zmiany w KSH od 15.01.2015 r. - umowa spółki zawarta według wzorca

W dniu 15.01.2015 roku wchodzi w życie ważna nowelizacja przepisów kodeksu spółek handlowych i innych ustaw.

Nowela ta wprowadza między innymi możliwość zawierania umów spółek jawnych i komandytowych przy pomocy wzorca udostępnionego w systemie teleinformatycznym. Co istotne, wniosek o wpis takiej spółki do rejestru powinien zostać rozpoznany w terminie jednego dnia od daty jego wpływu. 

 

Dotychczas taka możliwość istniała wyłącznie wobec spółek z ograniczoną odpowiedzialnością w systemie tzw. S 24.

 

Jednakże istotne różnica pomiędzy regulacją S24 a nowelą polega na tym, że w każdym przypadku korzystania ze wzorca w zakresie spółek jawnych i komandytowych konieczne będzie posiadanie bezpiecznego podpisu elektronicznego weryfikowanego przy pomocy ważnego kwalifikowanego certyfikatu albo podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP. Zawarcie umowy spółki z o.o. zaś nadal (tutaj ustawodawca nie wprowadził zmian) będzie wymagało "wyłącznie" podpisu elektronicznego.

 

Podstawowe zmiany wynikające z nowelizacji w zakresie spółki jawnej i komandytowej to:

 

1. możliwość zawarcia umowy spółki przy pomocy wzorca, przy czym w takim przypadku wkład wspólnika może być wyłącznie wkładem pieniężnym. Wobec tego, w takim przypadku umowa spółki komandytowej nie będzie wymagała już formy aktu notarialnego;
2. możliwość podjęcia uchwały w przedmiocie ustanowienia prokury za pomocą wzorca w spółce tworzonej na podstawie wzorca (do dnia 31.03.2016 wyłącznie dla nowych podmiotów)

Jeśli chodzi o spółkę z o.o. to zmodyfikowano nieco dotychczasowy kształt regulacji dotyczącej S24 i tak:

1. umowa spółki z o.o. zawarta przy pomocy wzorca może zostać zmieniona przed jej rejestracją (dotychczas zmiany można było dokonywać dopiero po rejestracji);
2. uchylono obowiązek dołączania do wniosku o wpis spółki oraz wpis zmian wzorów podpisów członków zarządu oraz likwidatorów a także prokurentów;
3. do zgłoszenia spółki do rejestru oraz  w przypadku wszelkich zmian należy dołączyć adresy członków zarządu, przy czym adresy te będą wiążące dla doręczeń dokonywanych dla członka zarządu do czasu ich zmiany w rejestrze; (UWAGA: zmiany z punktu 2 i 3 mają zastosowanie do wszystkich spółek - nie tylko tworzonych na podstawie wzorca);
4. jeżeli spółka, której umowa została zawarta przy pomocy wzorca nie została zgłoszona do rejestru w terminie 7 dni od jej zawarcia albo postanowienie sądu odmawiające jej zarejestrowania stało się prawomocne taka umowa ulega rozwiązaniu. Wobec tego dla spółek zakładanych w tym trybie skrócono dotychczasowy 6 miesięczny termin na zgłoszenie spółki do rejestru
5. ustanowienie prokury w spółce tworzonej na podstawie wzorca może zostać dokonane za pomocą wzorca i wówczas wniosek o wpis zmian do rejestru składany jest za pośrednictwem systemu teleinformatycznego (do dnia 31.03.2016 wyłącznie dla nowych podmiotów)

 

W zakresie spółki akcyjnej zaś uchylono konieczność składania wzorów podpisów członków zarządu oraz likwidatorów a także prokurentów.

Najważniejsze zmiany (oprócz możliwości zawarcia umowy spółki jawnej i komandytowej za pomocą wzorca) można zatem sklasyfikować następująco:

 

wzory podpisu:

zniesiono wymóg składania wraz z wnioskami o wpis spółki lub wpis zmian  wzorów podpisów. Zamiast tego koniecznym będzie jednak każdorazowe dołączanie do wniosku o wpis spółki zgody na powołanie wyrażonej przez osoby mające podlegać wpisowi, jako osoby reprezentujące spółkę, likwidatorzy lub prokurenci. Wymóg ten nie będzie dotyczył osób, które podpisały wniosek o wpis lub udzieliły pełnomocnictwa do zgłoszenia zmian.

rok obrotowy:

w dziale trzecim KRS dodatkowo będzie zamieszczana wzmianka o braku konieczności sporządzenia sprawozdania finansowego oraz informacja o dniu kończącym rok obrotowy. Wzmianki te są wolne od opłat sądowym za wpis i ogłoszenia

