piątek, 19 października 2018

czy zmianę nazwiska trzeba zgłosić do KRS?

Zgodnie z art. 168 k.s.h., zarząd ma obowiązek zgłosić do KRS każdą zmianę w spółce dotyczącą danych zgłaszanych do tego rejestru. Zmiana powinna zostać zgłoszona w terminie 7 od daty jej zaistnienia. 

Głównym celem tego przepisu jest zachowanie aktualności rejestru. Aktualność ta ma znaczenie przede wszystkim dla osób trzecich, albowiem osoby te właśnie z rejestru mogą pozyskać dane o spółce. Ma też jednak nie mniejsze znaczenie dla samej spółki. Regulacja ta nie dotyczy bowiem jedynie zmian w zakresie samej spółki (zmiana umowy spółki, adresu itp), ale również szeregu drobnych na pozór zmian, które jednak mają doniosłe znaczenie praktyczne.

Zdarza się bowiem, że wspólnik, członek zarządu, rady nadzorczej albo prokurent zmieniają na przykład nazwisko lub, co zdarza się rzadziej, imię.

Pojawia się zatem wątpliwość, czy taka zmiana również podlega zgłoszeniu do sądu rejestrowego.

Odpowiedź jest twierdząca. 

Zmianę nazwiska osób wpisanych do KRS zarząd powinien zgłosić do sądu - zgodnie z art. 168 w związku z art. 166 § 1 pkt 5 i 6 k.s.h jeśli chodzi o spółkę z o.o. i art. 321 § 1 w związku z art. 318 pkt 7 i 8 k.s.h. w przypadku spółki akcyjnej.


I wbrew pozorom nie jest to regulacja pozbawiona sensu. Brak zaktualizowania rejestru - poza oczywistymi sankcjami określonymi w przepisach o Krajowym Rejestrze Sądowym - może bowiem powodować komplikacje dla wpisanych w nim osób w zwykłych codziennych czynnościach.

Przykładowo formalności na poczcie mogą być trudniejsze,albo wręcz niewykonalne albowiem dane Prezesa Zarządu spółki wskazane w jej/jego dowodzie osobistym nie będą zgadzać się z danymi Prezesa Zarządu spółki wynikającymi z aktualnego odpisu z KRS. 

Można oczywiście posiłkować się faktem, że nawet w przypadku zmiany nazwiska czy imienia bez zmian pozostaje ujawniony w KRS numer PESEL danej osoby. Nie mniej każdy, kto miał kiedykolwiek do czynienia z koniecznością wykazania umocowania do reprezentacji spółki - szczególnie przed urzędnikiem - wie, że w rzeczywistości logika ustępuje niestety procedurom. Tym samy argument ten niekoniecznie ma szansę na uznanie, a osobie wpisanej do KRS pozostaje wnioskowanie do zarządu o wpis zmiany w rejestrze. 






środa, 17 października 2018

forma umowy powierniczej w spółce z o.o.

Umowa powiernicza dotycząca nabycia udziałów w spółce z o.o. stanowi wygodną i przydatną, choć mało znaną i niezbyt popularną formę uelastycznienia możliwości działania biznesowego.

Umowa taka polega w uproszczeniu na zleceniu przez powierzającego (zlecającego) powiernikowi (zleceniobiorcy) nabyciu udziałów w spółce w imieniu własnym ale na rzecz powierzającego. 


A zatem powiernik staje się oficjalnie wspólnikiem spółki i wykonuje wszystkie związane z tym prawa. Zarówno przez spółkę, jak i wszystkie inne podmioty uważany jest za wspólnika spółki. Powiernik najczęściej otrzymuje za swoje usługi wynagrodzenie od powierzającego. Jest też na mocy umowy z powierzającym zobowiązany w określonych przypadkach do przeniesienia na niego własności udziałów oraz wydania wszystkiego, co uzyskał z tytułu udziału w spółce. 

Umowa taka może być przydatna w każdej sytuacji, w której powierzający formalnie nie może być wspólnikiem (np. obowiązują go zakazy konkurencji, nie chce oficjalnie działać w danej branży) a także wtedy, gdy nie chce, aby jego nazwisko było ujawnione w KRS czy też księdze udziałów.

