czy zmianę nazwiska trzeba zgłosić do KRS?

Zgodnie z art. 168 k.s.h., zarząd ma obowiązek zgłosić do KRS każdą zmianę w spółce dotyczącą danych zgłaszanych do tego rejestru. Zmiana powinna zostać zgłoszona w terminie 7 od daty jej zaistnienia. 

Głównym celem tego przepisu jest zachowanie aktualności rejestru. Aktualność ta ma znaczenie przede wszystkim dla osób trzecich, albowiem osoby te właśnie z rejestru mogą pozyskać dane o spółce. Ma też jednak nie mniejsze znaczenie dla samej spółki. Regulacja ta nie dotyczy bowiem jedynie zmian w zakresie samej spółki (zmiana umowy spółki, adresu itp), ale również szeregu drobnych na pozór zmian, które jednak mają doniosłe znaczenie praktyczne.

Zdarza się bowiem, że wspólnik, członek zarządu, rady nadzorczej albo prokurent zmieniają na przykład nazwisko lub, co zdarza się rzadziej, imię.

Pojawia się zatem wątpliwość, czy taka zmiana również podlega zgłoszeniu do sądu rejestrowego.

Odpowiedź jest twierdząca. 

Zmianę nazwiska osób wpisanych do KRS zarząd powinien zgłosić do sądu - zgodnie z art. 168 w związku z art. 166 § 1 pkt 5 i 6 k.s.h jeśli chodzi o spółkę z o.o. i art. 321 § 1 w związku z art. 318 pkt 7 i 8 k.s.h. w przypadku spółki akcyjnej.

I wbrew pozorom nie jest to regulacja pozbawiona sensu. Brak zaktualizowania rejestru - poza oczywistymi sankcjami określonymi w przepisach o Krajowym Rejestrze Sądowym - może bowiem powodować komplikacje dla wpisanych w nim osób w zwykłych codziennych czynnościach.

Przykładowo formalności na poczcie mogą być trudniejsze,albo wręcz niewykonalne albowiem dane Prezesa Zarządu spółki wskazane w jej/jego dowodzie osobistym nie będą zgadzać się z danymi Prezesa Zarządu spółki wynikającymi z aktualnego odpisu z KRS. 

Można oczywiście posiłkować się faktem, że nawet w przypadku zmiany nazwiska czy imienia bez zmian pozostaje ujawniony w KRS numer PESEL danej osoby. Nie mniej każdy, kto miał kiedykolwiek do czynienia z koniecznością wykazania umocowania do reprezentacji spółki - szczególnie przed urzędnikiem - wie, że w rzeczywistości logika ustępuje niestety procedurom. Tym samy argument ten niekoniecznie ma szansę na uznanie, a osobie wpisanej do KRS pozostaje wnioskowanie do zarządu o wpis zmiany w rejestrze. 

forma umowy powierniczej w spółce z o.o.

Umowa powiernicza dotycząca nabycia udziałów w spółce z o.o. stanowi wygodną i przydatną, choć mało znaną i niezbyt popularną formę uelastycznienia możliwości działania biznesowego.

Umowa taka polega w uproszczeniu na zleceniu przez powierzającego (zlecającego) powiernikowi (zleceniobiorcy) nabyciu udziałów w spółce w imieniu własnym ale na rzecz powierzającego. 

A zatem powiernik staje się oficjalnie wspólnikiem spółki i wykonuje wszystkie związane z tym prawa. Zarówno przez spółkę, jak i wszystkie inne podmioty uważany jest za wspólnika spółki. Powiernik najczęściej otrzymuje za swoje usługi wynagrodzenie od powierzającego. Jest też na mocy umowy z powierzającym zobowiązany w określonych przypadkach do przeniesienia na niego własności udziałów oraz wydania wszystkiego, co uzyskał z tytułu udziału w spółce. 

Umowa taka może być przydatna w każdej sytuacji, w której powierzający formalnie nie może być wspólnikiem (np. obowiązują go zakazy konkurencji, nie chce oficjalnie działać w danej branży) a także wtedy, gdy nie chce, aby jego nazwisko było ujawnione w KRS czy też księdze udziałów.

Całokształt zadań powiernika, jego uprawnień a także rozliczeń stron oraz zasad przeniesienia na powierzającego własności udziałów regulować powinna umowa zawarta pomiędzy powiernikiem a powierzającym - umowa powiernicza.

Umowa taka nie jest szczegółowo uregulowana w kodeksie cywilnym - znajdą do niej zastosowanie przepisy dotyczące umowy zlecenia (art. 750 k.c.)

Pojawia się jednak pytanie, w jakiej formie powinno się zawrzeć taką umowę. Czy może być forma ustna, czy jednak pisemna, a może forma szczególna?

Rozróżnić trzeba w tym przypadku dwie sytuacje:

Jeśli umowa powiernicza zawiera postanowienia przenoszące własność udziałów w spółce (powierzający zbywa udziały na rzecz powiernika), to zgodnie z art. 180 k.s.h. dla uzyskania skutku przejścia udziałów wymaga zachowania formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym.

Jeśli jednak celem jest zachowanie anonimowości przez powierzającego (także względem spółki) to powyższe rozwiązanie jest bezcelowe.

Jeśli powierzający ma pozostać całkowicie anonimowym lepszym pomysłem jest zawarcie umowy przeniesienia własności udziałów w formie z podpisami notarialne poświadczonymi (będzie to czynność jawna) i dodatkowo osobnej umowy powierniczej, która nie zostanie ujawniona.

