reprezentacja jednoosobowej spółki z o.o. w organizacji

Jakkolwiek przepisy k.s.h. dopuszczają możliwość tworzenia jednoosobowych spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, to jednak decydując się na taką formę działalności należy mieć na względzie szczególne ograniczenia, którym takie spółki zostały poddane.

 

Jednym z takich ograniczeń w odniesieniu do spółki w organizacji, czyli spółki przed jej zarejestrowaniem w KRS, jest sposób jej reprezentacji. Wydaje się, że problem jest marginalny a jednak w praktyce może się pojawić konieczność zawarcia szeregu umów jeszcze przed zarejestrowaniem spółki. Mogą to być na przykład umowa najmu lokalu na siedzibę, umowa rachunku bankowego, umowa z operatorem telekomunikacyjnym, umowa o pracę etc.

 

Zgodnie z  art. 161 § 2 k.s.h. spółkę w organizacji (każdą - nie tylko jednoosobową) reprezentuje zarząd albo pełnomocnik powołany uchwałą zgromadzenia wspólników i tylko te osoby mogą składać oświadczenia woli w imieniu spółki.

 

Jednakże w przypadku spółki jednoosobowej - jedyny wspólnik nie ma prawa reprezentowania takiej spółki. Stanowi o tym art. 162 k.s.h. A zatem nie może reprezentować spółki ani jako członek zarządu ani jako pełnomocnik. Analogicznie, jedyny wspólnik spółki z o.o. nie może jej reprezentować również jako prokurent

 

Co ważne, jeśli pomimo powyższego zakazu jedyny wspólnik zawrze umowę w imieniu spółki, to umowa taka jest bezwzględnie nieważna. Dlatego też bardzo istotnym jest dopilnowanie, aby umowy były zawarte prawidłowo.

 

Co zatem ma zrobić jedyny wspólnik, aby móc np. wynająć biuro w okresie trwania rejestracji spółki w sądzie?

 

Rozwiązania są tylko dwa:

 

1. może powołać w spółce zarząd i rzecz jasna do zarządu musi powołać osoby (osobę) trzecie;

 

2. może też udzielić pełnomocnictwa do reprezentowania spółki w organizacji innej osobie, działając w charakterze zgromadzenia wspólników tej spółki.

 

 

 

 

likwidacja zadłużonej spółki

Zgodnie z art. 282 § 1 k.s.h.  likwidatorzy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością mają między innymi za zadanie wypełnić zobowiązania spółki. W zakresie tym mieści się więc co do zasady spłata wszystkich długów.

 

Zabezpieczeniu interesów wierzycieli spółki służy ponadto instytucja tzw. ogłoszenia o otwarciu likwidacji (art. 279 k.s.h.), polegająca na konieczności ogłoszenia o otwarciu likwidacji spółki, poprzez stosowną publikację w Monitorze Sądowym i Gospodarczym oraz wezwania w ten sposób wierzycieli do zgłoszenia się do spółki w terminie trzech miesięcy od ogłoszenia.

 

Również w celu ochrony interesów wierzycieli spółki kodeks przewiduje, że do depozytu sądowego należy złożyć sumy niezbędne do zaspokojenia lub zabezpieczenia tych wierzycieli, którzy są znani spółce, a także tych, którzy się nie zgłosili oraz innych wierzycieli, których wierzytelności są sporne lub jeszcze niewymagalne (art. 285 k.s.h.)

 

Wobec tego, z treści powyższych przepisów wynika, że likwidatorzy powinni spłacić wymagalne, bezsporne długi znane spółce, a także zabezpieczyć długi niewymagalne i sporne.

 

Pojawia się jednak pytanie praktyczne - co należy zrobić, jeśli spółka jest formalnie dłużnikiem, jednakże dług jest na przykład przedawniony, albo też sporny, przy czym żadna ze stron nie dąży do rozstrzygnięcia sporu (wierzyciel długu nie dochodzi, nie ma z nim kontaktu, albo z innych przyczyn spółka decyduje o niespłaceniu danego zobowiązania)? Czy wobec treści powyższych przepisów w obu przypadkach warunkiem zakończenia likwidacji i wykreślenia spółki z KRS jest wypełnienie nawet takich zobowiązań?

 

Na szczęście dla wspólników, powyższe sytuacje nie uniemożliwiają zakończenia likwidacji spółki.

Wykreślenie spółki z KRS jest możliwe nawet w przypadku istnienia w spółce wymagalnych zobowiązań.

