reprezentacja spółki przez prokurenta a zasady reprezentacji łącznej

Ostatnio otrzymałam zapytanie, co dzieje się w sytuacji, w której spółka ma wieloosobowy zarząd, ustaloną łączną reprezentację (np. dwóch członków zarządu łącznie albo członek zarządu wraz z prokurentem) a jednocześnie zarząd udzielił jednoosobowej prokury samoistnej.

Jaka w takiej sytuacji jest pozycja prokurenta? Czy może on samodzielnie reprezentować spółkę jako prokurent, zgodnie z treścią prokury, czy też jest związany sposobem reprezentacji określonym w umowie spółki?

Otóż odpowiedź jest nieco zaskakująca dla niektórych przedsiębiorców i na pierwszy rzut oka sprzeczna z zasadami logiki. Wynika jednak wprost z przepisów, choć jak większość zagadnień prawnych nie jest też pozbawiona kontrowersji.

W opisanej przeze mnie sytuacji w praktyce prokurent będzie miał de facto więcej uprawnień niż członkowie zarządu, albowiem będzie uprawniony do samodzielnego reprezentowania spółki w sprawach niewymagających pełnomocnictwa szczególnego.

Innymi słowy, jeśli czynność będzie dokonywana przez zarząd konieczne jest łączne działanie jego członków lub współdziałanie z prokurentem, natomiast jeśli czynność będzie dokonywana przez prokurenta może on jej dokonać jednoosobowo.

Wniosek ten płynie wprost z k.s.h. oraz istoty przepisów o prokurze, do których odsyła art. 205 § 3 k.s.h. w zakresie spółki z o.o. oraz art. 373 § 3 w zakresie spółki akcyjnej.

Zgodnie z art. 205 § 3 k.s.h. (oraz art. 373 § 3 k.s.h.) ustanowienie określonego sposobu reprezentacji spółki nie wyłącza możliwości ustanowienia prokury jednoosobowej oraz nie narusza regulacji jej dotyczących. W myśl zaś art. 109¹ § 2 Kodeksu cywilnego, nie można ograniczyć prokury ze skutkiem dla osób trzecich, a zatem samoistny prokurent co do zasady zawsze będzie umocowany do jednoosobowego reprezentowania przedsiębiorcy.

W orzecznictwie co prawda można znaleźć również tezę, że możliwe jest udzielenie prokury z zastrzeżeniem, że prokurent może działać wyłącznie z członkiem zarządu (tak uchwała SN z dnia  27.4.2001 r .III CZP 6/01, OSNC 2001, Nr 10, poz. 148), jednakże stanowisko to jest odosobnione, zostało dość licznie skrytykowane w doktrynie, zatem w mojej ocenie istnieje duże ryzyko podważenia takiego ograniczenia, jako sprzecznego z prawem.

rejestracja zakupu udziałów przez osobę prawną - wykazanie umocowania

Zgodnie z art. 180 k.s.h. umowa zbycia udziałów w spółce z o.o. wymaga zachowania formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym.

 

W praktyce owo poświadczenie podpisu jest to dość prostą czynnością. W przypadku osób fizycznych notariusz sprawdza tożsamość danej osoby na podstawie okazanego dokumentu i czyni o tym stosowną wzmiankę na umowie.

 

Nieco bardziej skomplikowane jest to w przypadku, w którym osobę prawną reprezentuje osoba fizyczna jako członek jej organu, prokurent, wspólnik, dyrektor e.t.c. Jakkolwiek ustalenie tożsamości tej osoby jest łatwe, to jednak pozostaje zagadnienie prawidłowego umocowania jej do reprezentowania osoby prawnej. Umocowanie można oczywiście wykazać stosownym dokumentem (np. odpisem z KRS, odpisem uchwały powołującej do zarządu). Problem jednak pojawia się w przypadku spółek zagranicznych, szczególnie z dość odległych systemów prawnych, w których nie ma możliwości  uzyskania dokumentu urzędowego potwierdzającego umocowanie danej osoby do działania w imieniu tego podmiotu (lub możliwość ta jest znacznie utrudniona).

