kto podpisuje zaproszenie na zgromadzenie wspólników spółki z o.o.

Zgromadzenie Wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zwoływane jest co do zasady przez zarząd spółki. Ta kwestia nie budzi wątpliwości. 

Pojawia się jednak w związku z tym pytanie, czy zaproszenie na zwołane uprzednio przez odpowiedni podmiot Zgromadzenie Wspólników musi zostać podpisane i nadane (wysłane) przez zarząd? 

Wymaganie podpisania i wysłania zaproszeń przez zarząd może być nieco kłopotliwe w sytuacji, w której wspólników jest wielu, a ta czynność techniczna wymaga czasu. Niejednokrotnie wygodniej byłoby, gdyby zaproszenia zredagował i podpisał wyznaczony pracownik sekretariatu albo inna osoba z administracji spółki. 

W tej sytuacji jednak nasuwa się wątpliwość, czy taka forma zwołania będzie skuteczna w świetle art. 238 § 1 k.s.h.?

Zgodnie z dominującym poglądem, proces zwołania Zgromadzenia Wspólników należy podzielić na dwa etapy. Pierwszym etapem jest podjęcie decyzji o zwołaniu takiego zgromadzenia. W tej fazie konieczne jest działanie organu uprawnionego do zwołania zgromadzenia, a zatem w praktyce decyzja zarządu spółki. Jeśli zarząd jest wieloosobowy, decyzja o zwołaniu zgromadzenia powinna przybrać formę stosownej uchwały.

Drugim natomiast etapem, uznawanym za etap "techniczny", jest czynność zwołania zgromadzenia, poprzez nadanie zaproszeń przesyłką poleconą, zgodnie z art. 238 k.s.h. 

W tej fazie czynności w imieniu spółki mogą być dokonywane przez jakąkolwiek osobę działającą z upoważnienia zarządu. A zatem zaproszenie takie może podpisać i nadać jeden z członków zarządu spółki, wszyscy członkowie zarządu, prokurent spółki, a nawet pracownik sekretariatu czy też asystent zarządu. Zgromadzenie zwołane w ten sposób będzie ważne pod warunkiem oczywiście spełnienia wszystkich wymagań ustawowych co do jego treści i terminu zwołania.

Tak słusznie orzekł Sąd Apelacyjny w Poznaniu  w wyroku z dnia 22.09.2010 roku w sprawie o sygnaturze I ACa 613/10.  "Organ uprawniony do zwołania zgromadzenia „sensu stricte” nie może tego uprawnienia scedować na osobę trzecią np. w drodze pełnomocnictwa. Natomiast nie ma przeszkód, aby taka osoba (np. pracownik spółki) podpisała się pod zaproszeniem na zgromadzenie, wysyłanym do wspólników, byleby tylko z jego treści wynikało, że działa ona z upoważnienia organu uprawnionego do zwołania zgromadzenia." 

Oczywiście powyższe nie oznacza, że dowolna osoba może zdecydować o zwołaniu zgromadzenia. W tym zakresie należy zawsze działać zgodnie z umową spółki i Kodeksem spółek handlowych.