rejestracja w KRS - kilka zmian w jednym wniosku

Z art. 26 § 2 (sp.j), art. 93 § 3 (sp.p), art.110 § 2 (s.k.), art.133 § 2 (s.k.a.), art. 168 (sp. z o.o).i art. 321 § 1 k.s.h (S.A). wynika obowiązek zgłaszania sądowi rejestrowemu wszystkich zmian w zakresie danych spółki wpisanych do rejestru.

W celu minimalizacji kosztów postępowania rejestrowego częstą praktyką jest obejmowanie jednym wnioskiem kilku zmian. Ponieważ nie ma ograniczeń, co do liczby jednocześnie zgłaszanych zmian można jednym wnioskiem (a co za tym idzie za jedną opłatą) obejmować wiele zdarzeń (np. zmianę zarządu, zmianę umowy spółki, zmianę w zakresie wspólników, sprawozdanie finansowe itp.)

Problem pojawia się jednakże w sytuacji, w której po dokonaniu zmiany, a przed jej zgłoszeniem do rejestru zaszła kolejna zmiana, np. nabywca udziałów w spółce z o.o. przed zgłoszeniem przez spółkę tej zmiany zbył swoje udziały na rzecz kolejnej osoby. Wówczas spółka dysponuje dwoma kolejnymi zawiadomieniami o przejściu udziałów, a zarząd obowiązany jest te zmiany zgłosić.

Jak to jednak zrobić w praktyce, aby uniknąć nieprawidłowego wypełnienia druków? Czy w opisanej powyżej sytuacji należy wypełnić dwa załączniki WE dla pierwszego nabywcy i kolejnego, zachowując ciągłość? Czy jednak druk WE będzie dotyczył wyłącznie "ostatniego" nabywcy?

W takiej sytuacji, w zależności od konkretnej konfiguracji, załączniki należy wypełnić przyjmując "finalny" stan rzeczy w spółce, tj. wnioskując o wpisanie ostatniego nabywcy i składając listę wspólników uwzględniającą już stan na dzień składania wniosku. Nie ma przy tym potrzeby składania kolejnych list wspólników, odzwierciedlających stany "przejściowe", ani druków odnoszących się do kolejnych wspólników. Złożenie takich druków  jest wręcz przez sąd traktowane, jako błędne wypełnienie wniosku i skutkuje zwrotem tegoż.

Trzeba przy tym pamiętać, aby w takim przypadku do wniosku dołączyć wszystkie kolejne umowy dotyczące zbycia udziałów (wskazujące na prawidłowy ciąg zbywców i nabywców), albowiem niedołączenie tychże może skutkować wezwaniem do uzupełnienia braków wniosku. Jakkolwiek dotyczy to wspólników posiadających powyżej 10% udziałów (tak SN w uchwale z dnia 06.06.2012 sygn. III  CZP 22/12), to jednak  pomimo, iż danych wspólników posiadających mniej niż 10% udziałów nie wpisuje się do rejestru i nie ma zasadniczo podstaw do wymagania dołączenia do wniosku umowy zbycia, sądy rejestrowe wymagają i w takim przypadku tego dokumentu.

Wobec tego ja klientom radzę na wszelki wypadek umowy dołączać, gdyż to znacznie przyspiesza rozpoznanie wniosku i eliminuje ryzyko konieczności uzupełniania wniosków.

udziały w spółce z o.o. w majątku osobistym

Często w mojej praktyce, obejmującej zarówno prawo spółek jak i prawo rodzinne, spotykam się  z rozterkami klientów pozostających w związkach małżeńskich, czy obejmowane (nabywane) udziały w spółkach mają wejść do majątku wspólnego małżonków, czy są (lub mogą być) składnikiem majątku osobistego? Co jest korzystniejsze? Jak to ewentualnie zrobić?

Zagadnienie to pojawia się najczęściej przy okazji tworzenia spółki i rozpoczynania przedsięwzięcia biznesowego, kiedy nie wiadomo jest, jak dana inwestycja się sprawdzi.