Taką praktykę stosują Sądy Rejestrowe w Warszawie. Za taką praktyką opowiedział się również Sąd Najwyższy w postanowieniu z dnia 5 grudnia 2003 r. w sprawie o sygnaturze IV CK 256/02. Sąd ten stwierdził, że "stwierdzony wynikami zakończonego postępowania likwidacyjnego brak jakichkolwiek składników majątkowych spółki z ograniczoną odpowiedzialnością uzasadnia żądanie wykreślenia jej z rejestru także wtedy, gdy nie zostały spełnione obciążające ją zobowiązania."

 

Oczywiście należy pamiętać, że wykreślenie spółki z rejestru nie powoduje, że długi przestają istnieć. W każdej sytuacji trzeba mieć na względzie, że zarówno członkowie zarządu tej spółki, jak i jej likwidatorzy są zobowiązani do zgłoszenia wniosku o ogłoszenie upadłości spółki w odpowiednim terminie i w przypadku zaniedbania tego obowiązku odpowiadają za długi spółki zgodnie z art. 299 k.s.h. Wykreślenie spółki z KRS nie niweluje tej odpowiedzialności, dlatego też decyzja o tym, czy kończyć likwidację czy też podjąć inne działania jeszcze w ramach spółki powinna zostać wnikliwie przemyślana przez likwidatorów z uwzględnieniem potencjalnych konsekwencji. 

  

odpowiedzialność zarządu za długi spółki - co oznacza niezawinione niezłożenie wniosku o upadłość?

W ostatnim czasie zapadło ważne i niestety bardzo niekorzystne orzeczenie Sądu Najwyższego dotyczące odpowiedzialności osobistej członków zarządu za długi spółki.

W wyroku z dnia 8 lipca 2015 r. w sprawie o sygnaturze II UK 6/15 Sąd ten orzekł między innymi:

"1. Członek zarządu nie może się uwolnić od odpowiedzialności za zaległe zobowiązania składkowe nawet wskazując na sensowne działania podjęte w celu poprawy rentowności spółki, jeśli nie przyniosły one oczekiwanych efektów.

2. Prowadząc działalność w trudnej sytuacji gospodarczej, jak również podejmując działania naprawcze mające na celu ratowanie spółki, organ zarządczy podejmuje działania należące do kategorii tzw. ryzyka gospodarczego, a zatem powinien liczyć się, z koniecznością ogłoszenia upadłości spółki w sytuacji, gdy podejmowane działania nie przyniosą zamierzonego rezultatu lub poniesieniem odpowiedzialności za nagromadzone długi. "

 

Tym samym Sąd Najwyższy, wbrew orzeczeniom sądów niższych instancji rozpoznających tę sprawę, dużo bardziej rygorystycznie i niekorzystnie z punktu widzenia członków zarządu spółki określił ich odpowiedzialność za zobowiązania spółki.

 

Jakkolwiek orzeczenie zapadło na gruncie Ordynacji podatkowej (art. 116 § 1 Ordynacji podatkowej), gdyż dotyczyło zobowiązań spółki wobec ZUS, to jednak przesłanki konieczne do uwolnienia się od odpowiedzialności zarządu określone w tym przepisie są analogiczne do przesłanek odpowiedzialności określonych w art. 299 k.s.h., a zatem najpewniej orzeczenie to będzie niestety stanowiło punkt odniesienia i dyrektywę orzekania dla sądów - również w zwykłych sprawach gospodarczych.

 

W tej sprawie głównym przedmiotem rozważań była kwestia rozumienia braku winy w niezgłoszeniu wniosku o upadłość. Sąd opowiedział się za bardzo wąskim rozumieniem tego pojęcia i przyjął, że wyłącznie obiektywne okoliczności uwalniające od odpowiedzialności mogą być wzięte pod uwagę, natomiast nawet dobra wola zarządu i rzetelne działania naprawcze przy braku efektów końcowych tych działań nie wychodzą poza pojęcie typowego ryzyka gospodarczego i nie powodują braku odpowiedzialności osobistej członków zarządu.

 

Należy zatem zachować szczególną ostrożność podejmując się pełnienia funkcji w zarządzie spółek, w których istnieją jakiekolwiek długi i które wymagają restrukturyzacji.

ustna uchwała zgromadzenia wspólników

Niejednokrotnie, szczególnie w przypadku niewielkich spółek z o.o., sprawy, które wymagają formalnie uchwały zgromadzenia wspólników (np. powołanie zarządu, ustanowienie pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu, etc.)  załatwiane są przez wspólników w sposób dorozumiany - bez zachowania wymaganego przez k.s.h. trybu.

