkowe, które nasuwają wiele wątpliwości:

Jeśli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone przez ZZW gdyż:

- nie udało się go skutecznie zwołać,
- wspólnicy odmówili  zatwierdzenia sprawozdania finansowego ze względu na błędy w nim albo z innego powodu,
- tudzież pojawiła się jakaś inna okoliczność uniemożliwiająca zatwierdzenie tego sprawozdania

zarząd ma obowiązek złożyć je do sądu w terminie 15 dni od daty, w której powinno być zatwierdzone (czyli najczęściej do 15 lipca danego roku za rok poprzedni), a następnie - jeśli zostanie zatwierdzone -  złożyć je ponownie wraz ze stosownymi uchwałami w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia.

Jeśli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone, zarząd nie ma obowiązku zgłoszenia go do Urzędu Skarbowego. Zgłoszeniu podlega wyłącznie zatwierdzone sprawozdanie finansowe. Dokonuje tego zarząd w terminie 10 dni od jego zatwierdzenia.

Jeśli natomiast już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego ujawniły się okoliczności wskazujące na to, że sprawozdanie jest błędne to niestety nie ma możliwości jego korekty. Nowe okoliczności uwzględnia się odpowiednio w sprawozdaniu finansowym w kolejnym roku.

Tym samym:

- brak możliwości skontaktowania się ze wspólnikami,
- brak możliwości skutecznego zwołania zgromadzenia wspólników,
- albo też istnienie uchwały ZZW odmawiającej zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki
- niezatwierdzenie sprawozdania finansowego z jakiejkolwiek innej przyczyny

nie zwalniają zarządu z odpowiedzialności za niezłożenie w terminie sprawozdania do KRS. W celu uniknięcia konsekwencji, w każdym takim przypadku należy złożyć do sądu niezatwierdzone sprawozdanie finansowe, po czym kontynuować działania zmierzające do skutecznego jego zatwierdzenia przez ZZW.

Jeśli natomiast istnieją wątpliwości, co do prawidłowości sprawozdania finansowego, lepszym rozwiązaniem jest terminowe złożenie tego sprawozdania bez jego zatwierdzenia, a dopiero następnie dokonanie poprawek, zatwierdzenie i złożenie do sądu w prawidłowej wersji.

złożenie sprawozdania finansowego za rok 2017 i lata następne

Jeszcze niewielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z tego, jak ogromną rewolucję przeprowadził ustawodawca wprowadzając zmiany w zasadach składania sprawozdań finansowych do KRS.

Od dnia 15 marca 2018 nie ma już możliwości złożenia papierowego wniosku o przyjęcie sprawozdania finansowego. Wszystkie dokumenty finansowe bowiem mogą być składane wyłącznie do tzw. Repozytorium Dokumentów Finansowych. 

Złożenie następuje drogą elektroniczną, przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP. Takie złożenie dokumentów jest bezpłatne. 

Do 30 września dopuszczalna jest jeszcze możliwość złożenia sprawozdania finansowego przez system S24 (wniosek płatny), ale do tego również wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Poniżej przedstawiam zatem zbiorczo podstawowe zasady związane ze składaniem sprawozdań do KRS:

1. sprawozdanie za rok 2017 i poprzednie - składane do dnia 30.09.2018 r.

• może być złożone przez konto w systemie S24;

• dokumenty finansowe mogą być złożone w formie kopii podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę upoważnioną do reprezentacji spółki, której PESEL wpisany jest do KRS;

• teoretycznie może zostać złożone również przez pełnomocnika procesowego po spełnieniu kilku warunków;

• może też być złożone przez konto w Repozytorium Dokumentów Finansowych, ale musi zostać podpisane przez co najmniej jedną osobę upoważnioną do reprezentacji spółki, której PESEL wpisany jest do KRS

2. sprawozdanie składane po dniu  30.09.2018 r.

• musi zostać złożone przez konto w Repozytorium Dokumentów Finansowych;

• musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę upoważnioną do reprezentacji spółki, której PESEL wpisany jest do KRS;

• nie może być zgłoszone przez pełnomocnika procesowego

Pojawiają się zatem następujące problemy:

• Członkowie zarządu spółki muszą posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP;

• co do zasady nie można zlecić reprezentacji w takiej sprawie adwokatowi;

• w przypadku nieposiadania numeru PESEL przez żadną osobę wpisaną do KRS, przed złożeniem sprawozdania koniecznym jest: 

1. wystąpienie przez nią o nadanie tego numeru, 
2. wpisanie zmiany danych takiej osoby do KRS, 
3. uzyskanie przez tę osobę profilu zaufanego ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego

• w przypadku zmian w zarządzie przed złożeniem sprawozdania konieczne jest wpisanie tych zmian przez sąd

Wobec tego, każdy cudzoziemiec zasiadający w zarządzie polskiej spółki powinien wystąpić o nadanie numeru PESEL. Jest to zapewne celowe działanie ustawodawcy, zmierzające do zwiększenia możliwości uchwycenia osób zarządzających spółkami, nie mniej wydaje się, iż przydałaby się jakaś akcja informacyjna w tym zakresie. 

Oczywistym jest, że większość przedsiębiorców o zmianie dowie się niestety dopiero otrzymując zwroty wniosków z sądu. Będzie już rzecz jasna już po terminie składania sprawozdań i dopiero wówczas rozpocznie się dramatyczny wyścig z czasem. 

Pamiętajmy, że w trakcie miesięcy wakacyjnych sądy rejestrowe i tak mają podwójną pracę i połowiczną obsadę, więc można sobie tylko wyobrazić jakie będą tego konsekwencje.