W takim przypadku sama umowa powiernicza nie musi być nawet pisemna, może mieć nawet formę ustną. Jednak ponieważ trudno sobie wyobrazić ewentualną możliwość uzyskania zwrotnego przeniesienia udziałów na siebie przez powierzającego bez dysponowania pisemną chociaż umową powierniczą, dlatego warto zachować choćby zwykłą formę pisemną.

zmiany w spółce przez internet - 2018

Dzięki dopuszczeniu możliwości tworzenia spółek w oparciu o formularz udostępniony w systemie teleinformatycznym istnieje obecnie wiele ułatwień dla przedsiębiorców związanych z szeroko pojętymi zmianami w spółce.

Dotychczas większość czynności wymagała zaangażowania notariusza, złożenia papierowych wniosków do sądu itp. Wiązało się to z koniecznością poświęcenia czasu i posiadania stosownej wiedzy prawniczej.

Obecnie ustawodawca uczynił ukłon w stronę cyfryzacji dopuszczając szereg możliwości odstąpienia od dotychczasowych zasad na rzecz dokonywania czynności w spółkach za pośrednictwem internetu.

Dotyczy to jednakże wyłącznie spółek, które zostały utworzone w tzw. systemie S24, a więc za pomocą wzorca.

W przypadku takich spółek, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego możliwe jest  :

1 zmiana umowy spółki - więcej na ten temat piszę tu: zmiana umowy spółki przez internet

2. podjęcie innych uchwał wspólników - w tym o:

• rozwiązaniu spółki, 
• zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, 
• podziału zysku, 
• pokryciu straty, 
• dobrowolnym umorzeniu udziału, 
• zmianie składu zarządu, 
• zmianie składu rady nadzorczej,
• udzielenie zgody na zbycie udziałów, 
• dalszym istnieniu spółki,

3. zbycie udziałów - w tym przypadku, poprzez sprzedaż

4.podjęcie uchwał przez zarząd- w tym o: 

• ustanowieniu prokury,
• zmiana adresu spółki,
• utworzeniu oddziały spółki,

6. powołanie pełnomocnika do reprezentowania spółki w umowie lub sporze z członkiem zarządu

Powyższe decyzje podejmowane są za pomocą formularza i podpisywane przez stosowne osoby (wspólników, członków zarządu) osobistymi kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi albo profilami zaufanymi ePUAP.

Zmiany są zgłaszane do sądu rejestrowego również za pośrednictwem internetu, co pomaga uniknąć błędów w drukach i oszczędza wizyty w biurze podawczym.

Jak widać zatem jest to opcja wygodna, albowiem pozwala zaoszczędzić czas. Na pewno okaże się przydatna dla wielu firm, niewymagających skomplikowanych działań prawnych.

zmiana umowy spółki z o.o. przez internet

Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, do zmiany umowy spółki co do zasady wymagane jest podjęcie stosownej uchwały przez Zgromadzenie Wspólników oraz wpis do rejestru (rejestracja tej zmiany w KRS)

Obecnie tryb przeprowadzenia zmiany umowy spółki zależy od tego, czy spółka powstała w sposób tzw: "tradycyjny" - czyli poprzez zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego, czy też z użyciem tzw. "procedury S24" -  a więc w całości przez internet za pomocą udostępnionego wzorca umowy spółki.

1. spółki założone poprzez umowę w formie aktu notarialnego:

do zmiany umowy takiej spółki wymagane jest:

- podjęcie uchwały w formie aktu notarialnego;

- zgłoszenie zmiany w KRS w terminie 6 miesięcy od daty podjęcia uchwały;

- wpis do KRS.

W tym trybie można w sposób dowolny zmieniać umowę spółki. Nie ma w tym względzie żadnych ograniczeń z wyjątkiem ograniczeń wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

W głosowaniu nad uchwałą nie muszą brać udziału wszyscy wspólnicy.  Jeśli Zgromadzenie Wspólników zostało prawidłowo zwołane zgromadzenie jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów.

Zgłoszenie zmiany umowy spółki do KRS powinno nastąpić w terminie 6 miesięcy od daty podjęcia uchwały. Jeśli zarząd w tym terminie nie zgłosi zmiany do sądu, uchwała o zmianie umowy spółki traci moc prawną i zmiany nie wchodzą w życie.

Nowa treść umowy spółki staje się jednak wiążąca dopiero od momentu wpisu zmian przez sąd. Wpis ma charakter konstytutywny.

2. spółki S 24

Zmiana umowy spółki powstałej przy wykorzystaniu wzorca może nastąpić w formie tradycyjnej, tj. poprzez zmianę umowy w formie aktu notarialnego. Zastosowanie będzie miała wówczas cała procedura opisana w punkcie 1 powyżej

Istnieje jednak również możliwość zmiany umowy w zakresie jej postanowień zmiennych, poprzez wykorzystanie wzorca uchwały o zmianie umowy spółki. W takim przypadku cała procedura może odbyć się za pomocą internetu, a zatem udział notariusza jest zbędny. 

Koniecznym jest jednak, aby w głosowaniu wzięli udział wszyscy wspólnicy i każdy ze wspólników posiadał kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP.

W tym trybie  można zmienić wyłącznie następujące zapisy:

- nazwę (firmę);

- siedzibę;

- przedmiot działalności;

- wysokość kapitału spółki;

- liczbę i wartość udziałów w spółce;

- wprowadzenie lub usunięcie możliwości umorzenia udziału;

- wprowadzenie lub usunięcie wymagania zgody spółki na zbycie i zastawienie udziału;

- ustalenie kwestii wykonywania prawa głosu z zastawionego udziału;

-wprowadzenie albo usunięcie upoważnienia dla zarządu do wypłacania wspólnikom zaliczek na poczet dywidendy;

- ustanowienie/likwidacja Rady Nadzorczej;

- sposób reprezentacji;

- skład zarządu;

- skład Rady Nadzorczej jeśli ją powołano;

- wprowadzenie albo usunięcie wymagania uchwały wspólników do dokonania czynności o wartości przewyższającej dwukrotność kapitału zakładowego.