Każdy podmiot wpisany do rejestru w dniu 15.01.2015 r. jest zobowiązany zgłosić wzmiankę o dniu kończącym rok obrotowy łącznie z pierwszym wnioskiem o przyjęcie sprawozdania finansowego złożonym po dniu 15.01.2015. Wzmianka jest wolna od kosztów. Jeśli spółka tego obowiązku nie dopełni o ciągu 12 miesięcy, sąd wpiszę tę wzmiankę z urzędu.

koszty sądowe:

opłata sądowa za wpis spółki powstałej przy wykorzystaniu wzorca wyniesie 250 złotych, a nie jak dotychczas 500 złotych.  

 

prokura

ustanowienie prokury w spółkach powstałych na podstawie umowy według wzorca może zostać dokonane przy pomocy wzorca, przy czym do dnia 31.03.2016 możliwość taką będą miały wyłącznie nowe podmioty niewpisane jeszcze do rejestru.

 

Nowelizacja zawiera także szereg przepisów, które wejdą w życie w dniu 1.04.2016 r. w drugiej turze zmian. Na mocy tych przepisów możliwe będzie m.in. dokonywanie zmian umów - w tym podwyższanie kapitału zakładowego, zbywanie udziałów, podejmowanie uchwał za pomocą wzorca.

 

O tym, jak przepisy te będą funkcjonowały w praktyce postaram się informować na bieżąco.

składki zus jedynego wspólnika sp. z o.o.

Istotną kwestią formalną związaną z posiadaniem przez jedną osobę fizyczną wszystkich udziałów w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością jest konieczność odprowadzania od tej osoby składek na ubezpieczenie społeczne na takich zasadach, jak te stosowane w przypadku osób prowadzących pozarolniczą działalność gospodarczą (art. 8  ust. 6 pkt. 4 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych).

Warto o tym wymogu pamiętać, albowiem wiedza o tej regulacji nie należy do powszechnych i wielu wspólników jednoosobowych spółek z o.o. o tym wymaganiu zwyczajnie nie wie. Często zaś informacja o konieczności zgłoszenia wspólnika do zus i odprowadzania składek czerpana jest dopiero ze stosownych pism z ZUS.

 

Istnieje co prawda wiele argumentów przemawiających przeciw racjonalności tego przepisu i zasadnicze z nich są syntetycznie zebrane w treści uzasadnienia wyroku. Jednym z nich jest chociażby fakt, iż wymóg ten nie dotyczy jedynego akcjonariusza w spółce akcyjnej - podczas gdy jego sytuacja i status są zbliżone do sytuacji jedynego wspólnika sp. z o.o.

Na nieszczęścia dla zainteresowanych jednak, Trybunał Konstytucyjny w wyroku z dnia 25.09.2014 r., sygn.akt: SK 4/12 orzekł, że przepis zrównujący z punktu widzenia przepisów o ubezpieczeniach społecznych pozycję osoby prowadzącej pozarolniczą działalność gospodarczą oraz wspólnika jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie narusza nakazu równej ochrony na podstawie art. 64 ust. 2 w związku z art. 32 ust. 1 Konstytucji RP, a zatem jest zgodny z Konstytucją

 

 (pełna treść wyroku dostępna jest tu: http://trybunal.gov.pl/rozprawy/wyroki/art/7114-zasady-rozliczania-i-oplacania-skladek-na-obowiazkowe-ubezpieczenia-spoleczne-przez-wspolnika-j/).

 

W związku z tym należy mieć powyższe na względzie przy ustalaniu koncepcji biznesowej i opracowywaniu założeń tworzonej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. 

nieaktualny adres spółki w KRS

Jak już wielokrotnie pisałam, każda spółka wpisana do KRS ma obowiązek aktualizowania wszystkich danych zawartych w tym rejestrze.

W tym zakresie jest jedno zagadnienie szczególnie istotne, mogące spowodować szereg negatywnych konsekwencji dla spółki. Jest to mianowicie aktualizowanie adresu spółki.

W myśl art. 133 § 2a Kodeksu postępowania cywilnego, adres spółki handlowej wynikający z właściwego rejestru jest adresem wiążącym dla doręczeń.

Oznacza to tyle, że zaniedbanie obowiązku zgłoszenia zmiany adresu do KRS może skutkować doręczaniem pism (w tym pism sądowych) na nieaktualny adres, a w konsekwencji nawet uprawomocnieniem się wyroku wydanego w takim postępowaniu i prowadzenie na jego podstawie egzekucji komorniczej. Pisma takie w myśl art. 139 § 3 k.p.c. zostaną fizycznie w aktach sprawy przy jednoczesnym uznaniu ich za doręczone prawidłowo, a zatem możliwe będzie procedowanie w takiej sprawie bez faktycznego udziału spółki.