 

Zazwyczaj notariusze w takim przypadku poprzestają na oświadczeniu danej osoby, że działa ona w imieniu i na rzecz określonej osoby prawnej. Spotkałam się jednak również z wymaganiem przez notariusza okazania dokumentów potwierdzających umocowanie.

 

Powstaje jednak wobec tego zasadnicze pytanie, czy przy zgłaszaniu czynności zakupu udziałów do sądu rejestrowego, oprócz odpisu umowy sprzedaży oraz aktualnej listy wspólników konieczne jest również dołączenie dokumentów potwierdzających umocowanie osoby zawierającej umowę w imieniu osoby prawnej?

 

Otóż praktyką warszawskich sądów rejestrowych jest wpisywanie zmian wyłącznie na podstawie dołączonej umowy sprzedaży oraz listy wspólników. Sąd nie wymaga dodatkowych dowodów, stąd można domniemywać, że stosuje liberalną wykładnie art. 23 ustawy o KRS. Jest to na pewno dobra praktyka dla większości przedsiębiorców, pozwalająca zaoszczędzić czas i pieniądze i upraszczająca procedurę.

 

Jednocześnie wydaje się, że efektem takiego postępowania sądu jest  przerzucenie ciężaru sprawdzenia poprawności transakcji na poświadczających podpisy notariuszy.

 

dywidenda z kapitału zapasowego

Zgodnie z art. 191 § 1 k.s.h. wspólnicy mają prawo udziału w zysku wynikającego z rocznego sprawozdania finansowego.

Jeśli jednak przez kilka poprzednich lat w spółce był zysk i zysk ten decyzją wspólników przekazywany był na kapitał zapasowy powstaje wątpliwość, czy w takiej sytuacji wspólnicy w danym roku mają również prawo do zysków z lat poprzednich, które nie zostały wypłacone wspólnikom?

 

Innymi słowy, czy do podziału pomiędzy wspólników, obok zysku z roku ubiegłego, można również przeznaczyć zysk z lat poprzednich przeznaczony na kapitał zapasowy?

Odpowiedź jest zasadniczo twierdząca, albowiem pod pewnymi warunkami istnieje możliwość przeznaczenia kapitału zapasowego na poczet dywidendy.

 

Po pierwsze jednak kapitał zapasowy, który zamierzamy przeznaczyć na dywidendy musi być utworzony z zysku. Wynika to wprost z art. 192 k.s.h. Nie może to być zatem kapitał zapasowy utworzony z innych środków, np. z agio.

 

Po drugie taka czynność musi być zgodna z postanowieniami umowy spółki (umowa spółki nie może jej wykluczać).

 

Po trzecie zaś stosowną decyzję musi podjąć zgromadzenie wspólników, przy rozpatrywaniu i zatwierdzaniu rocznego sprawozdania finansowego spółki.

 

Należy tylko pamiętać, że przy wyliczaniu kwoty do podziału uwzględniającej kapitał zapasowy należy każdorazowo uwzględnić szczegółowe wymagania art. 192 k.s.h. oraz postanowienia umowy spółki.

rejestracja w KRS - kilka zmian w jednym wniosku

Z art. 26 § 2 (sp.j), art. 93 § 3 (sp.p), art.110 § 2 (s.k.), art.133 § 2 (s.k.a.), art. 168 (sp. z o.o).i art. 321 § 1 k.s.h (S.A). wynika obowiązek zgłaszania sądowi rejestrowemu wszystkich zmian w zakresie danych spółki wpisanych do rejestru.

W celu minimalizacji kosztów postępowania rejestrowego częstą praktyką jest obejmowanie jednym wnioskiem kilku zmian. Ponieważ nie ma ograniczeń, co do liczby jednocześnie zgłaszanych zmian można jednym wnioskiem (a co za tym idzie za jedną opłatą) obejmować wiele zdarzeń (np. zmianę zarządu, zmianę umowy spółki, zmianę w zakresie wspólników, sprawozdanie finansowe itp.)