Co do zasady wszystkie składniki majątkowe nabyte w trakcie trwania małżeństwa wchodzą do majątku wspólnego. Każde odstępstwo od tej zasady zaś, wymaga podjęcia pewnych działań lub dopełnienia odpowiednich aktów staranności.

Problemu nie ma, jeśli spółka ma charakter rodzinny lub małżonkowie będą wspólnie prowadzić dany biznes, albo uzgodnią, że co prawda małżonek nie będzie uczestniczył w sprawach spółki, ale jednak oboje chcą, aby udziały w spółce były objęte wspólnością majątkową małżeńską.

Co natomiast, jeśli każde z małżonków prowadzi swoje sprawy, lub jeśli spółka jest ściśle związana z osobą jednego małżonka i nie ma woli włączania udziałów do wspólności małżeńskiej?

Podjęcie decyzji już na samym wstępie jest ważne, gdyż niejednokrotnie po kilku latach okazuje się, że inwestycja okazała się trafiona, a w konsekwencji składnik majątku w postaci udziałów stanowi znaczną wartość i staje się przysłowiową kością niezgody w przypadku rozwodu. Wówczas najczęściej również "automatycznie" wszelkie dotychczasowe ustalenia między małżonkami okazują się niebyłe, nieobowiązujące i strony skazane są na długie i wyczerpujące procesy podziałowe, a spółka na związane z tym niedogodności (przesłuchania wspólników, udostępnianie dokumentów, etc.)

Jak tego uniknąć?

Zawarcie majątkowej umowy małżeńskiej jest pierwszą i najskuteczniejszą możliwością, która najszerzej i najpełniej reguluje stosunki majątkowe małżonków. 

Jeśli jednak z jakichś względów zawarcie takiej umowy jest niemożliwe, warto zastanowić się przed zawarciem umowy spółki, czy udziały obejmowane są za środki pochodzące z majątku wspólnego, czy też z majątku osobistego i odpowiednio to w tej umowie odnotować. Analogicznie należy postąpić w przypadku nabywania udziałów, co należy stosownie zaznaczyć w umowie stanowiącej podstawę nabycia. 

Trzeba mieć jednak na względzie, że aby takie oświadczenie było skuteczne, udziały muszą zostać faktycznie objęte (nabyte) ze środków osobistych, które były w naszym posiadaniu w momencie zawierania umowy spółki (umowy dotyczącej nabycia udziałów). W przypadku zakwestionowania tego faktu przez małżonka, to na wspólniku (zgodnie z regułami k.c. i k.p.c.) będzie ciążyła konieczność udowodnienia okoliczności stanowiących podstawę do wyłączenia tego składnika ze wspólności małżeńskiej. Warto zatem sobie przygotować stosowne potwierdzenia zanim dojdzie do sporu.

AKTUALIZACJA:

W dniu 7 lipca 2016 roku wydana została Uchwała Sądu Najwyższego (III CZP 32/16), w której Sąd ten potwierdził, że kluczową dla oceny tego czy udział jest składnikiem majątku wspólnego czy też osobistego jest źródło pochodzenia wkładu. Jeśli zatem wkład pochodzi z majątku wspólnego małżonków, to również udział wchodzi w skład tego majątku.

reprezentacja spółki z o.o. przez jednoosobowy zarząd

Co do zasady sposób reprezentacji spółki określany jest w umowie spółki. Jeśli natomiast nie jest określony, to zastosowanie ma art. 205 § 1 k.s.h. wskazujący, że jeśli umowa spółki nie zawiera odmiennych postanowień, spółkę reprezentuje dwóch członków zarządu łącznie lub członek zarządu działający z prokurentem.

 

Spotkałam się jednakże z następującą wątpliwością klienta: otóż co się dzieje w sytuacji, gdy w zarządzie, w którym zgodnie z umową spółki może zasiadać od jednego do trzech członków, jest wyłącznie jeden członek zarządu, a umowa spółki przewiduje łączną reprezentację? Czy ten urzędujący członek zarządu może skutecznie reprezentować spółkę? Czy może powinien ustanowić prokurenta? A może należy zwołać zgromadzenie wspólników celem uzupełnienia składu tego organu?