Trzeba mieć na względzie fakt, że wszelkie późniejsze zarzuty spółki dotyczące braku możliwości działania w procesie nie będą zasadniczo brane pod uwagę przez sąd, albowiem powyższe przepisy jasno wskazuje procesowe konsekwencje niewykonania przez spółkę obowiązku aktualizacji danych.

Należy zatem uważnie dbać zarówno o możliwość i terminowość odbierania poczty w miejscu wskazanym, jako adres siedziby spółki, a w przypadku jego zmiany o jak najszybsze ujawnienie tej zmiany w rejestrze.

przedmiot działalność według PKD - zmiany od grudnia 2014

Od 1 grudnia 2014 r. wejdzie w życie niezwykle istotna zmiana przepisów w zakresie przedmiotu działalności spółek podlegających wpisowi do Krajowego Rejestru Sądowego.

 

Dotychczas nie istniały limity w zakresie liczby przedmiotów działalność spółki (według PKD), co w praktyce sprawiało, że większość spółek wybierała możliwie jak najszerszy zakres, unikając w ten sposób konieczności aktualizowania umowy spółki i danych w rejestrze w przypadku zmiany koncepcji biznesowej.

 

Nowelizacja ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, która wejdzie w życie z dniem 1 grudnia 2014 r. określa, że przedmiot działalności według Polskiej Klasyfikacji Działalności (PKD) może zawierać nie więcej niż dziesięć pozycji, w tym jeden przedmiot przeważającej działalności na poziomie podklasy, z tym że w przypadku oddziałów przedsiębiorców zagranicznych, głównych oddziałów zagranicznych zakładów ubezpieczeń oraz głównych oddziałów zagranicznych zakładów reasekuracji przedmiot działalności i przedmiot przeważającej działalności określa się dla oddziału.

 

Koniecznym będzie zatem wybranie tylko 10 pozycji PKD i tylko te pozycje będą uwidocznione w rejestrze.

 

Jednocześnie ustawa nakłada na wszystkie spółki, już wpisane do rejestru obowiązek zaktualizowania danych w rejestrze wyznaczając dwa terminy:

 

1. w przypadku dokonywania jakichkolwiek zmian w rejestrze po 1 grudnia 2014 - łącznie z tą zmianą;

 

 albo

 

2. w przypadku niedokonywania żadnych zmian w rejestrze - obowiązek aktualizacji w ciągu 5 lat od wejścia w życie tej ustawy tj. do dnia 1 grudnia 2019 roku.

 

Co istotne jednak, nie ma konieczności modyfikowania umów spółek ani statutów - wystarczy zgłoszenie zmiany w rejestrze.

 

Nowelizacja ta nie modyfikuje art. 26 § 1 pkt. 2, art. 91, art.105, art. 130, art. 157 § 1 pkt. 2 ani art. 304 k.s.h., zatem w mojej ocenie nadal będzie możliwość zawierania w umowie spółki lub statucie dowolnego przedmiotu działalności z zastrzeżeniem, że dla celów rejestrowych konieczne będzie wybranie z nich dziesięciu pozycji. Ale oczywiście to, w jakim kierunku faktycznie pójdą sądy i czy moja opinia zostanie zweryfikowana pozytywnie okaże się dopiero w praktyce.

 

Podsumowując: nowelizacja ta uchwalona została zasadniczo w celu uwidocznienia w rejestrze faktycznego przedmiotu działalności spółki. W praktyce jednak jej regulacje znacząco utrudnią prowadzenie działalności - szczególnie spółkom posiadającym szerokie spektrum przedsięwzięć, zobowiązując je do częstego aktualizowania przedmiotu działalności. Dlatego też zmianę tę należy ocenić negatywnie.

 

wpis i wykreślenie danych z KRS z urzędu

Wszelkie zmiany w spółkach powinny zostać zgłoszone do rejestru w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu (art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym).

Co do zasady zmiany muszą być zgłoszone przez spółkę, w imieniu której działa zarząd.

Zdarzają się jednak w praktyce sytuacje, w których zarząd pomimo powyższego obowiązku zmian nie zgłasza lub też, w zarządzie są braki tego rodzaju, że spółka nie może być należycie reprezentowana (np. nikt nie pełni funkcji w zarządzie spółki).

Pojawia się zatem pytanie, jak najprościej w takich sytuacjach doprowadzić do wpisania zmian.