Całokształt zadań powiernika, jego uprawnień a także rozliczeń stron oraz zasad przeniesienia na powierzającego własności udziałów regulować powinna umowa zawarta pomiędzy powiernikiem a powierzającym - umowa powiernicza.

Umowa taka nie jest szczegółowo uregulowana w kodeksie cywilnym - znajdą do niej zastosowanie przepisy dotyczące umowy zlecenia (art. 750 k.c.)

Pojawia się jednak pytanie, w jakiej formie powinno się zawrzeć taką umowę. Czy może być forma ustna, czy jednak pisemna, a może forma szczególna?

Rozróżnić trzeba w tym przypadku dwie sytuacje:

Jeśli umowa powiernicza zawiera postanowienia przenoszące własność udziałów w spółce (powierzający zbywa udziały na rzecz powiernika), to zgodnie z art. 180 k.s.h. dla uzyskania skutku przejścia udziałów wymaga zachowania formy pisemnej z podpisem notarialnie poświadczonym.

Jeśli jednak celem jest zachowanie anonimowości przez powierzającego (także względem spółki) to powyższe rozwiązanie jest bezcelowe.

Jeśli powierzający ma pozostać całkowicie anonimowym lepszym pomysłem jest zawarcie umowy przeniesienia własności udziałów w formie z podpisami notarialne poświadczonymi (będzie to czynność jawna) i dodatkowo osobnej umowy powierniczej, która nie zostanie ujawniona.

W takim przypadku sama umowa powiernicza nie musi być nawet pisemna, może mieć nawet formę ustną. Jednak ponieważ trudno sobie wyobrazić ewentualną możliwość uzyskania zwrotnego przeniesienia udziałów na siebie przez powierzającego bez dysponowania pisemną chociaż umową powierniczą, dlatego warto zachować choćby zwykłą formę pisemną.




środa, 3 października 2018

zmiany w spółce przez internet - 2018

Dzięki dopuszczeniu możliwości tworzenia spółek w oparciu o formularz udostępniony w systemie teleinformatycznym istnieje obecnie wiele ułatwień dla przedsiębiorców związanych z szeroko pojętymi zmianami w spółce.

Dotychczas większość czynności wymagała zaangażowania notariusza, złożenia papierowych wniosków do sądu itp. Wiązało się to z koniecznością poświęcenia czasu i posiadania stosownej wiedzy prawniczej.

Obecnie ustawodawca uczynił ukłon w stronę cyfryzacji dopuszczając szereg możliwości odstąpienia od dotychczasowych zasad na rzecz dokonywania czynności w spółkach za pośrednictwem internetu.


Dotyczy to jednakże wyłącznie spółek, które zostały utworzone w tzw. systemie S24, a więc za pomocą wzorca.

W przypadku takich spółek, za pośrednictwem systemu teleinformatycznego możliwe jest  :

1 zmiana umowy spółki - więcej na ten temat piszę tu: zmiana umowy spółki przez internet

2. podjęcie innych uchwał wspólników - w tym o:
  • rozwiązaniu spółki, 
  • zatwierdzeniu sprawozdania finansowego, 
  • podziału zysku, 
  • pokryciu straty, 
  • dobrowolnym umorzeniu udziału, 
  • zmianie składu zarządu, 
  • zmianie składu rady nadzorczej,
  • udzielenie zgody na zbycie udziałów, 
  • dalszym istnieniu spółki,
3. zbycie udziałów - w tym przypadku, poprzez sprzedaż

4.podjęcie uchwał przez zarząd- w tym o: 
  • ustanowieniu prokury,
  • zmiana adresu spółki,
  • utworzeniu oddziały spółki,
6. powołanie pełnomocnika do reprezentowania spółki w umowie lub sporze z członkiem zarządu

Powyższe decyzje podejmowane są za pomocą formularza i podpisywane przez stosowne osoby (wspólników, członków zarządu) osobistymi kwalifikowanymi podpisami elektronicznymi albo profilami zaufanymi ePUAP.