 

Odpowiedź wbrew pozorom nie jest oczywista, albowiem zagadnienie doczekało się rozstrzygnięcia aż przez Sąd Najwyższy. W postanowieniu z dnia 24.07.2013 r. w sprawie o sygnaturze III CNP 1/13 Sąd ten sformułował następującą tezę:  Łączny sposób reprezentacji dotyczyć może jedynie wypadków, kiedy zarząd w spółce jest wieloosobowy. Natomiast a contrario z przepisu art. 205 § 1 KSH wynika, że jeżeli zarząd jest jednoosobowy, osoba stanowiąca zarząd ma prawo samoistnego reprezentowania spółki, a ograniczanie jej prawa przez ustanowienie obowiązku działania z inną osobą (np. prokurentem), jest bezskuteczne. Przemawia za tym ocena skutków takiego określenia sposobu reprezentacji, która - w wypadku niepowołania prokurentów prowadziłaby do uniemożliwienia prawidłowo ustanowionemu zarządowi reprezentowania spółki.

 

Wynika z tego zatem, że jeśli w spółce powołany jest tylko jeden członek zarządu (i taki skład zarządu jest zgodny z umową spółki), to nawet jeśli w postanowieniu dotyczącym sposobu reprezentacji zapisana jest konieczność współdziałania dwóch osób, to urzędujący członek zarządu może działać samodzielnie.

 

W mojej ocenie powyższa konstatacja wynika wprost z art. 205 § 1 zdanie pierwsze, które brzmi:  "jeśli zarząd jest wieloosobowy" zatem dotyczy wyłącznie takiego przypadku. Podzielam zatem w całości powyższe stanowisko Sądu Najwyższego. 

 

Niestety częstą praktyką w obrocie jest wymaganie uzupełniania składu zarządu lub powoływania prokurenta, a jest to całkowicie zbędne i niepotrzebnie generuje koszty - chociażby związane z rejestracją tych zmian w KRS.

umowy z członkami zarządu spółki z o.o.

Sposób zawierania umów pomiędzy spółką a jej członkami zarządu określa art. 210 § 1 k.s.h.

 

Jest to przepis, o istnieniu którego wielu przedsiębiorców dowiaduje się dopiero w trakcie konsultacji z adwokatem, najczęściej "przy okazji". Powszechną praktyką w przypadku spółek z o.o., które posiadają wieloosobowy zarząd, jest tzw. "krzyżowe" zawieranie umów, tj. jeden z członków zarządu reprezentuje spółkę w umowie z drugim członkiem zarządu i na odwrót.

 

Niestety pomijanie treści art. 210 k.s.h. ma daleko idące, negatywne skutki, których co gorsza nie da się "naprawić" wstecznie dokonując czynności w sposób prawidłowy.

 

Warto zatem wiedzieć i pamiętać o tej szczególnej regulacji.

 

Zgodnie z tym przepisem, w przypadku zawierania jakiejkolwiek umowy, której stronami są spółka oraz członek jej zarządu spółkę może reprezentować wyłącznie rada nadzorcza (jeśli jest, a najczęściej w spółkach z o.o. takiego organu nie ma) lub pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników.

 

Wobec powyższego spółki nie może reprezentować:

1. pełnomocnik zarządu

2. prokurent

3. wspólnik

4. inny członek zarządu
5. wszyscy pozostali członkowie zarządu działający łącznie
6. członek zarządu będący stroną umowy

 

Spółkę może natomiast reprezentować jakakolwiek osoba, której pełnomocnictwo zostało udzielone na mocy uchwały zgromadzenia wspólników.

 

Skutkiem niezachowania powyższego trybu jest nieważność czynności prawnej. Przy czym zgodnie z ugruntowaną linią orzeczniczą czynność taka niestety nie może zostać skutecznie sanowana, poprzez późniejsze potwierdzenie jej przez prawidłowo ustanowionego pełnomocnika (tak m.in. wyrok SN z dnia 08.05.2003 III RN 66/02).

