kto podpisuje zaproszenie na zgromadzenie wspólników spółki z o.o.

Zgromadzenie Wspólników w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością zwoływane jest co do zasady przez zarząd spółki. Ta kwestia nie budzi wątpliwości. 

Pojawia się jednak w związku z tym pytanie, czy zaproszenie na zwołane uprzednio przez odpowiedni podmiot Zgromadzenie Wspólników musi zostać podpisane i nadane (wysłane) przez zarząd? 

Wymaganie podpisania i wysłania zaproszeń przez zarząd może być nieco kłopotliwe w sytuacji, w której wspólników jest wielu, a ta czynność techniczna wymaga czasu. Niejednokrotnie wygodniej byłoby, gdyby zaproszenia zredagował i podpisał wyznaczony pracownik sekretariatu albo inna osoba z administracji spółki. 

W tej sytuacji jednak nasuwa się wątpliwość, czy taka forma zwołania będzie skuteczna w świetle art. 238 § 1 k.s.h.?

Zgodnie z dominującym poglądem, proces zwołania Zgromadzenia Wspólników należy podzielić na dwa etapy. Pierwszym etapem jest podjęcie decyzji o zwołaniu takiego zgromadzenia. W tej fazie konieczne jest działanie organu uprawnionego do zwołania zgromadzenia, a zatem w praktyce decyzja zarządu spółki. Jeśli zarząd jest wieloosobowy, decyzja o zwołaniu zgromadzenia powinna przybrać formę stosownej uchwały.

Drugim natomiast etapem, uznawanym za etap "techniczny", jest czynność zwołania zgromadzenia, poprzez nadanie zaproszeń przesyłką poleconą, zgodnie z art. 238 k.s.h. 

W tej fazie czynności w imieniu spółki mogą być dokonywane przez jakąkolwiek osobę działającą z upoważnienia zarządu. A zatem zaproszenie takie może podpisać i nadać jeden z członków zarządu spółki, wszyscy członkowie zarządu, prokurent spółki, a nawet pracownik sekretariatu czy też asystent zarządu. Zgromadzenie zwołane w ten sposób będzie ważne pod warunkiem oczywiście spełnienia wszystkich wymagań ustawowych co do jego treści i terminu zwołania.

Tak słusznie orzekł Sąd Apelacyjny w Poznaniu  w wyroku z dnia 22.09.2010 roku w sprawie o sygnaturze I ACa 613/10.  "Organ uprawniony do zwołania zgromadzenia „sensu stricte” nie może tego uprawnienia scedować na osobę trzecią np. w drodze pełnomocnictwa. Natomiast nie ma przeszkód, aby taka osoba (np. pracownik spółki) podpisała się pod zaproszeniem na zgromadzenie, wysyłanym do wspólników, byleby tylko z jego treści wynikało, że działa ona z upoważnienia organu uprawnionego do zwołania zgromadzenia." 

Oczywiście powyższe nie oznacza, że dowolna osoba może zdecydować o zwołaniu zgromadzenia. W tym zakresie należy zawsze działać zgodnie z umową spółki i Kodeksem spółek handlowych.

zmiana umowy spółki z o.o. przez internet

Zgodnie z Kodeksem spółek handlowych, do zmiany umowy spółki co do zasady wymagane jest podjęcie stosownej uchwały przez Zgromadzenie Wspólników oraz wpis do rejestru (rejestracja tej zmiany w KRS)

Obecnie tryb przeprowadzenia zmiany umowy spółki zależy od tego, czy spółka powstała w sposób tzw: "tradycyjny" - czyli poprzez zawarcie umowy spółki w formie aktu notarialnego, czy też z użyciem tzw. "procedury S24" -  a więc w całości przez internet za pomocą udostępnionego wzorca umowy spółki.

1. spółki założone poprzez umowę w formie aktu notarialnego:

do zmiany umowy takiej spółki wymagane jest:

- podjęcie uchwały w formie aktu notarialnego;

- zgłoszenie zmiany w KRS w terminie 6 miesięcy od daty podjęcia uchwały;

- wpis do KRS.

W tym trybie można w sposób dowolny zmieniać umowę spółki. Nie ma w tym względzie żadnych ograniczeń z wyjątkiem ograniczeń wynikających z bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.

W głosowaniu nad uchwałą nie muszą brać udziału wszyscy wspólnicy.  Jeśli Zgromadzenie Wspólników zostało prawidłowo zwołane zgromadzenie jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów.