Ciekawe też, w jakim czasie będą nadawane numery PESEL cudzoziemcom, albowiem skala problemu jest ogromna.

Czas pokaże jak cały system będzie działać, ale jak na razie po ponad miesiącu funkcjonowania Repozytorium opinie są 

zmiany w KRS od 15.03.2018 r.

W dniu 15.03.2018 r. wchodzi w życie cały szereg zmian związanych między innymi z procedurą składania wniosków do KRS oraz sytuacją podmiotów, które mają braki w reprezentacji.

Zmiany te urzeczywistniają zamierzenia związane z całkowitą informatyzacją procesu rejestrowego i wprowadzają nowe rozwiązania zmierzające do "rewolucji", która nastąpi w lutym 2020 roku i całkowicie wyeliminuje "papierowe" wnioski do KRS.

Wiele z obecnych zmian wymaga szerokiego omówienia, szczególnie ze względu na skutki, jakie niesie za sobą dla wspólników i członków zarządu. Omówienia będę starała się robić stopniowo, natomiast poniżej przedstawiam zarys najważniejszych zmian:

1. sprawozdanie finansowe spółki może być złożone do KRS wyłącznie w formie elektronicznej

- dla każdego podmiotu obowiązanego do składania sprawozdań finansowych tworzy się elektroniczne repozytorium dokumentów finansowych;

- sprawozdanie finansowe spółki zostaje zgłoszone przez system teleinformatyczny udostępniony przez Ministra Sprawiedliwości, a nie jak dotychczas w formie papierowej;

- sprawozdanie takie podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna uprawniona do reprezentowania podmiotu, której dane (w tym numer PESEL) są zgłoszone do rejestru - a zatem np. członek zarządu lub prokurent wpisany do rejestru;

- złożenie sprawozdania do KRS w formie elektronicznej zastępuje już obowiązek dodatkowego złożenia tego sprawozdania do Urzędu Skarbowego;

- zmiana ta dotyczy sprawozdania za 2018 rok. Sprawozdanie za rok 2017 może być złożone w formie skanów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP 

2. adresy do doręczeń

- do wniosku o wpis do rejestru danych osób reprezentujących podmiot, likwidatorów i prokurentów należy dołączyć ich oświadczenie obejmujące zgodę na powołanie do pełnienia funkcji oraz ich adresy do doręczeń;

- jeśli adres do doręczeń tych osób znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej należy wskazać pełnomocnika do doręczeń na terenie Polski;

- do zgłoszenia spółki do rejestru należy dołączyć imiona nazwiska i adresy członków zarządu lub imiona nazwiska i adresy osób uprawnionych do powołania zarządu - a więc najczęściej wspólników;

- jeśli wspólnikiem podmiotu jest osoba prawna, wówczas do jej zgłoszenia należy dołączyć imiona nazwiska i adresy osób uprawnionych do reprezentowania tej osoby prawnej (czyli do reprezentowania wspólnika);

- każdą zmianę powyższych danych należy zgłosić do rejestru, przy czym zgłoszenia może dokonać podmiot wpisany do rejestru lub ta osoba. Zgłoszenie takie jest bezpłatne.

- pisma procesowe lub orzeczenia dla osób reprezentujących podmiot wpisany do KRS, likwidatorów, prokurentów, członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu doręcza się na adres do doręczeń wskazany przez nich na oświadczeniach złożonych do KRS a w razie niemożności doręczenia w ten sposób z uwagi na niezgłoszenie oświadczenia o zmianie adresu do doręczeń, pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że inny adres do doręczeń lub miejsce zamieszkania i adres są sądowi znane;

- na dostosowanie się do nowych wymogów podmioty wpisane do KRS mają 18 miesięcy. Zgodnie z omawianą nowelą podmioty te muszą złożyć do akt rejestrowych aktualne oświadczenia w zakresie obejmującym adresy do doręczeń osób je reprezentujących oraz adresy do doręczeń osób reprezentujących ich wspólnika będącego osobą prawną, przy pierwszym wniosku składanym do sądu rejestrowego, nie później jednak niż w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy (czyli do dnia 15.09.2019 roku), chyba że informacja o adresie do doręczeń znajduje się w aktach rejestrowych

- jeśli wniosek o wpis został złożony prze 15.03.2018 i do tego dnia nie został rozpoznany, sąd wezwie spółkę do uzupełnienia wniosku o oświadczenia w zakresie adresów do doręczeń, zgodnie z nową ustawą

3. ustanowienie kuratora przez sąd - braki w organach, rozwiązanie spółki

- jeżeli osoba prawna nie może być reprezentowana lub prowadzić swoich spraw ze względu na brak organu albo brak w składzie organu (brak zarządu, brak odpowiedniej liczby członków zarządu, etc.), sąd ustanawia dla niej kuratora -  co do zasady na okres do jednego roku;

- kurator podlega nadzorowi sądu, który go ustanowił;

- kurator może reprezentować spółkę, a zatem ma szersze uprawnienia niż dotychczas gdzie mógł wyłącznie podejmować czynności zmierzające do powołania organów;

- kurator podejmuje czynności zmierzające do powołania albo uzupełnienia składu organu, a jeśli trzeba podejmuje czynności konieczne do likwidacji podmiotu;

- jeżeli czynności podjęte przez kuratora nie doprowadziły do powołania lub uzupełnienia składu organu osoby prawnej uprawnionego do jej reprezentowania albo jej likwidacji, występuje on niezwłocznie z wnioskiem do sądu rejestrowego o rozwiązanie osoby prawnej.

Nowelizacja zawiera również szereg innych drobnych zmian, dlatego też warto zwrócić uwagę  na nowe obowiązki i nie działać "na pamięć" żeby uniknąć przykrych konsekwencji.