 

Skutek więc jest niezwykle dolegliwy i może powodować bardzo daleko idące konsekwencje zarówno dla spółki jak i dla członka zarządu, chociażby w przypadku nieważnych umów o pracę czy umów sprzedaży.

 

Należy więc bacznie zwracać uwagę na sposób dokonywania takich czynności i każdorazowo rozważać konieczność sięgnięcia do szczególnych uregulowań, w szczególności zawsze trzeba również ocenić, czy dana umowa nie podlega regulacji z art. 15 k.s.h., tj. czy do jej zawarcia nie wymagana jest zgoda zgromadzenia wspólników.

Więcej na ten temat tutaj:

http://praktyczneprawospolek.blogspot.com/2013/04/umowy-pozyczek-z-czonkami-organow-spoek.html

Zaznaczam jednak, że przepis art. 210 § 1 k.s.h. nie ma zastosowania do sytuacji, w której członek zarządu jest jednocześnie jedynym wspólnikiem spółki. W takiej sytuacji bowiem każda taka umowa (więc również umowa sprzedaży, najmu itp.) dla swojej ważności wymaga zachowania formy aktu notarialnego (art. 210 § 2 k.s.h.).

 

darowizna udziałów w spółce z o.o.

Darowanie udziałów w spółce z o.o. jest obok m.in. sprzedaży i zamiany jedną z form zbycia tych udziałów. Czynność taka jest dopuszczalna w myśl art. 180 i nast. kodeksu spółek handlowych.

Wątpliwości pojawiają się jednak przy analizowaniu formy, jaka jest wymagana do skutecznego dokonania powyższej czynności.

Zgodnie z art. 180 k.s.h. zbycie udziału (a więc również zbycie, poprzez zawarcie umowy darowizny) wymaga zachowania formy szczególnej, tj. formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym.

Art. 890 § 1 k.c. zaś regulujący umowę darowizny wskazuje, że oświadczenie darczyńcy powinno być złożone w formie aktu notarialnego. Jednakże pomimo niezachowania tej formy umowa jest ważna, jeśli przyrzeczone świadczenie zostało spełnione. W omawianym przypadku dodatkowo należy mieć na względzie §2 tego przepisu, wedle którego regulacja ta nie uchybia przepisom szczególnym dotyczącym przedmiotu darowizny - w tym przypadku wskazanemu powyżej artykułowi 180 k.s.h.

Z powyższego wynika wniosek, że w przypadku konstruowania umowy darowizny udziałów w spółce z o.o. możemy wyróżnić kilka możliwych konfiguracji:

1. umowa darowizny zawarta w formie aktu notarialnego (umowa obejmuje zarówno oświadczenie woli darczyńcy jak i obdarowanego) - zawsze ważna

2. oświadczenie darczyńcy złożone w formie aktu notarialnego a oświadczenie obdarowanego w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym - umowa zawsze ważna

3. umowa darowizny zawarta w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym - ważna pod warunkiem, że świadczenie zostało spełnione

4. umowa darowizny zawarta w formie zwykłej pisemnej lub w formie ustnej - zawsze nieważna, nawet jeśli świadczenie zostało spełnione.

Formy zawarte w punktach 1-2 nie budzą wątpliwości.

W zakresie formy opisanej w punkcie 3 jednak należy zwrócić uwagę na konieczność wykazania spełnienia świadczenia. I tak, o ile w przypadku darowizny rzeczy mającej jakikolwiek substrat materialny nie ma problemu i wykazanie spełnienia świadczenia jest proste, o tyle w przypadku udziałów - niemających takiego substratu, udowodnienie spełnienia świadczenia będzie trudniejsze. Dowodem takim może być przykładowo zawiadomienie spółki o przejściu udziałów podpisane przez darczyńcę, a także dowody osobowe, jak również nowa lista wspólników uwzględniająca przejście udziałów.

Z mojej dotychczasowej praktyki (głównie w sądzie warszawskim) wynika, że wystarczającym dowodem spełnienia świadczenia jest złożenie nowej listy wspólników - sąd w takim przypadku przyjmuje ważność umowy zawartej w formie pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym i nie wzywa do zgłaszania dodatkowych dowodów.