Zmiana umowy spółki w każdym innym zakresie, niż katalog wymieniony powyżej wymaga zachowania procedury z punktu 1.

Uchwała podjęta poprzez wykorzystanie wzorca powinna zostać zgłoszona do KRS w terminie 7 dni od daty jej podjęcia. Zgłoszenia dokonuje zarząd za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Brak zgłoszenia uchwały w tym terminie powoduje, że uchwała traci moc prawną i zmiana nie zostanie wpisana przez sąd.

Zmiana umowy spółki dokonana w tym trybie jest skuteczna od momentu wpisu. W tej procedurze wpis ma również charakter konstytutywny.

A zatem każde z powyższych  rozwiązań ma swoje plusy i minusy.

- Zmiana notarialna jest droższa (wymaga poniesienia kosztów taksy notarialnej) ale można w taki sposób dopasować treść umowy spółki w pełni do własnych wymagań i jest to możliwe nawet bez udziału wszystkich wspólników.

- Zmiana przez S24 jest tańsza, ale ogranicza zakres możliwych zmian i wymaga zaangażowania wszystkich wspólników.

jak skutecznie zwołać zgromadzenie wspólników

Zgromadzenie wspólników jest głównym organem w spółce z o.o. Oprócz tego, że musi być zwołane co najmniej raz w roku w celu podjęcia obowiązkowych decyzji ekonomicznych, musi się co do zasady odbyć też w każdym przypadku, gdy konieczne jest podjęcie decyzji, która nie leży w strefie kompetencji zarządu. 

Są to przede wszystkim decyzje dotyczące:

• zmiany umowy spółki, 
• podwyższenia kapitału spółki w trybie dotychczasowych postanowień umowy spółki, 
• zmiana składu osobowego organów spółki,
• udzielenie zgody na zbycie lub nabycie nieruchomości 

Zgromadzenie może się odbyć bez formalnego zwołania - gdy wszyscy wspólnicy są na nim obecni. I taki sposób jest najwygodniejszy w przypadku spółek, w których działalności wszyscy wspólnicy uczestniczą bezpośrednio i nie ma między nimi zasadniczych sporów.

Co jednak zrobić, gdy któryś ze wspólników przestał się interesować spółką, lub też celowo unika kontaktu i nie bierze udziału w zgromadzeniach. Czy w takiej sytuacji spółce grozi paraliż decyzyjny?

Wszystko zależy od zapisów w umowie spółki i od materii, o  jakiej ma zdecydować zgromadzenie 

1. Jeśli umowa spółki nie zawiera zapisu dotyczącego kworum (czyli wymaganej minimalnej liczby udziałów obecnych na zgromadzeniu dla uznania, że może ono podejmować uchwały) zgromadzenie jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów. W takim przypadku jednak musi być prawidłowo pod względem formalnym zwołane.

A zatem należy skierować do każdego wspólnika zaproszenie na zgromadzenie, wysyłając je najpóźniej na dwa tygodnie przed planowaną datą zgromadzenia. Zaproszenie wysyłamy na ostatni znany spółce adres wspólnika. Nieodebranie prawidłowo awizowanej przesyłki należy uznawać za doręczenie., gdyż wystarczy, że wspólnik miał możliwość się z nią zapoznać. W zaproszeniu oznaczamy datę i miejsce zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad.

Bez względu na to ilu wspólników się stawi na zgromadzenie, będzie możliwość podejmowania uchwał. Dla uznania czy uchwała została podjęta liczymy bowiem wymaganą większość według głosów obecnych na zgromadzeniu a nie według wszystkich głosów w spółce.

2. Jeśli natomiast umowa spółki zawiera wymaganie określonego kworum, lub wymaganie takie wynika z kodeksu spółek handlowych (np. w sprawach dotyczących przekształcenia spółki) to nawet prawidłowo zwołane zgromadzenie nie jest władne podejmować uchwał, jeśli nie będzie na nim reprezentowane tyle udziałów ile wymagane kworum. W takim przypadku bierność wspólników lub wspólnika skutkująca brakiem kworum doprowadzi do paraliżu spółki i będzie najczęściej wymagało interwencji sądu.

Z powyższego płyną dwa podstawowe wnioski: 

Należy ostrożnie konstruować umowę spółki w zakresie kworum. Jest to bowiem niebezpieczny instrument. Określenie kworum wymaga uprzednio dokładnej oceny warunków w konkretnej spółce i relacji pomiędzy wspólnikami, a także planów ewentualnego rozwoju spółki. 

Trzeba również zadbać o prawidłowe zwoływanie zgromadzenia, aby mieć pewność, że podjęte uchwały będą miały moc obowiązującą. 

sprawozdanie finansowe - obowiązki zarządu

W tym roku, w związku ze zmianami dotyczącymi składania sprawozdań finansowych spółek do KRS (likwidacja możliwości złożenia ich w formie papierowej), zagadnienie obowiązków zarządu związanych z tymi sprawozdaniami budzi większe niż zwykle zainteresowanie przedsiębiorców.

Wobec tego poniżej zamieszczam informacje, jakie obowiązki związane ze sprawozdaniem finansowym ma zarząd:

1. zarząd ma obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe. 

Musi to zrobić w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego (a zatem w większości przypadków do końca marca danego roku za rok poprzedni).

2. zarząd ma obowiązek zwołać Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników (ZZW) w celu zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz podjęcia decyzji w sprawie zysku lub straty. 