Zmiany są zgłaszane do sądu rejestrowego również za pośrednictwem internetu, co pomaga uniknąć błędów w drukach i oszczędza wizyty w biurze podawczym.

Jak widać zatem jest to opcja wygodna, albowiem pozwala zaoszczędzić czas. Na pewno okaże się przydatna dla wielu firm, niewymagających skomplikowanych działań prawnych.


wtorek, 2 października 2018

zmiana umowy spółki z o.o. przez internet

Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, do zmiany umowy spółki co do zasady wymagane jest podjęcie stosownej uchwały przez Zgromadzenie Wspólników oraz wpis do rejestru (rejestracja tej zmiany w KRS)


Obecnie tryb przeprowadzenia zmiany umowy spółki zależy od tego, czy spółka powstała w sposób tzw: "tradycyjny" - czyli poprzez zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego, czy też z użyciem tzw. "procedury S24" -  a więc w całości przez internet za pomocą udostępnionego wzorca umowy spółki.

1. spółki założone poprzez umowę w formie aktu notarialnego:

do zmiany umowy takiej spółki wymagane jest:

- podjęcie uchwały w formie aktu notarialnego;

- zgłoszenie zmiany w KRS w terminie 6 miesięcy od daty podjęcia uchwały;

- wpis do KRS.

W tym trybie można w sposób dowolny zmieniać umowę spółki. Nie ma w tym względzie żadnych ograniczeń z wyjątkiem ograniczeń wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

W głosowaniu nad uchwałą nie muszą brać udziału wszyscy wspólnicy.  Jeśli Zgromadzenie Wspólników zostało prawidłowo zwołane zgromadzenie jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów.

Zgłoszenie zmiany umowy spółki do KRS powinno nastąpić w terminie 6 miesięcy od daty podjęcia uchwały. Jeśli zarząd w tym terminie nie zgłosi zmiany do sądu, uchwała o zmianie umowy spółki traci moc prawną i zmiany nie wchodzą w życie.

Nowa treść umowy spółki staje się jednak wiążąca dopiero od momentu wpisu zmian przez sąd. Wpis ma charakter konstytutywny.

2. spółki S 24

Zmiana umowy spółki powstałej przy wykorzystaniu wzorca może nastąpić w formie tradycyjnej, tj. poprzez zmianę umowy w formie aktu notarialnego. Zastosowanie będzie miała wówczas cała procedura opisana w punkcie 1 powyżej

Istnieje jednak również możliwość zmiany umowy w zakresie jej postanowień zmiennych, poprzez wykorzystanie wzorca uchwały o zmianie umowy spółki. W takim przypadku cała procedura może odbyć się za pomocą internetu, a zatem udział notariusza jest zbędny. 

Koniecznym jest jednak, aby w głosowaniu wzięli udział wszyscy wspólnicy i każdy ze wspólników posiadał kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP.

W tym trybie  można zmienić wyłącznie następujące zapisy:

- nazwę (firmę);

- siedzibę;

- przedmiot działalności;

- wysokość kapitału spółki;

- liczbę i wartość udziałów w spółce;

- wprowadzenie lub usunięcie możliwości umorzenia udziału;

- wprowadzenie lub usunięcie wymagania zgody spółki na zbycie i zastawienie udziału;

- ustalenie kwestii wykonywania prawa głosu z zastawionego udziału;

-wprowadzenie albo usunięcie upoważnienia dla zarządu do wypłacania wspólnikom zaliczek na poczet dywidendy;

- ustanowienie/likwidacja Rady Nadzorczej;

- sposób reprezentacji;

- skład zarządu;

- skład Rady Nadzorczej jeśli ją powołano;

- wprowadzenie albo usunięcie wymagania uchwały wspólników do dokonania czynności o wartości przewyższającej dwukrotność kapitału zakładowego.

Zmiana umowy spółki w każdym innym zakresie, niż katalog wymieniony powyżej wymaga zachowania procedury z punktu 1.