Zgłoszenie zmiany umowy spółki do KRS powinno nastąpić w terminie 6 miesięcy od daty podjęcia uchwały. Jeśli zarząd w tym terminie nie zgłosi zmiany do sądu, uchwała o zmianie umowy spółki traci moc prawną i zmiany nie wchodzą w życie.

Nowa treść umowy spółki staje się jednak wiążąca dopiero od momentu wpisu zmian przez sąd. Wpis ma charakter konstytutywny.

2. spółki S 24

Zmiana umowy spółki powstałej przy wykorzystaniu wzorca może nastąpić w formie tradycyjnej, tj. poprzez zmianę umowy w formie aktu notarialnego. Zastosowanie będzie miała wówczas cała procedura opisana w punkcie 1 powyżej

Istnieje jednak również możliwość zmiany umowy w zakresie jej postanowień zmiennych, poprzez wykorzystanie wzorca uchwały o zmianie umowy spółki. W takim przypadku cała procedura może odbyć się za pomocą internetu, a zatem udział notariusza jest zbędny. 

Koniecznym jest jednak, aby w głosowaniu wzięli udział wszyscy wspólnicy i każdy ze wspólników posiadał kwalifikowany podpis elektroniczny lub profil zaufany ePUAP.

W tym trybie  można zmienić wyłącznie następujące zapisy:

- nazwę (firmę);

- siedzibę;

- przedmiot działalności;

- wysokość kapitału spółki;

- liczbę i wartość udziałów w spółce;

- wprowadzenie lub usunięcie możliwości umorzenia udziału;

- wprowadzenie lub usunięcie wymagania zgody spółki na zbycie i zastawienie udziału;

- ustalenie kwestii wykonywania prawa głosu z zastawionego udziału;

-wprowadzenie albo usunięcie upoważnienia dla zarządu do wypłacania wspólnikom zaliczek na poczet dywidendy;

- ustanowienie/likwidacja Rady Nadzorczej;

- sposób reprezentacji;

- skład zarządu;

- skład Rady Nadzorczej jeśli ją powołano;

- wprowadzenie albo usunięcie wymagania uchwały wspólników do dokonania czynności o wartości przewyższającej dwukrotność kapitału zakładowego.

Zmiana umowy spółki w każdym innym zakresie, niż katalog wymieniony powyżej wymaga zachowania procedury z punktu 1.

Uchwała podjęta poprzez wykorzystanie wzorca powinna zostać zgłoszona do KRS w terminie 7 dni od daty jej podjęcia. Zgłoszenia dokonuje zarząd za pośrednictwem systemu teleinformatycznego. Brak zgłoszenia uchwały w tym terminie powoduje, że uchwała traci moc prawną i zmiana nie zostanie wpisana przez sąd.

Zmiana umowy spółki dokonana w tym trybie jest skuteczna od momentu wpisu. W tej procedurze wpis ma również charakter konstytutywny.

A zatem każde z powyższych  rozwiązań ma swoje plusy i minusy.

- Zmiana notarialna jest droższa (wymaga poniesienia kosztów taksy notarialnej) ale można w taki sposób dopasować treść umowy spółki w pełni do własnych wymagań i jest to możliwe nawet bez udziału wszystkich wspólników.

- Zmiana przez S24 jest tańsza, ale ogranicza zakres możliwych zmian i wymaga zaangażowania wszystkich wspólników.

jak skutecznie zwołać zgromadzenie wspólników

Zgromadzenie wspólników jest głównym organem w spółce z o.o. Oprócz tego, że musi być zwołane co najmniej raz w roku w celu podjęcia obowiązkowych decyzji ekonomicznych, musi się co do zasady odbyć też w każdym przypadku, gdy konieczne jest podjęcie decyzji, która nie leży w strefie kompetencji zarządu. 

Są to przede wszystkim decyzje dotyczące:

• zmiany umowy spółki, 
• podwyższenia kapitału spółki w trybie dotychczasowych postanowień umowy spółki, 
• zmiana składu osobowego organów spółki,
• udzielenie zgody na zbycie lub nabycie nieruchomości 

Zgromadzenie może się odbyć bez formalnego zwołania - gdy wszyscy wspólnicy są na nim obecni. I taki sposób jest najwygodniejszy w przypadku spółek, w których działalności wszyscy wspólnicy uczestniczą bezpośrednio i nie ma między nimi zasadniczych sporów.