Musi to robić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego (a zatem najczęściej do końca czerwca danego roku).

3. zarząd ma obowiązek zgłosić sprawozdanie finansowe do KRS. 

Musi to zrobić w terminie 15 od daty jego zatwierdzenia przez ZZW.

4. zarząd ma obowiązek zgłosić sprawozdanie finansowe do właściwego Urzędu Skarbowego. 

Musi to zrobić w terminie 10 dni od daty jego zatwierdzenia przez ZZW.

Są to sytuacje typowe. Ale zdarzają się też i to nawet dość sytuacji wyjątkowe, które nasuwają wiele wątpliwości:

Jeśli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone przez ZZW gdyż:

- nie udało się go skutecznie zwołać,
- wspólnicy odmówili  zatwierdzenia sprawozdania finansowego ze względu na błędy w nim albo z innego powodu,
- tudzież pojawiła się jakaś inna okoliczność uniemożliwiająca zatwierdzenie tego sprawozdania

zarząd ma obowiązek złożyć je do sądu w terminie 15 dni od daty, w której powinno być zatwierdzone (czyli najczęściej do 15 lipca danego roku za rok poprzedni), a następnie - jeśli zostanie zatwierdzone -  złożyć je ponownie wraz ze stosownymi uchwałami w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia.

Jeśli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone, zarząd nie ma obowiązku zgłoszenia go do Urzędu Skarbowego. Zgłoszeniu podlega wyłącznie zatwierdzone sprawozdanie finansowe. Dokonuje tego zarząd w terminie 10 dni od jego zatwierdzenia.

Jeśli natomiast już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego ujawniły się okoliczności wskazujące na to, że sprawozdanie jest błędne to niestety nie ma możliwości jego korekty. Nowe okoliczności uwzględnia się odpowiednio w sprawozdaniu finansowym w kolejnym roku.

Tym samym:

- brak możliwości skontaktowania się ze wspólnikami,
- brak możliwości skutecznego zwołania zgromadzenia wspólników,
- albo też istnienie uchwały ZZW odmawiającej zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki
- niezatwierdzenie sprawozdania finansowego z jakiejkolwiek innej przyczyny

nie zwalniają zarządu z odpowiedzialności za niezłożenie w terminie sprawozdania do KRS. W celu uniknięcia konsekwencji, w każdym takim przypadku należy złożyć do sądu niezatwierdzone sprawozdanie finansowe, po czym kontynuować działania zmierzające do skutecznego jego zatwierdzenia przez ZZW.

Jeśli natomiast istnieją wątpliwości, co do prawidłowości sprawozdania finansowego, lepszym rozwiązaniem jest terminowe złożenie tego sprawozdania bez jego zatwierdzenia, a dopiero następnie dokonanie poprawek, zatwierdzenie i złożenie do sądu w prawidłowej wersji.

złożenie sprawozdania finansowego za rok 2017 i lata następne

Jeszcze niewielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z tego, jak ogromną rewolucję przeprowadził ustawodawca wprowadzając zmiany w zasadach składania sprawozdań finansowych do KRS.

Od dnia 15 marca 2018 nie ma już możliwości złożenia papierowego wniosku o przyjęcie sprawozdania finansowego. Wszystkie dokumenty finansowe bowiem mogą być składane wyłącznie do tzw. Repozytorium Dokumentów Finansowych. 

Złożenie następuje drogą elektroniczną, przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP. Takie złożenie dokumentów jest bezpłatne. 

Do 30 września dopuszczalna jest jeszcze możliwość złożenia sprawozdania finansowego przez system S24 (wniosek płatny), ale do tego również wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Poniżej przedstawiam zatem zbiorczo podstawowe zasady związane ze składaniem sprawozdań do KRS:

1. sprawozdanie za rok 2017 i poprzednie - składane do dnia 30.09.2018 r.

• może być złożone przez konto w systemie S24;

• dokumenty finansowe mogą być złożone w formie kopii podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę upoważnioną do reprezentacji spółki, której PESEL wpisany jest do KRS;

• teoretycznie może zostać złożone również przez pełnomocnika procesowego po spełnieniu kilku warunków;

• może też być złożone przez konto w Repozytorium Dokumentów Finansowych, ale musi zostać podpisane przez co najmniej jedną osobę upoważnioną do reprezentacji spółki, której PESEL wpisany jest do KRS

2. sprawozdanie składane po dniu  30.09.2018 r.

• musi zostać złożone przez konto w Repozytorium Dokumentów Finansowych;

• musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę upoważnioną do reprezentacji spółki, której PESEL wpisany jest do KRS;

• nie może być zgłoszone przez pełnomocnika procesowego

Pojawiają się zatem następujące problemy:

• Członkowie zarządu spółki muszą posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP;

• co do zasady nie można zlecić reprezentacji w takiej sprawie adwokatowi;

• w przypadku nieposiadania numeru PESEL przez żadną osobę wpisaną do KRS, przed złożeniem sprawozdania koniecznym jest: 

1. wystąpienie przez nią o nadanie tego numeru, 
2. wpisanie zmiany danych takiej osoby do KRS, 
3. uzyskanie przez tę osobę profilu zaufanego ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego

• w przypadku zmian w zarządzie przed złożeniem sprawozdania konieczne jest wpisanie tych zmian przez sąd

Wobec tego, każdy cudzoziemiec zasiadający w zarządzie polskiej spółki powinien wystąpić o nadanie numeru PESEL. Jest to zapewne celowe działanie ustawodawcy, zmierzające do zwiększenia możliwości uchwycenia osób zarządzających spółkami, nie mniej wydaje się, iż przydałaby się jakaś akcja informacyjna w tym zakresie. 