Uchwała podjęta poprzez wykorzystanie wzorca powinna zostać zgłoszona do KRS w terminie 7 dni od daty jej podjęcia. Zgłoszenia dokonuje zarząd za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Brak zgłoszenia uchwały w tym terminie powoduje, że uchwała traci moc prawną i zmiana nie zostanie wpisana przez sąd.

Zmiana umowy spółki dokonana w tym trybie jest skuteczna od momentu wpisu. W tej procedurze wpis ma również charakter konstytutywny.

A zatem każde z powyższych  rozwiązań ma swoje plusy i minusy.

- Zmiana notarialna jest droższa (wymaga poniesienia kosztów taksy notarialnej) ale można w taki sposób dopasować treść umowy spółki w pełni do własnych wymagań i jest to możliwe nawet bez udziału wszystkich wspólników.

- Zmiana przez S24 jest tańsza, ale ogranicza zakres możliwych zmian i wymaga zaangażowania wszystkich wspólników.


piątek, 28 września 2018

jak skutecznie zwołać zgromadzenie wspólników

Zgromadzenie wspólników jest głównym organem w spółce z o.o. Oprócz tego, że musi być zwołane co najmniej raz w roku w celu podjęcia obowiązkowych decyzji ekonomicznych, musi się co do zasady odbyć też w każdym przypadku, gdy konieczne jest podjęcie decyzji, która nie leży w strefie kompetencji zarządu. 

Są to przede wszystkim decyzje dotyczące:
  • zmiany umowy spółki, 
  • podwyższenia kapitału spółki w trybie dotychczasowych postanowień umowy spółki, 
  • zmiana składu osobowego organów spółki,
  • udzielenie zgody na zbycie lub nabycie nieruchomości 

Zgromadzenie może się odbyć bez formalnego zwołania - gdy wszyscy wspólnicy są na nim obecni. I taki sposób jest najwygodniejszy w przypadku spółek, w których działalności wszyscy wspólnicy uczestniczą bezpośrednio i nie ma między nimi zasadniczych sporów.

Co jednak zrobić, gdy któryś ze wspólników przestał się interesować spółką, lub też celowo unika kontaktu i nie bierze udziału w zgromadzeniach. Czy w takiej sytuacji spółce grozi paraliż decyzyjny?

Wszystko zależy od zapisów w umowie spółki i od materii, o  jakiej ma zdecydować zgromadzenie 

1. Jeśli umowa spółki nie zawiera zapisu dotyczącego kworum (czyli wymaganej minimalnej liczby udziałów obecnych na zgromadzeniu dla uznania, że może ono podejmować uchwały) zgromadzenie jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów. W takim przypadku jednak musi być prawidłowo pod względem formalnym zwołane.

A zatem należy skierować do każdego wspólnika zaproszenie na zgromadzenie, wysyłając je najpóźniej na dwa tygodnie przed planowaną datą zgromadzenia. Zaproszenie wysyłamy na ostatni znany spółce adres wspólnika. Nieodebranie prawidłowo awizowanej przesyłki należy uznawać za doręczenie., gdyż wystarczy, że wspólnik miał możliwość się z nią zapoznać. W zaproszeniu oznaczamy datę i miejsce zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad.

Bez względu na to ilu wspólników się stawi na zgromadzenie, będzie możliwość podejmowania uchwał. Dla uznania czy uchwała została podjęta liczymy bowiem wymaganą większość według głosów obecnych na zgromadzeniu a nie według wszystkich głosów w spółce.

2. Jeśli natomiast umowa spółki zawiera wymaganie określonego kworum, lub wymaganie takie wynika z kodeksu spółek handlowych (np. w sprawach dotyczących przekształcenia spółki) to nawet prawidłowo zwołane zgromadzenie nie jest władne podejmować uchwał, jeśli nie będzie na nim reprezentowane tyle udziałów ile wymagane kworum. W takim przypadku bierność wspólników lub wspólnika skutkująca brakiem kworum doprowadzi do paraliżu spółki i będzie najczęściej wymagało interwencji sądu.