 

Czasem zdarza się jednak, że czynności takie są po jakimś czasie kwestionowane i pojawia się pytanie, czy niezachowanie wymaganej prawem formy dla uchwały zgromadzenia wspólników powoduje, że uchwała taka nie istnieje lub też jest nieważna?

Oczywiście wątpliwość ta nie dotyczy uchwał, które zgodnie z k.s.h. wymagają zaprotokołowania przez notariusza. Narzucenie bowiem przez ustawę formy szczególnej (a taką stanowi forma aktu notarialnego) powoduje nieważność czynności w przypadku niezachowania tej formy. Wynika to z art. 73 § 2 Kodeksu cywilnego w związku z art. 2 Kodeksu spółek handlowych.

Problem natomiast jest jak najbardziej realny w przypadku wszelkich innych uchwał zgromadzenia.

 

Co do zasady uchwały zgromadzenia wspólników wymagają zachowania formy pisemnej, gdyż powinny zostać wpisane do księgi protokołów. Jednak kodeks spółek handlowych nie przewiduje sankcji nieważności dla uchwały, która tej formy nie przybrała. A zatem można uznać, że mogą funkcjonować w obrocie uchwały podjęte w sposób dorozumiany.

 

Tak orzekł m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 13 kwietnia 2005 r. w sprawie o sygnaturze IV CK 686/04 oraz w wyroku z dnia 4 marca 2015 r. w sprawie o sygnaturze IV CSK 340/14. W nowszym wyroku czytamy m.in: "W judykaturze podkreślono, że choć uchwały walnego zgromadzenia wspólników spółki z o.o. powinny mieć formę pisemną, to wymóg ten nie stanowi warunku ich ważności [...] Trafnie wskazuje się w literaturze przedmiotu, że o prawnej skuteczności podjęcia uchwały nie decyduje ani podpis przewodniczącego, ani jej ogłoszenie. Podpis przewodniczącego ma charakter formalny, uchwała zapada bowiem z chwilą jej podjęcia, a nie złożenia podpisu. O tym, czy zapadła uchwała czy też nie, decydują rzeczywiście oddane głosy. W związku z tym, że nie ma wymagania ogłoszenia uchwały, niezapisanie w protokole oświadczenia o jej ogłoszeniu nie powoduje jej nieważności."
A zatem, brak dochowania należytej formy  nie wyłącza możliwości późniejszego powoływania się na treść uchwały i nie niweczy dokonanej na jej podstawie czynności.

 

Oczywiście fakt  podjęcia danej uchwały oraz, rzecz jasna, jej treść będą musiały zostać należycie wykazane, (na przykład przy pomocy zeznań świadków lub też odpowiednich dokumentów), a finalna ocena będzie należała do sądu, nie mniej warto wiedzieć, że takie uchybienie może zostać na swój sposób konwalidowane.

przedmiot działalności według PKD 2004

Przy okazji konieczności aktualizowania przedmiotu działalność w rejestrze, w wielu starszych spółkach wychodzi na jaw problem nieaktualnego przedmiotu działalności według klasyfikacji PKD.

 

Jak się okazuje, pomimo, że obowiązek dostosowania PKD do obowiązującego schematu PKD 2007 upłynął w dniu  31.12.2009 roku, nie wszystkie spółki obowiązek ten spełniły.

 

Wbrew pozorom problem jest znaczący. Próba wyboru przeważającej i pozostałej działalności zgodnie z nowelizacją grudniową zakończy się bowiem niepowodzeniem, a nieaktualne dane w umowie mogą uniemożliwić zarejestrowanie pilnych zmian lub też przeprowadzenie innych naglących czynności w spółce. W skrajnych przypadkach nieaktualny przedmiot działalności w spółce może nawet spowodować nałożenie na nią grzywny przez sąd rejestrowy w celu przymuszenia do dostosowania treści umowy do obowiązków ustawowych.

 

A zatem, w przypadku stwierdzenia, że umowa (statut) zawiera określenie przedmiotu działalności według starej klasyfikacji (PKD 2004) należy przede wszystkim niezwłocznie zmienić umowę spółki.

 

Nie wystarczy przy tym samo wpisanie w formularzu ZM przedmiotu działalności według nowych kodów, a to dlatego, że dane w rejestrze muszą być zbieżne z danymi zawartymi w umowie spółki (statucie). 