Oczywistym jest, że większość przedsiębiorców o zmianie dowie się niestety dopiero otrzymując zwroty wniosków z sądu. Będzie już rzecz jasna już po terminie składania sprawozdań i dopiero wówczas rozpocznie się dramatyczny wyścig z czasem. 

Pamiętajmy, że w trakcie miesięcy wakacyjnych sądy rejestrowe i tak mają podwójną pracę i połowiczną obsadę, więc można sobie tylko wyobrazić jakie będą tego konsekwencje.

Ciekawe też, w jakim czasie będą nadawane numery PESEL cudzoziemcom, albowiem skala problemu jest ogromna.

Czas pokaże jak cały system będzie działać, ale jak na razie po ponad miesiącu funkcjonowania Repozytorium opinie są 

adresy w KRS po 15.03.2018 r.

Zgodnie z zapowiedzią postaram się partiami analizować zmiany w obowiązkach spółek w KRS, jakie spowodowała ostatnia duża nowelizacja z marca 2018 roku.

Duże problemy obecnie powoduje u przedsiębiorców kwestia adresów, jakie należy zgłosić do sądu.

Oględnie można przyjąć, że obecnie w aktach sądowych musi widnieć adres do doręczeń w Unii Europejskiej osoby fizycznej reprezentującej podmiot jako członek zarządu, a ponadto osób reprezentujących wspólnika, który jest osobą prawną. Chodzi oczywiście o urealnienie i usprawnienie kwestii doręczeń dokumentów tym osobom.

Dodano również wymóg zgłoszenia adresów do doręczeń osób upoważnionych do powołania zarządu. Ma to na celu umożliwienie wezwania tych osób do powołania organów, jeśli są w tym przedmiocie braki.

Sprawa nie jest tak do końca oczywista, gdyż nie wiadomo też jaka interpretacja się ostatecznie utrwali w sądach, niemniej analizując zapisy ustawowe można przyjąć, że obecnie ustawodawca rozwinął przepisy dotyczące adresów w następujący sposób:

1. uchylono przepis nakładający na spółkę obowiązek zgłoszenia adresów (zamieszkania) członków zarządu (uchylony art. 167 § 3 k.s.h.)

2. zgodnie natomiast z ustawą o Krajowym Rejestrze Sądowym do rejestru zgłaszamy za to adresy do doręczeń w Unii Europejskiej (a zatem nie muszą być to adresy zamieszkania) następujących podmiotów:

            - członków zarządu spółki;

            - wspólników uprawnionych do reprezentacji spółki osobowej;

            - prokurentów;

            - likwidatorów;

Zgłoszenia dokonujemy poprzez dołączenie do wniosku o wpis lub o zmianę -  oświadczeń tych osób, a zatem dokument zawierający adres podpisuje osoba, której dokument dotyczy a nie zawsze zarząd. Jest to zmiana w stosunku do regulacji poprzedniej wynikającej z k.s.h.

3. jeśli te osoby nie posiadają adresu do doręczeń w Unii Europejskiej muszą złożyć adres pełnomocnika do doręczeń w Polsce. Pełnomocnikiem takim przy tym może być osoba fizyczna lub spółka handlowa - tutaj ustawodawca nie wprowadził ograniczeń

4. do wniosku o wpis spółki do rejestru zgłaszamy ponadto:

              - imię i nazwisko oraz adres do doręczeń wspólników (osób fizycznych) uprawnionych do
                 powołania zarządu spółki;

              - nazwę i siedzibę wspólników (innych niż osoby fizyczne) uprawnionych do powołania
                 zarządu spółki;

              - imiona, nazwiska i adresy do doręczeń osób reprezentujących wspólnika, jeśli jest on
                 osobą prawną
              -  jeśli któryś z adresów znajduje się poza Unią Europejską należy złożyć adres
                 pełnomocnika do doręczeń w Polsce

Dokonujemy tego w formie listy podpisanej przez zarząd, a zatem odmiennie niż w przypadkach opisanych w punkcie 2.

5. wszystkie zmiany w powyższym zakresie muszą być zgłoszone sądowi. Zgłoszenie takie jest bezpłatne i może go dokonać zarówno spółka, jak i osoba, której adres podlegał zgłoszeniu ( również pełnomocnik do doręczeń).

Zgłoszenia nowych adresów do doręczeń wymaga zatem:

              - zmiana wspólnika, 

              - zmiana adresu do doręczeń wspólnika, 

              - zmiana osób reprezentujących wspólnika będącego osobą prawną (zmiany w zarządzie
                wspólnika spółki),

              - zmiana adresu osób reprezentujących wspólnika będącego osobą prawną,

              - zmiana w zarządzie spółki, 

              - zmiana adresu do doręczeń członka zarządu,

              - ustanowienie prokurenta,

              - zmiana adresu do doręczeń prokurenta,

              - zmiana prokurenta,

              - ustanowienie likwidatora,

              - zmiana adresu do doręczeń likwidatora

              - zmiana likwidatora
              - zmiana pełnomocnika do doręczeń w każdym przypadku jego ustanowienia

6. W przypadku jednoosobowej spółki z o.o. i jednoosobowej spółki akcyjnej do rejestru zgłaszamy dodatkowo imię nazwisko i adres (zamieszkania) lub nazwę i siedzibę jedynego wspólnika (akcjonariusza) spółki z adnotacją, że jest on jedynym wspólnikiem (akcjonariuszem) spółki. Ten wymóg z k.s.h. nie uległ zmianie.