Problem pojawia się jednakże w sytuacji, w której po dokonaniu zmiany, a przed jej zgłoszeniem do rejestru zaszła kolejna zmiana, np. nabywca udziałów w spółce z o.o. przed zgłoszeniem przez spółkę tej zmiany zbył swoje udziały na rzecz kolejnej osoby. Wówczas spółka dysponuje dwoma kolejnymi zawiadomieniami o przejściu udziałów, a zarząd obowiązany jest te zmiany zgłosić.

Jak to jednak zrobić w praktyce, aby uniknąć nieprawidłowego wypełnienia druków? Czy w opisanej powyżej sytuacji należy wypełnić dwa załączniki WE dla pierwszego nabywcy i kolejnego, zachowując ciągłość? Czy jednak druk WE będzie dotyczył wyłącznie "ostatniego" nabywcy?

W takiej sytuacji, w zależności od konkretnej konfiguracji, załączniki należy wypełnić przyjmując "finalny" stan rzeczy w spółce, tj. wnioskując o wpisanie ostatniego nabywcy i składając listę wspólników uwzględniającą już stan na dzień składania wniosku. Nie ma przy tym potrzeby składania kolejnych list wspólników, odzwierciedlających stany "przejściowe", ani druków odnoszących się do kolejnych wspólników. Złożenie takich druków  jest wręcz przez sąd traktowane, jako błędne wypełnienie wniosku i skutkuje zwrotem tegoż.

Trzeba przy tym pamiętać, aby w takim przypadku do wniosku dołączyć wszystkie kolejne umowy dotyczące zbycia udziałów (wskazujące na prawidłowy ciąg zbywców i nabywców), albowiem niedołączenie tychże może skutkować wezwaniem do uzupełnienia braków wniosku. Jakkolwiek dotyczy to wspólników posiadających powyżej 10% udziałów (tak SN w uchwale z dnia 06.06.2012 sygn. III  CZP 22/12), to jednak  pomimo, iż danych wspólników posiadających mniej niż 10% udziałów nie wpisuje się do rejestru i nie ma zasadniczo podstaw do wymagania dołączenia do wniosku umowy zbycia, sądy rejestrowe wymagają i w takim przypadku tego dokumentu.

Wobec tego ja klientom radzę na wszelki wypadek umowy dołączać, gdyż to znacznie przyspiesza rozpoznanie wniosku i eliminuje ryzyko konieczności uzupełniania wniosków.

udziały w spółce z o.o. w majątku osobistym

Często w mojej praktyce, obejmującej zarówno prawo spółek jak i prawo rodzinne, spotykam się  z rozterkami klientów pozostających w związkach małżeńskich, czy obejmowane (nabywane) udziały w spółkach mają wejść do majątku wspólnego małżonków, czy są (lub mogą być) składnikiem majątku osobistego? Co jest korzystniejsze? Jak to ewentualnie zrobić?

Zagadnienie to pojawia się najczęściej przy okazji tworzenia spółki i rozpoczynania przedsięwzięcia biznesowego, kiedy nie wiadomo jest, jak dana inwestycja się sprawdzi.

Co do zasady wszystkie składniki majątkowe nabyte w trakcie trwania małżeństwa wchodzą do majątku wspólnego. Każde odstępstwo od tej zasady zaś, wymaga podjęcia pewnych działań lub dopełnienia odpowiednich aktów staranności.

Problemu nie ma, jeśli spółka ma charakter rodzinny lub małżonkowie będą wspólnie prowadzić dany biznes, albo uzgodnią, że co prawda małżonek nie będzie uczestniczył w sprawach spółki, ale jednak oboje chcą, aby udziały w spółce były objęte wspólnością majątkową małżeńską.

Co natomiast, jeśli każde z małżonków prowadzi swoje sprawy, lub jeśli spółka jest ściśle związana z osobą jednego małżonka i nie ma woli włączania udziałów do wspólności małżeńskiej?