Z powyższego płyną dwa podstawowe wnioski: 

Należy ostrożnie konstruować umowę spółki w zakresie kworum. Jest to bowiem niebezpieczny instrument. Określenie kworum wymaga uprzednio dokładnej oceny warunków w konkretnej spółce i relacji pomiędzy wspólnikami, a także planów ewentualnego rozwoju spółki. 

Trzeba również zadbać o prawidłowe zwoływanie zgromadzenia, aby mieć pewność, że podjęte uchwały będą miały moc obowiązującą. 

czwartek, 12 lipca 2018

sprawozdanie finansowe - obowiązki zarządu

W tym roku, w związku ze zmianami dotyczącymi składania sprawozdań finansowych spółek do KRS (likwidacja możliwości złożenia ich w formie papierowej), zagadnienie obowiązków zarządu związanych z tymi sprawozdaniami budzi większe niż zwykle zainteresowanie przedsiębiorców.

Wobec tego poniżej zamieszczam informacje, jakie obowiązki związane ze sprawozdaniem finansowym ma zarząd:

1. zarząd ma obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe. 

Musi to zrobić w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego (a zatem w większości przypadków do końca marca danego roku za rok poprzedni).

2. zarząd ma obowiązek zwołać Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników (ZZW) w celu zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz podjęcia decyzji w sprawie zysku lub straty. 

Musi to robić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego (a zatem najczęściej do końca czerwca danego roku).

3. zarząd ma obowiązek zgłosić sprawozdanie finansowe do KRS

Musi to zrobić w terminie 15 od daty jego zatwierdzenia przez ZZW.

4. zarząd ma obowiązek zgłosić sprawozdanie finansowe do właściwego Urzędu Skarbowego

Musi to zrobić w terminie 10 dni od daty jego zatwierdzenia przez ZZW.

Są to sytuacje typowe. Ale zdarzają się też i to nawet dość sytuacji wyjątkowe, które nasuwają wiele wątpliwości:

Jeśli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone przez ZZW gdyż:

- nie udało się go skutecznie zwołać,
- wspólnicy odmówili  zatwierdzenia sprawozdania finansowego ze względu na błędy w nim albo z innego powodu,
- tudzież pojawiła się jakaś inna okoliczność uniemożliwiająca zatwierdzenie tego sprawozdania

zarząd ma obowiązek złożyć je do sądu w terminie 15 dni od daty, w której powinno być zatwierdzone (czyli najczęściej do 15 lipca danego roku za rok poprzedni), a następnie - jeśli zostanie zatwierdzone -  złożyć je ponownie wraz ze stosownymi uchwałami w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia.

Jeśli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone, zarząd nie ma obowiązku zgłoszenia go do Urzędu Skarbowego. Zgłoszeniu podlega wyłącznie zatwierdzone sprawozdanie finansowe. Dokonuje tego zarząd w terminie 10 dni od jego zatwierdzenia.

Jeśli natomiast już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego ujawniły się okoliczności wskazujące na to, że sprawozdanie jest błędne to niestety nie ma możliwości jego korekty. Nowe okoliczności uwzględnia się odpowiednio w sprawozdaniu finansowym w kolejnym roku.

Tym samym:

- brak możliwości skontaktowania się ze wspólnikami,
- brak możliwości skutecznego zwołania zgromadzenia wspólników,
- albo też istnienie uchwały ZZW odmawiającej zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki
- niezatwierdzenie sprawozdania finansowego z jakiejkolwiek innej przyczyny

nie zwalniają zarządu z odpowiedzialności za niezłożenie w terminie sprawozdania do KRS. W celu uniknięcia konsekwencji, w każdym takim przypadku należy złożyć do sądu niezatwierdzone sprawozdanie finansowe, po czym kontynuować działania zmierzające do skutecznego jego zatwierdzenia przez ZZW.