Tym samym wydaje się, że w jednoosobowej spółce kapitałowej należy zgłosić zarówno adres zamieszkania wspólnika albo akcjonariusza (art. 166 § 2, 319 § 1 k.s.h.), jak i adres do doręczeń tego wspólnika albo akcjonariusza (art. 19 a ust. 5 d ustawy o krs), przy czym adresy te mogą się różnić.

7. Do czasu aktualizacji doręczenia na adresy widniejące w rejestrze będą uważane za skuteczne.  A zatem skutki ujawnienia adresów są bardzo doniosłe i warto dbać o to, aby zawsze odbierać korespondencję przesyłaną na adres widniejący w KRS.

zmiany w KRS od 15.03.2018 r.

W dniu 15.03.2018 r. wchodzi w życie cały szereg zmian związanych między innymi z procedurą składania wniosków do KRS oraz sytuacją podmiotów, które mają braki w reprezentacji.

Zmiany te urzeczywistniają zamierzenia związane z całkowitą informatyzacją procesu rejestrowego i wprowadzają nowe rozwiązania zmierzające do "rewolucji", która nastąpi w lutym 2020 roku i całkowicie wyeliminuje "papierowe" wnioski do KRS.

Wiele z obecnych zmian wymaga szerokiego omówienia, szczególnie ze względu na skutki, jakie niesie za sobą dla wspólników i członków zarządu. Omówienia będę starała się robić stopniowo, natomiast poniżej przedstawiam zarys najważniejszych zmian:

1. sprawozdanie finansowe spółki może być złożone do KRS wyłącznie w formie elektronicznej

- dla każdego podmiotu obowiązanego do składania sprawozdań finansowych tworzy się elektroniczne repozytorium dokumentów finansowych;

- sprawozdanie finansowe spółki zostaje zgłoszone przez system teleinformatyczny udostępniony przez Ministra Sprawiedliwości, a nie jak dotychczas w formie papierowej;

- sprawozdanie takie podpisuje kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP co najmniej jedna osoba fizyczna uprawniona do reprezentowania podmiotu, której dane (w tym numer PESEL) są zgłoszone do rejestru - a zatem np. członek zarządu lub prokurent wpisany do rejestru;

- złożenie sprawozdania do KRS w formie elektronicznej zastępuje już obowiązek dodatkowego złożenia tego sprawozdania do Urzędu Skarbowego;

- zmiana ta dotyczy sprawozdania za 2018 rok. Sprawozdanie za rok 2017 może być złożone w formie skanów podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP 

2. adresy do doręczeń

- do wniosku o wpis do rejestru danych osób reprezentujących podmiot, likwidatorów i prokurentów należy dołączyć ich oświadczenie obejmujące zgodę na powołanie do pełnienia funkcji oraz ich adresy do doręczeń;

- jeśli adres do doręczeń tych osób znajduje się poza obszarem Unii Europejskiej należy wskazać pełnomocnika do doręczeń na terenie Polski;

- do zgłoszenia spółki do rejestru należy dołączyć imiona nazwiska i adresy członków zarządu lub imiona nazwiska i adresy osób uprawnionych do powołania zarządu - a więc najczęściej wspólników;

- jeśli wspólnikiem podmiotu jest osoba prawna, wówczas do jej zgłoszenia należy dołączyć imiona nazwiska i adresy osób uprawnionych do reprezentowania tej osoby prawnej (czyli do reprezentowania wspólnika);

- każdą zmianę powyższych danych należy zgłosić do rejestru, przy czym zgłoszenia może dokonać podmiot wpisany do rejestru lub ta osoba. Zgłoszenie takie jest bezpłatne.

- pisma procesowe lub orzeczenia dla osób reprezentujących podmiot wpisany do KRS, likwidatorów, prokurentów, członków organów lub osób uprawnionych do powołania zarządu doręcza się na adres do doręczeń wskazany przez nich na oświadczeniach złożonych do KRS a w razie niemożności doręczenia w ten sposób z uwagi na niezgłoszenie oświadczenia o zmianie adresu do doręczeń, pozostawia się w aktach sprawy ze skutkiem doręczenia, chyba że inny adres do doręczeń lub miejsce zamieszkania i adres są sądowi znane;

- na dostosowanie się do nowych wymogów podmioty wpisane do KRS mają 18 miesięcy. Zgodnie z omawianą nowelą podmioty te muszą złożyć do akt rejestrowych aktualne oświadczenia w zakresie obejmującym adresy do doręczeń osób je reprezentujących oraz adresy do doręczeń osób reprezentujących ich wspólnika będącego osobą prawną, przy pierwszym wniosku składanym do sądu rejestrowego, nie później jednak niż w terminie 18 miesięcy od dnia wejścia w życie niniejszej ustawy (czyli do dnia 15.09.2019 roku), chyba że informacja o adresie do doręczeń znajduje się w aktach rejestrowych

- jeśli wniosek o wpis został złożony prze 15.03.2018 i do tego dnia nie został rozpoznany, sąd wezwie spółkę do uzupełnienia wniosku o oświadczenia w zakresie adresów do doręczeń, zgodnie z nową ustawą

3. ustanowienie kuratora przez sąd - braki w organach, rozwiązanie spółki

- jeżeli osoba prawna nie może być reprezentowana lub prowadzić swoich spraw ze względu na brak organu albo brak w składzie organu (brak zarządu, brak odpowiedniej liczby członków zarządu, etc.), sąd ustanawia dla niej kuratora -  co do zasady na okres do jednego roku;

- kurator podlega nadzorowi sądu, który go ustanowił;

- kurator może reprezentować spółkę, a zatem ma szersze uprawnienia niż dotychczas gdzie mógł wyłącznie podejmować czynności zmierzające do powołania organów;

- kurator podejmuje czynności zmierzające do powołania albo uzupełnienia składu organu, a jeśli trzeba podejmuje czynności konieczne do likwidacji podmiotu;

- jeżeli czynności podjęte przez kuratora nie doprowadziły do powołania lub uzupełnienia składu organu osoby prawnej uprawnionego do jej reprezentowania albo jej likwidacji, występuje on niezwłocznie z wnioskiem do sądu rejestrowego o rozwiązanie osoby prawnej.