Wobec powyższego wydaje się, że rozwiązanie opisane w punkcie 3 jest najkorzystniejsze, z punktu widzenia klienta, chociażby przez wzgląd na koszty notarialne takiej czynności. Przy formie pisemnej z podpisami notarialnie poświadczonymi bowiem, klient ponosi wyłącznie koszty poświadczenia podpisu, a nie koszty taksy uzależnionej od wartości przedmiotu darowizny.

"przekształcenie" przedsiębiorcy w spółkę z o.o.

Słowo przekształcenie zawarte w tytule zostało objęte przeze mnie cudzysłowem, aby zasygnalizować zamieszanie pojęciowe, jakie funkcjonuje w zakresie sposobów i skutków dokonywania czynności prawnych, mających na celu dalsze prowadzenie dotychczas jednoosobowej działalności gospodarczej w formie spółki.

 

Wielu przedsiębiorców zdaje się nie rozróżniać instytucji przekształcenia - w rozumieniu kodeksu spółek handlowych, z wniesieniem do spółki kapitałowej aportu w postaci przedsiębiorstwa. Jest to ogromny błąd, albowiem brak dokładnego rozumienia skutków prawnych - diametralnie różnych w przypadku tych dwóch instytucji - może powodować komplikacje w późniejszej fazie prowadzenia działalności.

 

Zatem aby wyjaśnić różnice, w pierwszej kolejności należy dokonać wyraźnego podziału na dwa zasadnicze funkcjonujące w praktyce sposoby:

 

1. Pierwszym sposobem przekształcenia przedsiębiorcy jednoosobowego w spółkę jest przekształcenie przedsiębiorcy w spółkę kapitałową, regulowane przez art. 584 ¹ i następne k.s.h.

 

Jest to przekształcenie w pełnym rozumieniu, tj. powstała w wyniku przekształcenia spółka kapitałowa staje się następcą prawnym przedsiębiorcy ze wszystkimi tego skutkami. Dla przykładu można wymienić następujące konsekwencje:

• przekształcona spółka wchodzi niejako "automatycznie" w prawa wynikające ze wszystkich zawartych umów (w tym umów o pracę, umów leasingu, umów zleceń etc),
• przysługują jej wszelkie udzielonych licencje czy koncesje
• spółka odpowiada za wszelkie zobowiązania przedsiębiorcy, również te powstałe przed przekształceniem.
• spółka staje się stroną wszelkich postępowań sądowych i administracyjnych

Jest to więc korzystna forma zmiany, gdyż skutki następują automatycznie i oprócz działań związanych z ustawową procedurą przekształcenia, przedsiębiorca (lub osoby działające za przekształconą spółkę) nie są zobowiązane do dokonywania żadnych innych czynności, w tym do aneksowania zawartych umów. Nadto taka forma, z racji jasnej regulacji ustawowej daje pewność w zakresie skutków jakie wywołuje, nie pozostawiając pola do ewentualnych przyszłych sporów.

 

Jednakże sposób ten ma również swoje negatywne strony, albowiem z racji złożonej procedury wymaga dość sporo czasu i pociąga za sobą znaczne koszty - w tym badanie planu przekształcenia przez biegłego rewidenta (również w przypadku przekształcenia przedsiębiorcy w spółkę z o.o.).

 

2. Drugim sposobem przekształcenia jest regulowane przez kodeks cywilny (art. 55¹ i następne) zbycie przedsiębiorstwa, poprzez wniesienie go aportem do spółki kapitałowej.

 

Taka czynność nie ma charakteru przekształcenia, w rozumieniu k.s.h., jednakże potocznie jest tak określana. Skutkiem takiej czynności jest nabycie przedsiębiorstwa przez spółkę kapitałową.

 

W tym przypadku jednak spółka nie jest następcą prawnym przedsiębiorcy, co oznacza, że nie następują automatyczne skutki, tak jak w przypadku przekształcenia "właściwego".