 

Należy pamiętać, że w przypadku spółek komandytowych,  z o.o. oraz akcyjnych zmiana taka musi mieć formę aktu notarialnego.

 

Dopiero po prawidłowym dostosowaniu umowy spółki do bieżących przepisów można zaktualizować przedmiot działalności w rejestrze. Czynność tę oczywiście można dokonać jednocześnie z rejestracją zmiany umowy oraz jej tekstu jednolitego.

 

łączna reprezentacja spółki powyżej określonej kwoty

Kontrowersyjnym i budzącym wiele wątpliwości wśród przedsiębiorców zagadnieniem jest dopuszczalność ustanowienia samodzielnej reprezentacji spółki przez każdego z członków zarządu - do pewnej kwoty i łącznej reprezentacji - powyżej pewnej kwoty.

 

Problem oczywiście pojawia się wyłącznie w przypadku zarządu wieloosobowego, albowiem jeśli w zarządzie zasiada tylko jedna osoba (i zgodnie z umową spółki/statutem zarząd może być jednoosobowy), to zawsze jest ona upoważniona do reprezentowania spółki samodzielnie we wszystkich sprawach.

 

Niejednokrotnie wspólnicy chcąc zabezpieczyć się przed samowolnymi decyzjami członków zarządu w sprawach dotyczących znacznych kwot, postanawiają wprowadzić w takich sprawach wymaganie współdziałania dwóch członków zarządu albo członka zarządu z prokurentem.

 

Przykładowy zapis umowy może brzmieć:

 

"Do składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych spółki do kwoty 100.000 złotych upoważniony jest każdy z członków zarządu samodzielnie. Do składania oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych spółki powyżej kwoty 100.000 złotych upoważnionych jest dwóch członków zarządu działających łącznie lub członek zarządu działający z prokurentem".

 

Zapis taki, jakkolwiek co do zasady prawidłowy (na marginesie pozostawiam kwestię komplikacji spowodowanych niedookreślonym sposobem ustalania tej kwoty w przypadku świadczeń okresowych lub składników majątkowych, które trudno oszacować), często powoduje wątpliwości sądu rejestrowego i w konsekwencji odmowę zarejestrowania takiego sposobu reprezentacji.

 

Warto zatem przeanalizować praktykę i orzecznictwo w tym zakresie.

 

Możliwość wpisania do rejestru takiego sposobu reprezentowania dopuszczona została w orzecznictwie Sądu Najwyższego. Tak w Uchwale Sądu Najwyższego - Izba Cywilna z dnia 24 października 1996 r. sygn. akt: III CZP 112/96 jak i Postanowieniu Sądu Najwyższego - Izba Cywilna z dnia 13 czerwca 2008 r. I CSK 6/08 Sąd ten stanął na stanowisku, że może być przewidziana reprezentacja łączna dla składania przez zarząd oświadczeń w zakresie praw i obowiązków majątkowych spółki powyżej określonej ich wartości.

 

Wynika z tego jednoznacznie, że praktyka sądów rejestrowych odmawiająca takich wpisów jest nieprawidłowa, a zatem należy te błędne postanowienia zaskarżać.

 

Możliwość wpisu do rejestru jednakże nie przesądza o skutkach takiego sposobu reprezentacji spółki określonego w rejestrze wobec osób trzecich.

 

I tu niestety przeważa pogląd, częściowo zasygnalizowany przez SN w Postanowieniu I CKS 6/08, że dopuszczenie takiego określenia sposobu reprezentacji spółki nie rzutuje na sytuację osób trzecich i nie powoduje nieważności czynności dokonanej przez członka zarządu wbrew temu ograniczeniu. Ograniczenie to bowiem ma charakter "wewnętrzny", a zatem dotyczy stosunków wewnątrz samej spółki i nie odnosi skutku wobec osób trzecich. Czynność zawarta z członkiem zarządu jest ważna, przy czym członek zarządu dopuszczający się naruszenia odpowiada wobec spółki (vide art. 204 § 2 k.s.h oraz art. 207 k.s.h.).

 

Tym samy uznać należy, że bez względu na to, czy taki sposób reprezentacji zostanie ujawniony w rejestrze czy nie, członek zarządu odpowiada wobec spółki za naruszenia określonego w umowie (statucie) sposobu reprezentacji i wszelkich jego ograniczeń. Wpisanie ograniczeń do rejestru zaś nie powoduje nieważności czynności dokonanych wbrew tym ograniczeniom, a zatem czynność jest ważna.

