adresy w KRS po 15.03.2018 r.

Zgodnie z zapowiedzią postaram się partiami analizować zmiany w obowiązkach spółek w KRS, jakie spowodowała ostatnia duża nowelizacja z marca 2018 roku.

Duże problemy obecnie powoduje u przedsiębiorców kwestia adresów, jakie należy zgłosić do sądu.

Oględnie można przyjąć, że obecnie w aktach sądowych musi widnieć adres do doręczeń w Unii Europejskiej osoby fizycznej reprezentującej podmiot jako członek zarządu, a ponadto osób reprezentujących wspólnika, który jest osobą prawną. Chodzi oczywiście o urealnienie i usprawnienie kwestii doręczeń dokumentów tym osobom.

Dodano również wymóg zgłoszenia adresów do doręczeń osób upoważnionych do powołania zarządu. Ma to na celu umożliwienie wezwania tych osób do powołania organów, jeśli są w tym przedmiocie braki.

Sprawa nie jest tak do końca oczywista, gdyż nie wiadomo też jaka interpretacja się ostatecznie utrwali w sądach, niemniej analizując zapisy ustawowe można przyjąć, że obecnie ustawodawca rozwinął przepisy dotyczące adresów w następujący sposób:

1. uchylono przepis nakładający na spółkę obowiązek zgłoszenia adresów (zamieszkania) członków zarządu (uchylony art. 167 § 3 k.s.h.)

2. zgodnie natomiast z ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym do rejestru zgłaszamy za to adresy do doręczeń w Unii Europejskiej (a zatem nie muszą być to adresy zamieszkania) następujących podmiotów:

            - członków zarządu spółki;

            - wspólników uprawnionych do reprezentacji spółki osobowej;

            - prokurentów;

            - likwidatorów;

Zgłoszenia dokonujemy poprzez dołączenie do wniosku o wpis lub o zmianę -  oświadczeń tych osób, a zatem dokument zawierający adres podpisuje osoba, której dokument dotyczy a nie zawsze zarząd. Jest to zmiana w stosunku do regulacji poprzedniej wynikającej z k.s.h.

3. jeśli te osoby nie posiadają adresu do doręczeń w Unii Europejskiej muszą złożyć adres pełnomocnika do doręczeń w Polsce. Pełnomocnikiem takim przy tym może być osoba fizyczna lub spółka handlowa - tutaj ustawodawca nie wprowadził ograniczeń

4. do wniosku o wpis spółki do rejestru zgłaszamy ponadto:

              - imię i nazwisko oraz adres do doręczeń wspólników (osób fizycznych) uprawnionych do
                 powołania zarządu spółki;

              - nazwę i siedzibę wspólników (innych niż osoby fizyczne) uprawnionych do powołania
                 zarządu spółki;

              - imiona, nazwiska i adresy do doręczeń osób reprezentujących wspólnika, jeśli jest on
                 osobą prawną
              -  jeśli któryś z adresów znajduje się poza Unią Europejską należy złożyć adres
                 pełnomocnika do doręczeń w Polsce

Dokonujemy tego w formie listy podpisanej przez zarząd, a zatem odmiennie niż w przypadkach opisanych w punkcie 2.

5. wszystkie zmiany w powyższym zakresie muszą być zgłoszone sądowi. Zgłoszenie takie jest bezpłatne i może go dokonać zarówno spółka, jak i osoba, której adres podlegał zgłoszeniu ( również pełnomocnik do doręczeń).

Zgłoszenia nowych adresów do doręczeń wymaga zatem:

              - zmiana wspólnika, 

              - zmiana adresu do doręczeń wspólnika, 

              - zmiana osób reprezentujących wspólnika będącego osobą prawną (zmiany w zarządzie
                wspólnika spółki),

              - zmiana adresu osób reprezentujących wspólnika będącego osobą prawną,

              - zmiana w zarządzie spółki, 

              - zmiana adresu do doręczeń członka zarządu,

              - ustanowienie prokurenta,

              - zmiana adresu do doręczeń prokurenta,

              - zmiana prokurenta,

              - ustanowienie likwidatora,

              - zmiana adresu do doręczeń likwidatora

              - zmiana likwidatora
              - zmiana pełnomocnika do doręczeń w każdym przypadku jego ustanowienia

6. W przypadku jednoosobowej spółki z o.o. i jednoosobowej spółki akcyjnej do rejestru zgłaszamy dodatkowo imię nazwisko i adres (zamieszkania) lub nazwę i siedzibę jedynego wspólnika (akcjonariusza) spółki z adnotacją, że jest on jedynym wspólnikiem (akcjonariuszem) spółki. Ten wymóg z k.s.h. nie uległ zmianie.

Tym samym wydaje się, że w jednoosobowej spółce kapitałowej należy zgłosić zarówno adres zamieszkania wspólnika albo akcjonariusza (art. 166 § 2, 319 § 1 k.s.h.), jak i adres do doręczeń tego wspólnika albo akcjonariusza (art. 19 a ust. 5 d ustawy o krs), przy czym adresy te mogą się różnić.

7. Do czasu aktualizacji doręczenia na adresy widniejące w rejestrze będą uważane za skuteczne.  A zatem skutki ujawnienia adresów są bardzo doniosłe i warto dbać o to, aby zawsze odbierać korespondencję przesyłaną na adres widniejący w KRS.

zmiany w KRS od 15.03.2018 r.