Jeśli natomiast istnieją wątpliwości, co do prawidłowości sprawozdania finansowego, lepszym rozwiązaniem jest terminowe złożenie tego sprawozdania bez jego zatwierdzenia, a dopiero następnie dokonanie poprawek, zatwierdzenie i złożenie do sądu w prawidłowej wersji.


czwartek, 7 czerwca 2018

złożenie sprawozdania finansowego za rok 2017 i lata następne

Jeszcze niewielu przedsiębiorców zdaje sobie sprawę z tego, jak ogromną rewolucję przeprowadził ustawodawca wprowadzając zmiany w zasadach składania sprawozdań finansowych do KRS.

Od dnia 15 marca 2018 nie ma już możliwości złożenia papierowego wniosku o przyjęcie sprawozdania finansowego. Wszystkie dokumenty finansowe bowiem mogą być składane wyłącznie do tzw. Repozytorium Dokumentów Finansowych. 


Złożenie następuje drogą elektroniczną, przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub profilu zaufanego ePUAP. Takie złożenie dokumentów jest bezpłatne. 
Do 30 września dopuszczalna jest jeszcze możliwość złożenia sprawozdania finansowego przez system S24 (wniosek płatny), ale do tego również wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Poniżej przedstawiam zatem zbiorczo podstawowe zasady związane ze składaniem sprawozdań do KRS:

1. sprawozdanie za rok 2017 i poprzednie - składane do dnia 30.09.2018 r.
  • może być złożone przez konto w systemie S24;
  • dokumenty finansowe mogą być złożone w formie kopii podpisanych kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę upoważnioną do reprezentacji spółki, której PESEL wpisany jest do KRS;
  • teoretycznie może zostać złożone również przez pełnomocnika procesowego po spełnieniu kilku warunków;
  • może też być złożone przez konto w Repozytorium Dokumentów Finansowych, ale musi zostać podpisane przez co najmniej jedną osobę upoważnioną do reprezentacji spółki, której PESEL wpisany jest do KRS


2. sprawozdanie składane po dniu  30.09.2018 r.
  • musi zostać złożone przez konto w Repozytorium Dokumentów Finansowych;
  • musi zostać podpisane kwalifikowanym podpisem elektronicznym lub profilem zaufanym ePUAP przez co najmniej jedną osobę upoważnioną do reprezentacji spółki, której PESEL wpisany jest do KRS;
  • nie może być zgłoszone przez pełnomocnika procesowego


Pojawiają się zatem następujące problemy:
  • Członkowie zarządu spółki muszą posiadać kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP;
  • co do zasady nie można zlecić reprezentacji w takiej sprawie adwokatowi;
  • w przypadku nieposiadania numeru PESEL przez żadną osobę wpisaną do KRS, przed złożeniem sprawozdania koniecznym jest: 
  1. wystąpienie przez nią o nadanie tego numeru, 
  2. wpisanie zmiany danych takiej osoby do KRS, 
  3. uzyskanie przez tę osobę profilu zaufanego ePUAP lub kwalifikowanego podpisu elektronicznego
  • w przypadku zmian w zarządzie przed złożeniem sprawozdania konieczne jest wpisanie tych zmian przez sąd

Wobec tego, każdy cudzoziemiec zasiadający w zarządzie polskiej spółki powinien wystąpić o nadanie numeru PESEL. Jest to zapewne celowe działanie ustawodawcy, zmierzające do zwiększenia możliwości uchwycenia osób zarządzających spółkami, nie mniej wydaje się, iż przydałaby się jakaś akcja informacyjna w tym zakresie. 

Oczywistym jest, że większość przedsiębiorców o zmianie dowie się niestety dopiero otrzymując zwroty wniosków z sądu. Będzie już rzecz jasna już po terminie składania sprawozdań i dopiero wówczas rozpocznie się dramatyczny wyścig z czasem. 

Pamiętajmy, że w trakcie miesięcy wakacyjnych sądy rejestrowe i tak mają podwójną pracę i połowiczną obsadę, więc można sobie tylko wyobrazić jakie będą tego konsekwencje.

Ciekawe też, w jakim czasie będą nadawane numery PESEL cudzoziemcom, albowiem skala problemu jest ogromna.

Czas pokaże jak cały system będzie działać, ale jak na razie po ponad miesiącu funkcjonowania Repozytorium opinie są