Zgromadzenie wspólników jest głównym organem w spółce z o.o. Oprócz tego, że musi być zwołane co najmniej raz w roku w celu podjęcia obowiązkowych decyzji ekonomicznych, musi się co do zasady odbyć też w każdym przypadku, gdy konieczne jest podjęcie decyzji, która nie leży w strefie kompetencji zarządu.
Są to przede wszystkim decyzje dotyczące:
- zmiany umowy spółki,
- podwyższenia kapitału spółki w trybie dotychczasowych postanowień umowy spółki,
- zmiana składu osobowego organów spółki,
- udzielenie zgody na zbycie lub nabycie nieruchomości
Zgromadzenie może się odbyć bez formalnego zwołania - gdy wszyscy wspólnicy są na nim obecni. I taki sposób jest najwygodniejszy w przypadku spółek, w których działalności wszyscy wspólnicy uczestniczą bezpośrednio i nie ma między nimi zasadniczych sporów.
Co jednak zrobić, gdy któryś ze wspólników przestał się interesować spółką, lub też celowo unika kontaktu i nie bierze udziału w zgromadzeniach. Czy w takiej sytuacji spółce grozi paraliż decyzyjny?
Wszystko zależy od zapisów w umowie spółki i od materii, o jakiej ma zdecydować zgromadzenie
1. Jeśli umowa spółki nie zawiera zapisu dotyczącego kworum (czyli wymaganej minimalnej liczby udziałów obecnych na zgromadzeniu dla uznania, że może ono podejmować uchwały) zgromadzenie jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów. W takim przypadku jednak musi być prawidłowo pod względem formalnym zwołane.
A zatem należy skierować do każdego wspólnika zaproszenie na zgromadzenie, wysyłając je najpóźniej na dwa tygodnie przed planowaną datą zgromadzenia. Zaproszenie wysyłamy na ostatni znany spółce adres wspólnika. Nieodebranie prawidłowo awizowanej przesyłki należy uznawać za doręczenie., gdyż wystarczy, że wspólnik miał możliwość się z nią zapoznać. W zaproszeniu oznaczamy datę i miejsce zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad.
Bez względu na to ilu wspólników się stawi na zgromadzenie, będzie możliwość podejmowania uchwał. Dla uznania czy uchwała została podjęta liczymy bowiem wymaganą większość według głosów obecnych na zgromadzeniu a nie według wszystkich głosów w spółce.
2. Jeśli natomiast umowa spółki zawiera wymaganie określonego kworum, lub wymaganie takie wynika z kodeksu spółek handlowych (np. w sprawach dotyczących przekształcenia spółki) to nawet prawidłowo zwołane zgromadzenie nie jest władne podejmować uchwał, jeśli nie będzie na nim reprezentowane tyle udziałów ile wymagane kworum. W takim przypadku bierność wspólników lub wspólnika skutkująca brakiem kworum doprowadzi do paraliżu spółki i będzie najczęściej wymagało interwencji sądu.
Z powyższego płyną dwa podstawowe wnioski:
Należy ostrożnie konstruować umowę spółki w zakresie kworum. Jest to bowiem niebezpieczny instrument. Określenie kworum wymaga uprzednio dokładnej oceny warunków w konkretnej spółce i relacji pomiędzy wspólnikami, a także planów ewentualnego rozwoju spółki.
Trzeba również zadbać o prawidłowe zwoływanie zgromadzenia, aby mieć pewność, że podjęte uchwały będą miały moc obowiązującą.