 

Może to mieć doniosłe znaczenie np. dla byłych członków organów spółki, którzy skutecznie złożyli rezygnację jednak nie zostali wykreśleni z rejestru, tudzież dla osób powołanych do pełnienia funkcji w zarządzie, które z racji przyjętego łącznego sposobu reprezentacji i bierności pozostałych członków zarządu nie są uprawnione do samodzielnego zgłoszenia zmian w sądzie rejestrowym.

Na wypadek powyżej wskazanych sytuacji ustawodawca przewidział instytucję postępowania przymuszającego (art. 24 ustawy o KRS).

 

Jeśli sąd rejestrowy poweźmie informację o niedopełnieniu obowiązku zgłoszenia zmian do rejestru wezwie spółkę do ich zgłoszenia pod rygorem nałożenia grzywny (art. 24 ust. 1-2 ustawy o KRS). Jeśli natomiast pomimo nałożonych grzywien spółka nie dopełni tego obowiązków, sąd ma obowiązek z urzędu wykreślić wpis niezgodny z rzeczywistym stanem rzeczy (art. 24 ust. 3 ustawy o KRS).

Oceniając zatem tę sytuację z punktu widzenia odwołanego członka zarządu, w interesie którego jest wykreślenie go z zarządu powinien on niezwłocznie złożyć do sądu dokument potwierdzający jego odwołanie ewentualnie rezygnację (np. protokół ze zgromadzenia) i wskazując na niezgodność wpisu z rzeczywistym stanem rzeczy oraz bierność spółki w zakresie obowiązku rejestracji zmiany, wnioskować o zastosowanie art. 24 ust. 1 ustawy o KRS tj. o wszczęcie postępowania przymuszającego. Dodatkowo warto zawrzeć wniosek alternatywny,  o wykreślenie wpisu z urzędu - na wypadek braku dopełnienia obowiązków przez spółkę pomimo stosowania grzywien.

Jeśli natomiast z jakichś przyczyn zależy nam na wpisaniu zmian, których spółka nie zgłosiła możemy dodatkowo (oprócz wnioskowania o wszczęcie postępowania przymuszającego) próbować powołać się na art. 24 ust. 4 ustawy o KRS (wniosek o wpis zmian w urzędu). W takim przypadku jednak konieczne jest łączne spełnienie czterech przesłanek:

 

1. musi być to szczególnie uzasadniony przypadek (jest to niestety kategoria ocenna, umożliwiająca istnienie rozbieżności w zakresie stosowania tego przepisu przez różne składy i sądy);

2. dane, które mają być wpisane z urzędu są zgodne z rzeczywistym stanem rzeczy;

3. dokumenty stanowiące podstawę wpisu znajdują się w aktach rejestrowych

4. dane podlegające wpisowi są istotne.

Wniosek z tego, że bezczynność spółki nie uniemożliwia ujawnienia określonych zdarzeń w rejestrze, wymaga jednak od osoby zainteresowanej dokonania szeregu czynności zmierzających do wszczęcia postępowania przymuszającego. Mając jednak na względzie praktyczne znaczenie rejestru, jako uniwersalnej bazy wiedzy, korzystającej z przymiotu wiarygodności, warto dbać o to, aby dane, które nas dotyczą były zgodne z rzeczywistością.

 

kto podpisuje sprawozdanie finansowe spółki komandytowej

Pod wątkiem dotyczącym sprawozdania finansowego spółki kapitałowej (http://praktyczneprawospolek.blogspot.com/2013/12/sprawozdanie-finansowe-spoki-kapitaowej.html) pojawił się ciekawy komentarz poruszający zagadnienie, które moim zdaniem warto rozwinąć.

Otóż licznie w obrocie występują spółki komandytowe (a więc spółki osobowe), których komplementariuszem jest spółka z o.o. Wobec tego pojawia się pytanie kto podpisuje sprawozdanie finansowe takiej spółki komandytowej?

Najprostsza odpowiedź - że jest to komplementariusz (art. 3 ust. 1 pkt. 6 ustawy o rachunkowości) nie rozwiązuje sprawy, albowiem komplementariuszem jest spółka, która musi działać przez swoje organy. I tu pojawia się sedno sprawy.

Czy zatem sprawozdanie finansowe musi podpisać zarząd spółki z o.o. według sposobu reprezentacji określonego w umowie spółki, czy też zarząd działając w ramach prowadzenia spraw spółki, a może wszyscy członkowie zarządu?