 

Co więcej, w odróżnieniu do pierwszego sposobu, wobec nie do końca jasnej regulacji ustawowej, w przypadku wniesienia aportu do spółki istnieją liczne rozbieżności, w przedmiocie skutków prawnych tej czynności. Wątpliwości te koncentrują się głównie na konsekwencjach, w zakresie posiadanych przez przedsiębiorcę licencji i koncesji oraz konsekwencjach co do losów zawartych przez przedsiębiorcę umów.

 

Część komentatorów uważa, że wniesienie przedsiębiorstwa do spółki odnosi również skutki w zakresie umów i spółka na mocy dorozumianej cesji staje się wierzycielem w miejsce przedsiębiorcy, oraz że udzielone przedsiębiorcy licencje i koncesje przechodzą na spółkę. Są to stanowiska optymalne dla przedsiębiorców, jednakże mają one liczną rzeszę krytyków, których argumentom niejednokrotnie nie można odmówić racji. 

 

Istnieje także stanowisko przeciwne (niestety często przyjmowane przez sądy), według którego spółce przekształconej nie przysługują koncesje oraz licencje, a do zmiany strony zawartych umów wymagane są osobne umowy cesji. 

 

Wybierając zatem tę formę "przekształcenia" należy liczyć się z możliwością zaistnienia sporu co do tego, kto jest stroną zawartych umów, jak i z możliwością cofnięcia koncesji lub licencji.

 

Plusem tego sposobu natomiast jest stosunkowo niewielki koszt (brak konieczności angażowania biegłego rewidenta w przypadku przekształcania w spółkę z o.o.) oraz krótszy czas przeprowadzenia procedury.

 

Wybierając sposób postępowania należy więc uważnie przeanalizować potrzeby i zagrożenia i uwzględniając przedstawione różnice wybrać taki, który daje więcej korzyści w konkretnym przypadku.

 

sprawozdanie finansowe spółki kapitałowej - czy potrzebny jest podpis prokurenta?

Wiele spółek kapitałowych ma w umowach przewidzianą reprezentację łączną. Często do działania w ich imieniu wymagane jest współdziałanie członka zarządu wraz z prokurentem. Taki sposób reprezentacji przewiduje również ustawodawca w art. 205 § 1 k.s.h. na wypadek nieuregulowania tej kwestii przez wspólników.

 

Przy okazji podejmowania czynności związanych z zamknięciem roku obrotowego pojawia  się pytanie, kto musi podpisać sprawozdanie finansowe, aby czyniło ono zadość wymaganiom przepisów i aby było przyjęte przez sąd rejestrowy?

 

Oczywistym jest, że sprawozdanie podpisuje zarząd, jako organ, który jest zobowiązany do jego przygotowania i przedłożenia wspólnikom.

 

Czy jednak w sytuacji, w której w związku z ustalonym sposobem reprezentacji spółki, dla skutecznego działania za spółkę wymagany jest również podpis prokurenta, który nie jest członkiem zarządu, to także prokurent jest zobowiązany do złożenia podpisu pod takim dokumentem?

 

Odpowiedź wyrażona wprost znajduje się w ustawie o rachunkowości, a konkretnie w art. 52 ust. 2 tejże, wskazując, że sprawozdanie finansowe sporządza "kierownik jednostki", a podpisują je wszyscy członkowie organu pełniącego funkcję "kierownika jednostki".

 

W przypadku spółek kapitałowych "kierownikiem jednostki" niewątpliwie jest zarząd spółki.

 

Ponieważ zaś ustawa o rachunkowości nie odwołuje się do przepisów o reprezentacji spółki (gdyby tak było, wówczas należało by wymagać działania zgodnie ze sposobem reprezentacji, zatem w powyższym przykładzie konieczny byłby również podpis prokurenta),  a wyraźnie wskazuje na konieczność współdziałania wszystkich członków organu, będącego kierownikiem jednostki, uznać należy, że w takim przypadku dokument ten dla swej mocy wymaga wyłącznie podpisów wszystkich członków zarządu.

 

Nie znajduje zatem oparcia w przepisach wymaganie uzyskania podpisu prokurenta pod takim sprawozdaniem.