Podjęcie decyzji już na samym wstępie jest ważne, gdyż niejednokrotnie po kilku latach okazuje się, że inwestycja okazała się trafiona, a w konsekwencji składnik majątku w postaci udziałów stanowi znaczną wartość i staje się przysłowiową kością niezgody w przypadku rozwodu. Wówczas najczęściej również "automatycznie" wszelkie dotychczasowe ustalenia między małżonkami okazują się niebyłe, nieobowiązujące i strony skazane są na długie i wyczerpujące procesy podziałowe, a spółka na związane z tym niedogodności (przesłuchania wspólników, udostępnianie dokumentów, etc.)

Jak tego uniknąć?

Zawarcie majątkowej umowy małżeńskiej jest pierwszą i najskuteczniejszą możliwością, która najszerzej i najpełniej reguluje stosunki majątkowe małżonków. 

Jeśli jednak z jakichś względów zawarcie takiej umowy jest niemożliwe, warto zastanowić się przed zawarciem umowy spółki, czy udziały obejmowane są za środki pochodzące z majątku wspólnego, czy też z majątku osobistego i odpowiednio to w tej umowie odnotować. Analogicznie należy postąpić w przypadku nabywania udziałów, co należy stosownie zaznaczyć w umowie stanowiącej podstawę nabycia. 

Trzeba mieć jednak na względzie, że aby takie oświadczenie było skuteczne, udziały muszą zostać faktycznie objęte (nabyte) ze środków osobistych, które były w naszym posiadaniu w momencie zawierania umowy spółki (umowy dotyczącej nabycia udziałów). W przypadku zakwestionowania tego faktu przez małżonka, to na wspólniku (zgodnie z regułami k.c. i k.p.c.) będzie ciążyła konieczność udowodnienia okoliczności stanowiących podstawę do wyłączenia tego składnika ze wspólności małżeńskiej. Warto zatem sobie przygotować stosowne potwierdzenia zanim dojdzie do sporu.

AKTUALIZACJA:

W dniu 7 lipca 2016 roku wydana została Uchwała Sądu Najwyższego (III CZP 32/16), w której Sąd ten potwierdził, że kluczową dla oceny tego czy udział jest składnikiem majątku wspólnego czy też osobistego jest źródło pochodzenia wkładu. Jeśli zatem wkład pochodzi z majątku wspólnego małżonków, to również udział wchodzi w skład tego majątku.

reprezentacja spółki z o.o. przez jednoosobowy zarząd

Co do zasady sposób reprezentacji spółki określany jest w umowie spółki. Jeśli natomiast nie jest określony, to zastosowanie ma art. 205 § 1 k.s.h. wskazujący, że jeśli umowa spółki nie zawiera odmiennych postanowień, spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu łącznie lub członek zarządu działający z prokurentem.

 

Spotkałam się jednakże z następującą wątpliwością klienta: otóż co się dzieje w sytuacji, gdy w zarządzie, w którym zgodnie z umową spółki może zasiadać od jednego do trzech członków, jest wyłącznie jeden członek zarządu, a umowa spółki przewiduje łączną reprezentację? Czy ten urzędujący członek zarządu może skutecznie reprezentować spółkę? Czy może powinien ustanowić prokurenta? A może należy zwołać zgromadzenie wspólników celem uzupełnienia składu tego organu?

 

Odpowiedź wbrew pozorom nie jest oczywista, albowiem zagadnienie doczekało się rozstrzygnięcia aż przez Sąd Najwyższy. W postanowieniu z dnia 24.07.2013 r. w sprawie o sygnaturze III CNP 1/13 Sąd ten sformułował następującą tezę:  Łączny sposób reprezentacji dotyczyć może jedynie wypadków, kiedy zarząd w spółce jest wieloosobowy. Natomiast a contrario z przepisu art. 205 § 1 KSH wynika, że jeżeli zarząd jest jednoosobowy, osoba stanowiąca zarząd ma prawo samoistnego reprezentowania spółki, a ograniczanie jej prawa przez ustanowienie obowiązku działania z inną osobą (np. prokurentem), jest bezskuteczne. Przemawia za tym ocena skutków takiego określenia sposobu reprezentacji, która - w wypadku niepowołania prokurentów prowadziłaby do uniemożliwienia prawidłowo ustanowionemu zarządowi reprezentowania spółki.