 

W mojej ocenie sprawozdanie finansowe spółki komandytowej powinien podpisać zarząd spółki z o.o. będącej komplementariuszem, zgodnie z zasadami reprezentacji. Za takim rozwiązaniem przemawia fakt, że w odróżnieniu do sprawozdania finansowego spółki z o.o. (jest to sfera wewnętrzna spółki) fakt uczestnictwa spółki z o.o. w spółce komandytowej należy z punktu widzenia spółki z o.o. do sfery zewnętrznej, a więc poddanej zasadom reprezentacji. Spółka z o.o. w tym przypadku działa jako komplementariusz, uczestniczy jako wspólnik w innym podmiocie. Ponieważ zaś spółka z o.o. działa przez swoje organy, to tylko zarząd może dokonywać czynności w jej imieniu.

 

Uważam też, że nie znajduje potwierdzenia wymaganie podpisania sprawozdania finansowego spółki komandytowej przez wszystkich członków zarządu sp. z o.o. będącej komplementariuszem, z powołaniem się na treść art. 52 ust. 2 ustawy o rachunkowości. Przepis ten bowiem dotyczy sytuacji, w której kierownik jednostki jest organem wieloosobowym (np. wieloosobowy zarząd, jako kierownik jednostki np. spółki z o.o.). W omawianym przypadku natomiast kierownik jednostki jest jedną osobą - osobą prawną (spółką z o.o.) zatem regulacja ta nie znajdzie zastosowania. 

kiedy należy złożyć do KRS wnioski o NIP i REGON

Dość częstym problemem praktycznym dla przedsiębiorców jest kwestia konieczności dołączania do wniosku o wpis i zmianę wpisu wniosków o aktualizację NIP i REGON.

Problem ten ulegnie rozwiązaniu z dniem 1.12.2014, albowiem tego dnia zacznie obowiązywać nowelizacja ustawy o KRS w zakresie nadawania numerów NIP i REGON.

Do tego czasu jednakże zagadnienie dołączania druków do urzędu skarbowego i urzędu statystycznego jest aktualne.

 

Konieczność taka co do zasady wynika z przepisów ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym (art. 19 a i 19 b - zasada tzw: "jednego okienka").

 

Do każdego wniosku o wpis spółki do Krajowego Rejestru Sądowego (pierwszy wpis - rejestracyjny z wyłączeniem procedury S24) należy złożyć formularze dotyczące wniosku o nadanie numeru REGON i NIP (RG-1 oraz NIP 2).

 

Wbrew pozorom jednak nie przy każdym wniosku o zmianę wpisu w KRS dołączanie dokumentów aktualizacyjnych jest konieczne.

 

Z treści art. 19 b ust. 1 pkt. 1c wynika, że obowiązku takiego nie ma w sytuacji:

 

1. składania wniosku w formie elektronicznej - wówczas tą samą drogą należy przesłać wnioski o nadanie numeru NIP i REGON samodzielnie

 

2. składania wniosku o wpis spółki przy wykorzystaniu wzorca (tzw: S24) - wnioski o NIP i REGON należy złożyć bezpośrednio do urzędu skarbowego oraz urzędu statystycznego

 

3. zmian, które nie dotyczą danych objętych wpisem do rejestru przedsiębiorców

 

Bliższej analizy wymaga punkt 3. Najbardziej ogólnie można stwierdzić, że dokumenty te należy dołączyć tylko wówczas, jeśli zmianie ulegają dane podlegające wpisowi przez ten organ. Najprościej zatem ocenić to analizując zakres informacji wymaganych w drukach NIP 2 i RG-1.

 

Z mojej praktyki wynika, że bezwzględnie konieczne jest dołączenie tych druków w szczególności przy:

 

1. każdej zmianie umowy spółki (tj. w  szczególności: zmianie siedziby, firmy [nazwy] spółki, wysokości kapitału zakładowego, przedmiotu działalności);

2. zmianie adresu spółki;

3. zgłoszeniu otwarcia likwidacji.

 

Nie ma natomiast co do zasady konieczności dołączania tych druków przy:

 

1. sprzedaży udziałów (chyba, że zmienił się procentowy udział w ogólnej wartości kapitału - poz. 52 druku RG-1);

2. zmianach w zarządzie (powołanie nowego członka zarządu, odwołanie z zarządu, rezygnacja, zmiana danych członka zarządu, zmiana pełnionej funkcji);

3. zmianach w radzie nadzorczej;

4. zmianie danych wspólników (zmiana nazwiska, imienia, etc);

5. ustanowieniu i udzieleniu prokury.

 

Oczywiście nie wykluczam, że praktyka orzecznicza różni się w zależności od sądu lub nawet wydziału nie mniej jednak sądy warszawskie stosują w praktyce powyższą typologię.