Co jednak zrobić, gdy któryś ze wspólników przestał się interesować spółką, lub też celowo unika kontaktu i nie bierze udziału w zgromadzeniach. Czy w takiej sytuacji spółce grozi paraliż decyzyjny?

Wszystko zależy od zapisów w umowie spółki i od materii, o  jakiej ma zdecydować zgromadzenie 

1. Jeśli umowa spółki nie zawiera zapisu dotyczącego kworum (czyli wymaganej minimalnej liczby udziałów obecnych na zgromadzeniu dla uznania, że może ono podejmować uchwały) zgromadzenie jest ważne bez względu na liczbę reprezentowanych na nim udziałów. W takim przypadku jednak musi być prawidłowo pod względem formalnym zwołane.

A zatem należy skierować do każdego wspólnika zaproszenie na zgromadzenie, wysyłając je najpóźniej na dwa tygodnie przed planowaną datą zgromadzenia. Zaproszenie wysyłamy na ostatni znany spółce adres wspólnika. Nieodebranie prawidłowo awizowanej przesyłki należy uznawać za doręczenie., gdyż wystarczy, że wspólnik miał możliwość się z nią zapoznać. W zaproszeniu oznaczamy datę i miejsce zgromadzenia oraz szczegółowy porządek obrad.

Bez względu na to ilu wspólników się stawi na zgromadzenie, będzie możliwość podejmowania uchwał. Dla uznania czy uchwała została podjęta liczymy bowiem wymaganą większość według głosów obecnych na zgromadzeniu a nie według wszystkich głosów w spółce.

2. Jeśli natomiast umowa spółki zawiera wymaganie określonego kworum, lub wymaganie takie wynika z kodeksu spółek handlowych (np. w sprawach dotyczących przekształcenia spółki) to nawet prawidłowo zwołane zgromadzenie nie jest władne podejmować uchwał, jeśli nie będzie na nim reprezentowane tyle udziałów ile wymagane kworum. W takim przypadku bierność wspólników lub wspólnika skutkująca brakiem kworum doprowadzi do paraliżu spółki i będzie najczęściej wymagało interwencji sądu.

Z powyższego płyną dwa podstawowe wnioski: 

Należy ostrożnie konstruować umowę spółki w zakresie kworum. Jest to bowiem niebezpieczny instrument. Określenie kworum wymaga uprzednio dokładnej oceny warunków w konkretnej spółce i relacji pomiędzy wspólnikami, a także planów ewentualnego rozwoju spółki. 

Trzeba również zadbać o prawidłowe zwoływanie zgromadzenia, aby mieć pewność, że podjęte uchwały będą miały moc obowiązującą. 

sprawozdanie finansowe - obowiązki zarządu

W tym roku, w związku ze zmianami dotyczącymi składania sprawozdań finansowych spółek do KRS (likwidacja możliwości złożenia ich w formie papierowej), zagadnienie obowiązków zarządu związanych z tymi sprawozdaniami budzi większe niż zwykle zainteresowanie przedsiębiorców.

Wobec tego poniżej zamieszczam informacje, jakie obowiązki związane ze sprawozdaniem finansowym ma zarząd:

1. zarząd ma obowiązek sporządzić sprawozdanie finansowe. 

Musi to zrobić w terminie 3 miesięcy od dnia bilansowego (a zatem w większości przypadków do końca marca danego roku za rok poprzedni).

2. zarząd ma obowiązek zwołać Zwyczajne Zgromadzenie Wspólników (ZZW) w celu zatwierdzenia sprawozdania finansowego oraz podjęcia decyzji w sprawie zysku lub straty. 

Musi to robić w terminie 6 miesięcy od dnia bilansowego (a zatem najczęściej do końca czerwca danego roku).

3. zarząd ma obowiązek zgłosić sprawozdanie finansowe do KRS. 

Musi to zrobić w terminie 15 od daty jego zatwierdzenia przez ZZW.

4. zarząd ma obowiązek zgłosić sprawozdanie finansowe do właściwego Urzędu Skarbowego. 

Musi to zrobić w terminie 10 dni od daty jego zatwierdzenia przez ZZW.