 

Wniosek z tego, że takie sformułowanie sposobu reprezentacji nie daje niestety spółce (wspólnikom) zabezpieczenia przed nieuczciwymi czy samowolnymi działaniami członka zarządu.

 

W mojej ocenie, pomimo powyższych uwag, wpisanie ograniczeń jest o tyle cenne, że potencjalni kontrahenci - dokonując sprawdzenia umocowania osób reprezentujących spółkę w KRS - zapoznają się z tymi ograniczeniami i (co bardzo prawdopodobne) aby uniknąć późniejszych kłopotów i sporów nie będą skłonni dokonywać czynności przy umocowaniu niezgodnym z umową spółki, .

 

prokura łączna niewłaściwa

W związku z najnowszym orzeczeniem Sądu Najwyższego - Uchwałą Składu Siedmiu Sędziów Sądu Najwyższego - Izba Cywilna z dnia 30 stycznia 2015 r. III CZP 34/14, warto uporządkować dopuszczalne formy udzielania prokury w spółkach handlowych.

I tak, zgodnie z art. 109 ⁴ § 1 Kodeksu cywilnego, prokura może być łączna (udzielona kilku osobom łącznie) albo samoistna (udzielona każdemu oddzielnie). Można także udzielić prokury oddziałowej, która w tym przypadku nie będzie przedmiotem analizy.

W przypadku prokury samoistnej, każdy z prokurentów może działać w imieniu spółki samodzielnie. W przypadku prokury łącznej zaś, prokurent może działać wyłącznie wspólnie z inną osobą.

Dotychczas w praktyce można było spotkać następujące konfiguracje przy prokurze łącznej:

1. prokurent działający z innym prokurentem (prokura łączna właściwa);
2. prokurent działający z członkiem zarządu (prokura łączna niewłaściwa);

W powyższej uchwale SN stwierdził, że: "niedopuszczalny jest wpis do rejestru przedsiębiorców w Krajowym Rejestrze Sądowym jednego prokurenta z zastrzeżeniem, że może on działać tylko łącznie z członkiem zarządu". Tym samym, konfiguracja nr 2 okazała się być niedopuszczalna, ale tylko w rozumieniu ograniczenia swobody działania prokurenta.

Należy bowiem  pamiętać, że z uchwały tej nie wynika, że spółka nie może być reprezentowana przez prokurenta działającego razem z członkiem zarządu. Taka możliwość wręcz wynika wprost z art. 205 § 1 ksh (spółka z o.o.) i 373 § 1 ksh (spółka akcyjna) i stanowi jeden z ustawowych sposobów reprezentacji spółki.

Przepis ten reguluje sposób reprezentacji spółki, a więc sposób, w jaki ma działać zarząd. Innymi słowy fakt działania wspólnie z prokurentem stanowi de facto ograniczenie możliwości działania członka zarządu, a nie prokurenta. Prokurent samoistny bowiem może działać samodzielnie, natomiast członek zarządu w takim przypadku nie może działać samodzielnie - a tylko łącznie z prokurentem. Uchwała, o której powyżej zaś określiła, że nie można sformułować analogicznego ograniczenia wobec prokurenta.

A zatem, podsumowując, prokura łączna może dotyczyć wyłącznie obowiązku współdziałania kilku prokurentów, natomiast nie może dotyczyć współdziałania prokurenta z członkiem zarządu.*

Umowa spółki natomiast może przewidywać obowiązek współdziałania członka zarządu z prokurentem, co nie wpływa na rodzaj udzielonej prokury, a zatem nie ogranicza prawa prokurenta wynikających z innych przepisów (vide art.205 § 3 ksh i art. §3 ksh ) i w istocie stanowi wyłącznie ograniczenie członka zarządu.

AKTUALIZACJA*:

Przedstawiony powyżej pogląd jest już nieaktualny. 
Problem prokury łącznej niewłaściwej został w sposób jednoznaczny rozstrzygnięty przez ustawodawcę. Od 1 stycznia 2017 roku weszło w życie nowe brzmienie art. 109⁴  Kodeksu cywilnego. Dodano § 1^1,  który wprost dopuszcza udzielenie takiej prokury, stanowi bowiem, że  "prokura może obejmować umocowanie także albo wyłącznie do dokonywania czynności wspólnie z członkiem organu zarządzającego lub wspólnikiem uprawnionym do reprezentowania handlowej spółki osobowej". 
Tym samym ustawodawca usankcjonował dotychczasową praktykę ustanawiania prokury łącznej niewłaściwej i rozwiał istniejące wątpliwości.