czy zmianę nazwiska trzeba zgłosić do KRS?

Zgodnie z art. 168 k.s.h., zarząd ma obowiązek zgłosić do KRS każdą zmianę w spółce dotyczącą danych zgłaszanych do tego rejestru. Zmiana powinna zostać zgłoszona w terminie 7 od daty jej zaistnienia. 

Głównym celem tego przepisu jest zachowanie aktualności rejestru. Aktualność ta ma znaczenie przede wszystkim dla osób trzecich, albowiem osoby te właśnie z rejestru mogą pozyskać dane o spółce. Ma też jednak nie mniejsze znaczenie dla samej spółki. Regulacja ta nie dotyczy bowiem jedynie zmian w zakresie samej spółki (zmiana umowy spółki, adresu itp), ale również szeregu drobnych na pozór zmian, które jednak mają doniosłe znaczenie praktyczne.

Zdarza się bowiem, że wspólnik, członek zarządu, rady nadzorczej albo prokurent zmieniają na przykład nazwisko lub, co zdarza się rzadziej, imię.

Pojawia się zatem wątpliwość, czy taka zmiana również podlega zgłoszeniu do sądu rejestrowego.

Odpowiedź jest twierdząca. 

Zmianę nazwiska osób wpisanych do KRS zarząd powinien zgłosić do sądu - zgodnie z art. 168 w związku z art. 166 § 1 pkt 5 i 6 k.s.h jeśli chodzi o spółkę z o.o. i art. 321 § 1 w związku z art. 318 pkt 7 i 8 k.s.h. w przypadku spółki akcyjnej.

I wbrew pozorom nie jest to regulacja pozbawiona sensu. Brak zaktualizowania rejestru - poza oczywistymi sankcjami określonymi w przepisach o Krajowym Rejestrze Sądowym - może bowiem powodować komplikacje dla wpisanych w nim osób w zwykłych codziennych czynnościach.

Przykładowo formalności na poczcie mogą być trudniejsze,albo wręcz niewykonalne albowiem dane Prezesa Zarządu spółki wskazane w jej/jego dowodzie osobistym nie będą zgadzać się z danymi Prezesa Zarządu spółki wynikającymi z aktualnego odpisu z KRS. 

Można oczywiście posiłkować się faktem, że nawet w przypadku zmiany nazwiska czy imienia bez zmian pozostaje ujawniony w KRS numer PESEL danej osoby. Nie mniej każdy, kto miał kiedykolwiek do czynienia z koniecznością wykazania umocowania do reprezentacji spółki - szczególnie przed urzędnikiem - wie, że w rzeczywistości logika ustępuje niestety procedurom. Tym samy argument ten niekoniecznie ma szansę na uznanie, a osobie wpisanej do KRS pozostaje wnioskowanie do zarządu o wpis zmiany w rejestrze.