Są to sytuacje typowe. Ale zdarzają się też i to nawet dość sytuacji wyjątkowe, które nasuwają wiele wątpliwości:

Jeśli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone przez ZZW gdyż:

- nie udało się go skutecznie zwołać,
- wspólnicy odmówili  zatwierdzenia sprawozdania finansowego ze względu na błędy w nim albo z innego powodu,
- tudzież pojawiła się jakaś inna okoliczność uniemożliwiająca zatwierdzenie tego sprawozdania

zarząd ma obowiązek złożyć je do sądu w terminie 15 dni od daty, w której powinno być zatwierdzone (czyli najczęściej do 15 lipca danego roku za rok poprzedni), a następnie - jeśli zostanie zatwierdzone -  złożyć je ponownie wraz ze stosownymi uchwałami w terminie 15 dni od daty zatwierdzenia.

Jeśli sprawozdanie finansowe nie zostało zatwierdzone, zarząd nie ma obowiązku zgłoszenia go do Urzędu Skarbowego. Zgłoszeniu podlega wyłącznie zatwierdzone sprawozdanie finansowe. Dokonuje tego zarząd w terminie 10 dni od jego zatwierdzenia.

Jeśli natomiast już po zatwierdzeniu sprawozdania finansowego ujawniły się okoliczności wskazujące na to, że sprawozdanie jest błędne to niestety nie ma możliwości jego korekty. Nowe okoliczności uwzględnia się odpowiednio w sprawozdaniu finansowym w kolejnym roku.

Tym samym:

- brak możliwości skontaktowania się ze wspólnikami,
- brak możliwości skutecznego zwołania zgromadzenia wspólników,
- albo też istnienie uchwały ZZW odmawiającej zatwierdzenia sprawozdania finansowego spółki
- niezatwierdzenie sprawozdania finansowego z jakiejkolwiek innej przyczyny

nie zwalniają zarządu z odpowiedzialności za niezłożenie w terminie sprawozdania do KRS. W celu uniknięcia konsekwencji, w każdym takim przypadku należy złożyć do sądu niezatwierdzone sprawozdanie finansowe, po czym kontynuować działania zmierzające do skutecznego jego zatwierdzenia przez ZZW.

Jeśli natomiast istnieją wątpliwości, co do prawidłowości sprawozdania finansowego, lepszym rozwiązaniem jest terminowe złożenie tego sprawozdania bez jego zatwierdzenia, a dopiero następnie dokonanie poprawek, zatwierdzenie i złożenie do sądu w prawidłowej wersji.

kiedy wymagana jest zgoda wspólnika spółki na podjęcie uchwały.

Obecnie zasadą jest podejmowanie decyzji przez zgromadzenie wspólników spółek kapitałowych większością głosów. W zależności od rodzaju sprawy większość ta jest różnie określona przez kodeks spółek handlowych: jako bezwzględna większość, większość 2/3, 3/4 głosów, etc. Dodatkowo umowa spółki  może przewidywać w zasadzie nieograniczone modyfikacje - zarówno większości niezbędnej do podjęcia danej uchwały, jak i wymaganego kworum.

Jest natomiast jedno ważne ograniczenie, o którym niewiele osób pamięta, a które zakłada  konieczność uzyskania zgody wspólnika na podjęcie uchwały. W takich przypadkach do podjęcia uchwały nie wystarczy większość głosów jeśli każdy ze wspólników, których uchwała dotyczy nie wyrazi na jej podjęcia wyraźnej zgody. Bez takiej zgody uchwały nie ma i nie będzie ona wywoływała żadnych skutków prawnych.

Zgodnie z art. 246 § 3 k.s.h.  uchwała, która dotyczy zmiany umowy spółki i ma na celu zwiększenie świadczenia wspólników lub uszczuplająca prawa udziałowe bądź prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom, wymaga zgody wszystkich wspólników, których dotyczy.

Zapis ten powoduje wiele komplikacji, albowiem ustawodawca zrezygnował z enumeratywnego wyliczenia przypadków, w których wymagana jest zgoda wspólnika, wprowadził natomiast ogólne kategorie uchwał o zmianie umowy spółki, do podjęcia których większość głosów nie wystarczy.

Mamy zatem trzy kategorie uchwał o zmianie umowy spółki, które należy wziąć pod uwagę:

1. uchwala, która zwiększa świadczenia wspólników względem spółki. np.:

• wprowadzenie dopłat (ale już nie określenie konkretnych dopłat przewidzianych w umowie spółki);
• wprowadzenie obowiązku świadczenia usług na rzecz spółki.