Nowelizacja zawiera również szereg innych drobnych zmian, dlatego też warto zwrócić uwagę  na nowe obowiązki i nie działać "na pamięć" żeby uniknąć przykrych konsekwencji.

kiedy wymagana jest zgoda wspólnika spółki na podjęcie uchwały.

Obecnie zasadą jest podejmowanie decyzji przez zgromadzenie wspólników spółek kapitałowych większością głosów. W zależności od rodzaju sprawy większość ta jest różnie określona przez kodeks spółek handlowych: jako bezwzględna większość, większość 2/3, 3/4 głosów, etc. Dodatkowo umowa spółki  może przewidywać w zasadzie nieograniczone modyfikacje - zarówno większości niezbędnej do podjęcia danej uchwały, jak i wymaganego kworum.

Jest natomiast jedno ważne ograniczenie, o którym niewiele osób pamięta, a które zakłada  konieczność uzyskania zgody wspólnika na podjęcie uchwały. W takich przypadkach do podjęcia uchwały nie wystarczy większość głosów jeśli każdy ze wspólników, których uchwała dotyczy nie wyrazi na jej podjęcia wyraźnej zgody. Bez takiej zgody uchwały nie ma i nie będzie ona wywoływała żadnych skutków prawnych.

Zgodnie z art. 246 § 3 k.s.h.  uchwała, która dotyczy zmiany umowy spółki i ma na celu zwiększenie świadczenia wspólników lub uszczuplająca prawa udziałowe bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom, wymaga zgody wszystkich wspólników, których dotyczy.

Zapis ten powoduje wiele komplikacji, albowiem ustawodawca zrezygnował z enumeratywnego wyliczenia przypadków, w których wymagana jest zgoda wspólnika, wprowadził natomiast ogólne kategorie uchwał o zmianie umowy spółki, do podjęcia których większość głosów nie wystarczy.

Mamy zatem trzy kategorie uchwał o zmianie umowy spółki, które należy wziąć pod uwagę:

1. uchwala, która zwiększa świadczenia wspólników względem spółki. np.:

• wprowadzenie dopłat (ale już nie określenie konkretnych dopłat przewidzianych w umowie spółki);
• wprowadzenie obowiązku świadczenia usług na rzecz spółki.

2. uchwała, która uszczupla prawa udziałowe wspólnika, np.:

• zmiana proporcji udziału wspólnika w zysku;
• wyłączenie indywidualnego prawa kontroli wspólnika;
• zniesienie prawa pierwszeństwa nabycia udziałów wspólnika występującego ze spółki;
• zniesienie prawa pierwszeństwa objęcia nowych udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym;
• uprzywilejowanie udziałów innych wspólników.

3. uchwała, która uszczupla prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom np.:

• uchylenie prawa wspólnika do powoływania członka zarządu;
• uchylenie uprzywilejowania wspólnika w zakresie dywidendy.

Zgodnie z aktualnym orzecznictwem w tym zakresie natomiast nie wymagają zgody wspólnika:

• uchwała o możliwości umorzenia udziałów;
• uchwała o podwyższeniu kapitału zakładowego spółki;
• wprowadzenie zakazu konkurencji dla wszystkich wspólników.

Tożsama regulacja dotyczy spółki akcyjnej (art. 415 § 1 k.s.h.) z tą tylko różnicą, że zgodnie z tym przepisem zgody wymaga uchwała, która mieści się w kategorii 1 i 3, w spółce akcyjnej natomiast  nie ma odniesienia do kategorii 2, a to wynika ze szczególnej specyfiki tej spółki.

Jak widać, należałoby zatem za każdym razem badać, czy planowana uchwała jest jedną z uchwał, znajdujących się w trzech powyższych kategoriach, albowiem nie da się jednoznacznie i dokładnie określić z góry, których uchwał to dotyczy. Jest to zależne zarówno od treści uchwały, jak i konkretnych stosunków w danej spółce. 

Jeśli planowana uchwała okaże się być uchwałą, do podjęcia której konieczne jest uzyskanie zgody wspólnika, bez tej zgody uchwała nie może być skutecznie podjęta. 

Oczywiście nie należy zapominać, że sama zgoda to za mało i do podjęcia uchwały oprócz zgody potrzebna też jest wymagana liczba głosów "za", a o tym często się zapomina Może się zatem zdarzyć, że pomimo wyrażenia przez zainteresowanych wspólników zgód uchwała nie zostanie podjęta z powodu braku wymaganej większości głosów. 

od kiedy skuteczny jest wpis do KRS

Pisałam już od kilkakrotnie o  tym, od kiedy są skuteczne zmiany w spółkach. W wielu przypadkach są one skuteczne z chwilą rejestracji przez sąd (tzn. z chwilą wpisu): 

http://praktyczneprawospolek.blogspot.com/2013/04/skutecznosc-zmian-w-spoce-z-oo-od-ich.html

https://praktyczneprawospolek.blogspot.com/2017/02/od-kiedy-jest-skuteczne-podwyzszenie.html

Wydaje się to jednoznaczne, a jednak okazuje się problematyczne kiedy trzeba ustalić dokładną datę wejścia w życie zmian.