W dniu 15.03.2018 r. wchodzi w życie cały szereg zmian związanych między innymi z procedurą składania wniosków do KRS oraz sytuacją podmiotów, które mają braki w reprezentacji.

Zmiany te urzeczywistniają zamierzenia związane z całkowitą informatyzacją procesu rejestrowego i wprowadzają nowe rozwiązania zmierzające do "rewolucji", która nastąpi w lutym 2020 roku i całkowicie wyeliminuje "papierowe" wnioski do KRS.

Wiele z obecnych zmian wymaga szerokiego omówienia, szczególnie ze względu na skutki, jakie niesie za sobą dla wspólników i członków zarządu. Omówienia będę starała się robić stopniowo, natomiast poniżej przedstawiam zarys najważniejszych zmian:

1. sprawozdanie finansowe spółki może być złożone do KRS wyłącznie w formie elektronicznej

- dla każdego podmiotu obowiązanego do składania sprawozdań finansowych tworzy się elektroniczne repozytorium dokumentów finansowych;

- sprawozdanie finansowe spółki zostaje zgłoszone przez system teleinformatyczny udostępniony przez Ministra Sprawiedliwości, a nie jak dotychczas w formie papierowej;

- sprawozdanie takie podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna uprawniona do reprezentowania podmiotu, której dane (w tym numer PESEL) są zgłoszone do rejestru - a zatem np. członek zarządu lub prokurent wpisany do rejestru;

- złożenie sprawozdania do KRS w formie elektronicznej zastępuje już obowiązek dodatkowego złożenia tego sprawozdania do Urzędu Skarbowego;

- zmiana ta dotyczy sprawozdania za 2018 rok. Sprawozdanie za rok 2017 może być złożone w formie skanów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP 

2. adresy do doręczeń

- do wniosku o wpis do rejestru danych osób reprezentujących podmiot, likwidatorów i prokurentów należy dołączyć ich oświadczenie obejmujące zgodę na powołanie do pełnienia funkcji oraz ich adresy do doręczeń;

- jeśli adres do doręczeń tych osób znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej należy wskazać pełnomocnika do doręczeń na terenie Polski;

- do zgłoszenia spółki do rejestru należy dołączyć imiona nazwiska i adresy członków zarządu lub imiona nazwiska i adresy osób uprawnionych do powołania zarządu - a więc najczęściej wspólników;

- jeśli wspólnikiem podmiotu jest osoba prawna, wówczas do jej zgłoszenia należy dołączyć imiona nazwiska i adresy osób uprawnionych do reprezentowania tej osoby prawnej (czyli do reprezentowania wspólnika);

- każdą zmianę powyższych danych należy zgłosić do rejestru, przy czym zgłoszenia może dokonać podmiot wpisany do rejestru lub ta osoba. Zgłoszenie takie jest bezpłatne.

- pisma procesowe lub orzeczenia dla osób reprezentujących podmiot wpisany do KRS, likwidatorów, prokurentów, członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu doręcza się na adres do doręczeń wskazany przez nich na oświadczeniach złożonych do KRS a w razie niemożności doręczenia w ten sposób z uwagi na niezgłoszenie oświadczenia o zmianie adresu do doręczeń, pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że inny adres do doręczeń lub miejsce zamieszkania i adres są sądowi znane;

- na dostosowanie się do nowych wymogów podmioty wpisane do KRS mają 18 miesięcy. Zgodnie z omawianą nowelą podmioty te muszą złożyć do akt rejestrowych aktualne oświadczenia w zakresie obejmującym adresy do doręczeń osób je reprezentujących oraz adresy do doręczeń osób reprezentujących ich wspólnika będącego osobą prawną, przy pierwszym wniosku składanym do sądu rejestrowego, nie później jednak niż w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy (czyli do dnia 15.09.2019 roku), chyba że informacja o adresie do doręczeń znajduje się w aktach rejestrowych

- jeśli wniosek o wpis został złożony prze 15.03.2018 i do tego dnia nie został rozpoznany, sąd wezwie spółkę do uzupełnienia wniosku o oświadczenia w zakresie adresów do doręczeń, zgodnie z nową ustawą

3. ustanowienie kuratora przez sąd - braki w organach, rozwiązanie spółki

- jeżeli osoba prawna nie może być reprezentowana lub prowadzić swoich spraw ze względu na brak organu albo brak w składzie organu (brak zarządu, brak odpowiedniej liczby członków zarządu, etc.), sąd ustanawia dla niej kuratora -  co do zasady na okres do jednego roku;

- kurator podlega nadzorowi sądu, który go ustanowił;

- kurator może reprezentować spółkę, a zatem ma szersze uprawnienia niż dotychczas gdzie mógł wyłącznie podejmować czynności zmierzające do powołania organów;

- kurator podejmuje czynności zmierzające do powołania albo uzupełnienia składu organu, a jeśli trzeba podejmuje czynności konieczne do likwidacji podmiotu;

- jeżeli czynności podjęte przez kuratora nie doprowadziły do powołania lub uzupełnienia składu organu osoby prawnej uprawnionego do jej reprezentowania albo jej likwidacji, występuje on niezwłocznie z wnioskiem do sądu rejestrowego o rozwiązanie osoby prawnej.

Nowelizacja zawiera również szereg innych drobnych zmian, dlatego też warto zwrócić uwagę  na nowe obowiązki i nie działać "na pamięć" żeby uniknąć przykrych konsekwencji.