 

Wynika z tego zatem, że jeśli w spółce powołany jest tylko jeden członek zarządu (i taki skład zarządu jest zgodny z umową spółki), to nawet jeśli w postanowieniu dotyczącym sposobu reprezentacji zapisana jest konieczność współdziałania dwóch osób, to urzędujący członek zarządu może działać samodzielnie.

 

W mojej ocenie powyższa konstatacja wynika wprost z art. 205 § 1 zdanie pierwsze, które brzmi:  "jeśli zarząd jest wieloosobowy" zatem dotyczy wyłącznie takiego przypadku. Podzielam zatem w całości powyższe stanowisko Sądu Najwyższego. 

 

Niestety częstą praktyką w obrocie jest wymaganie uzupełniania składu zarządu lub powoływania prokurenta, a jest to całkowicie zbędne i niepotrzebnie generuje koszty - chociażby związane z rejestracją tych zmian w KRS.

umowy z członkami zarządu spółki z o.o.

Sposób zawierania umów pomiędzy spółką a jej członkami zarządu określa art. 210 § 1 k.s.h.

 

Jest to przepis, o istnieniu którego wielu przedsiębiorców dowiaduje się dopiero w trakcie konsultacji z adwokatem, najczęściej "przy okazji". Powszechną praktyką w przypadku spółek z o.o., które posiadają wieloosobowy zarząd, jest tzw. "krzyżowe" zawieranie umów, tj. jeden z członków zarządu reprezentuje spółkę w umowie z drugim członkiem zarządu i na odwrót.

 

Niestety pomijanie treści art. 210 k.s.h. ma daleko idące, negatywne skutki, których co gorsza nie da się "naprawić" wstecznie dokonując czynności w sposób prawidłowy.

 

Warto zatem wiedzieć i pamiętać o tej szczególnej regulacji.

 

Zgodnie z tym przepisem, w przypadku zawierania jakiejkolwiek umowy, której stronami są spółka oraz członek jej zarządu spółkę może reprezentować wyłącznie rada nadzorcza (jeśli jest, a najczęściej w spółkach z o.o. takiego organu nie ma) lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

 

Wobec powyższego spółki nie może reprezentować:

1. pełnomocnik zarządu

2. prokurent

3. wspólnik

4. inny członek zarządu
5. wszyscy pozostali członkowie zarządu działający łącznie
6. członek zarządu będący stroną umowy

 

Spółkę może natomiast reprezentować jakakolwiek osoba, której pełnomocnictwo zostało udzielone na mocy uchwały zgromadzenia wspólników.

 

Skutkiem niezachowania powyższego trybu jest nieważność czynności prawnej. Przy czym zgodnie z ugruntowaną linią orzeczniczą czynność taka niestety nie może zostać skutecznie sanowana, poprzez późniejsze potwierdzenie jej przez prawidłowo ustanowionego pełnomocnika (tak m.in. wyrok SN z dnia 08.05.2003 III RN 66/02).

 

Skutek więc jest niezwykle dolegliwy i może powodować bardzo daleko idące konsekwencje zarówno dla spółki jak i dla członka zarządu, chociażby w przypadku nieważnych umów o pracę czy umów sprzedaży.

 

Należy więc bacznie zwracać uwagę na sposób dokonywania takich czynności i każdorazowo rozważać konieczność sięgnięcia do szczególnych uregulowań, w szczególności zawsze trzeba również ocenić, czy dana umowa nie podlega regulacji z art. 15 k.s.h., tj. czy do jej zawarcia nie wymagana jest zgoda zgromadzenia wspólników.

Więcej na ten temat tutaj:

http://praktyczneprawospolek.blogspot.com/2013/04/umowy-pozyczek-z-czonkami-organow-spoek.html

Zaznaczam jednak, że przepis art. 210 § 1 k.s.h. nie ma zastosowania do sytuacji, w której członek zarządu jest jednocześnie jedynym wspólnikiem spółki. W takiej sytuacji bowiem każda taka umowa (więc również umowa sprzedaży, najmu itp.) dla swojej ważności wymaga zachowania formy aktu notarialnego (art. 210 § 2 k.s.h.).