Zgodnie z przepisami regulującymi postępowanie rejestrowe, w wyniku rozpoznania wniosku złożonego do KRS sąd wydaje postanowienie. W tym postanowieniu sąd decyduje wpisać zmiany lub też wniosek oddalić. Jeśli sąd zdecydował się wpisać dane, to koniecznym jest jeszcze dokonanie czynności technicznej polegającej na wpisie do systemu.

Jakkolwiek w myśl art. 694 ⁵ § 2 k.p.c postanowienie o wpisie jest skuteczne od daty jego wydania, to jednak dopiero łącznie z czynnością techniczną polegającą na wpisaniu treści postanowienia do rejestru informatycznego, wpis - w rozumieniu kodeksu spółek handlowych - jest dokonany.

Wyjaśnił to wprost Sąd Najwyższy w uchwale składu siedmiu sędziów Sądu Najwyższego - Izba Cywilna z dnia 15 marca 1991 r. w sprawie o sygnaturze III CZP 13/91 stanowiącej zasadę prawną.  

W uzasadnieniu tej uchwały czytamy, że "w postępowaniu rejestrowym w sprawach z zakresu rejestru handlowego rozróżnia się postanowienia sądu rejestrowego zarządzające dokonanie wpisu, wzmianki lub wykreślenia wpisu oraz sam wpis jako czynność wykonawczą. Wpisy do rejestru mają przede wszystkim znaczenie ujawniające i ustalające. Niektóre z nich mają jednak znaczenie konstytutywne, tzn. są niezbędnym warunkiem powstania prawa. Takim jest w szczególności wpis do rejestru handlowego spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub spółki akcyjnej. Analizowane przepisy nie mówią wyraźnie, która ze wskazanych czynności sądu rejestrowego ma znaczenie prawotwórcze. Sformułowanie § 2 rozp. rej. sugerować by mogło, że w czynnościach wpisu znaczenie takie ma postanowienie zarządzające treść wpisu do rejestru, sam wpis jest zaś czynnością wykonawczą o charakterze technicznym. Łączna analiza przepisów prawa materialnego i rozp. rej. przemawia jednak za stanowiskiem, że decydujące znaczenie ma dopiero konstytutywny wpis do rejestru, a postanowienie o treści wpisu jest tylko podstawą tego wpisu."

Wobec tego dla ustalenia daty, od której obowiązują zmiany w spółkach decydujące znaczenie ma data dokonania wpisu do KRS.

Data ta określona jest w zaświadczeniu o dokonaniu wpisu, doręczanym wnioskodawcy zawsze łącznie z postanowieniem o wpisie. Datę tę można znaleźć również na pierwszej stronie odpisu z KRS, w pierwszej rubryce, w kolumnie: Data dokonania wpisu, przy czym w odpisie pełnym (dostępnym niestety tylko w informacji sądu) zamieszczone są informacje o wszystkich wpisach w spółce od dnia jej rejestracji, natomiast w informacji elektronicznej pobieranej z rejestru przedsiębiorców zawarta jest tylko data ostatniej zmiany.

w jakim terminie należy zgłaszać w KRS zmiany - spółki osobowe

O terminach, jakie wiążą spółki z o.o. i spółki akcyjne precyzyjnie piszę tu: 

https://praktyczneprawospolek.blogspot.com/2016/06/w-jakim-terminie-nalezy-zgosic-zmiany.html

Pojawiło się jednak pytanie, jakie regulacje w tym zakresie obowiązują wspólników spółek jawnych, partnerskich oraz komandytowych i komandytowo-akcyjnych.

Otóż przywoływany przez mnie już w powyższym wpisie przepis regulujący termin zgłoszenia zmian w KRS obowiązuje wszystkie spółki. A zatem zgodnie z art. 22 ustawy o Krajowym Rejestrze Sądowym, wniosek o wpis do rejestru powinien być złożony nie później niż w terminie 7 dni od dnia zdarzenia uzasadniającego dokonanie wpisu, chyba że przepis szczególny stanowi inaczej. 

Termin ten stosujemy zatem do wszystkich spółek handlowych (a więc spółek jawnych, partnerskich, komandytowych i komandytowo-akcyjnych, z o.o. oraz akcyjnych )

Przy czym jeśli chodzi o spółki osobowe, to kodeks spółek handlowych nie zawiera odmiennych przepisów w zakresie zgłoszeń zmian. 

Tym samym można uznać, że co do zasady spółki osobowe obowiązuje podstawowy termin 7 dniowy, jednakże uchybienie temu terminowi nie powoduje utraty ważności zmian, które zostały dokonane. 

Innymi słowy, nieco inaczej niż w przypadku spółek z o.o. i spółek akcyjnych, poza wpisem spółki osobowej do rejestru wszelkie pozostałe w niej zmiany (czyli np. zmiany osobowe, zmiany umów spółek) mają charakter wyłącznie deklaratoryjny a nie konstytutywny. Z tym zaś wiąże się taka oto konsekwencja, iż zmiany te są skuteczne już od momentu ich dokonania we właściwej formie, bez względu na fakt ich zarejestrowania przez sąd.

Oczywiście nie oznacza to, że termin określony w art. 22 ustawy o KRS jest martwy i można  go swobodnie ignorować. Należy mieć bowiem na względzie, że zgodnie z ustawą o KRS (art. 24) w każdym przypadku uchybienia terminowi ustawowemu sąd rejestrowy ma możliwość wszczęcia wobec spółki postępowania przymuszającego, które jest obwarowane między innymi grzywną.

Trzeba także pamiętać o domniemaniach wynikających z ujawnienia danych w rejestrze oraz skutkach zaniechania obowiązku zgłoszenia również w tym zakresie, dlatego warto tego terminu pilnować.