2. uchwała, która uszczupla prawa udziałowe wspólnika, np.:

• zmiana proporcji udziału wspólnika w zysku;
• wyłączenie indywidualnego prawa kontroli wspólnika;
• zniesienie prawa pierwszeństwa nabycia udziałów wspólnika występującego ze spółki;
• zniesienie prawa pierwszeństwa objęcia nowych udziałów w podwyższonym kapitale zakładowym;
• uprzywilejowanie udziałów innych wspólników.

3. uchwała, która uszczupla prawa przyznane osobiście poszczególnym wspólnikom np.:

• uchylenie prawa wspólnika do powoływania członka zarządu;
• uchylenie uprzywilejowania wspólnika w zakresie dywidendy.

Zgodnie z aktualnym orzecznictwem w tym zakresie natomiast nie wymagają zgody wspólnika:

• uchwała o możliwości umorzenia udziałów;
• uchwała o podwyższeniu kapitału zakładowego spółki;
• wprowadzenie zakazu konkurencji dla wszystkich wspólników.

Tożsama regulacja dotyczy spółki akcyjnej (art. 415 § 1 k.s.h.) z tą tylko różnicą, że zgodnie z tym przepisem zgody wymaga uchwała, która mieści się w kategorii 1 i 3, w spółce akcyjnej natomiast  nie ma odniesienia do kategorii 2, a to wynika ze szczególnej specyfiki tej spółki.

Jak widać, należałoby zatem za każdym razem badać, czy planowana uchwała jest jedną z uchwał, znajdujących się w trzech powyższych kategoriach, albowiem nie da się jednoznacznie i dokładnie określić z góry, których uchwał to dotyczy. Jest to zależne zarówno od treści uchwały, jak i konkretnych stosunków w danej spółce. 

Jeśli planowana uchwała okaże się być uchwałą, do podjęcia której konieczne jest uzyskanie zgody wspólnika, bez tej zgody uchwała nie może być skutecznie podjęta. 

Oczywiście nie należy zapominać, że sama zgoda to za mało i do podjęcia uchwały oprócz zgody potrzebna też jest wymagana liczba głosów "za", a o tym często się zapomina Może się zatem zdarzyć, że pomimo wyrażenia przez zainteresowanych wspólników zgód uchwała nie zostanie podjęta z powodu braku wymaganej większości głosów. 

uchwała z późniejszą datą jej wejścia w życie

Obserwuję w ostatnim czasie, iż częstym problemem praktycznym okazuje się być kwestia możliwości podjęcia w spółce uchwały przy określeniu późniejszego momentu jej wejścia w życie.

Zagadnienie wydaje się proste, albowiem to przecież wspólnicy - co do zasady swobodnie - decydują o treści uchwał, nie mniej jak się okazuje ta rzekoma prostota może być myląca.

Aby dokonać odpowiedzi na pytanie, czy taka czynność jest w ogóle możliwa, należy uchwały w spółce podzielić na dwie grupy: 

• pierwszą z nich są uchwały dotyczące zmiany umowy spółki, oraz uchwały podwyższające kapitał spółki bez zmiany umowy;
• drugą grupę natomiast stanowią uchwały w innych sprawach.

I tak, jeśli chodzi o drugą grupę, tj. grupę uchwał, dla których skuteczności ustawa nie wymaga wpisu do KRS (a zatem uchwał, których wpis do KRS ma charakter deklaratoryjny) w mojej ocenie nie ma żadnych przeszkód, aby ich obowiązywanie było odroczone w czasie. Tym samym wspólnicy mogą skutecznie zdecydować np. dziś o zmianie składu osobowego organów spółki, który nastąpi od 1.01.2018 r. 

Należy jednak pamiętać, że w takim przypadku termin 7 dni na zgłoszenie faktu zmiany składu osobowego organów spółki do KRS liczymy od dnia wejścia w życie takiej uchwały (a zatem w naszym przykładzie od  1.01.2018 r.), a nie od dnia jej podjęcia.

Jeśli natomiast chodzi o uchwały z grupy pierwszej, tj. uchwały, które zgodnie z k.s.h. są skuteczne z dniem ich wpisu do rejestru (a zatem uchwał, których wpis do KRS ma charakter konstytutywny), nie ma możliwości określenia daty ich wejścia w życie. Przyjmuje się, że datą ich wejścia w życie zawsze jest data ich zarejestrowania i nie jest skutecznym określanie w samej uchwale dat jej obowiązywania, tudzież zastrzeganie warunków.

Jak zauważył Sąd Apelacyjny w Szczecinie - I Wydział Cywilny w wyroku z dnia 14 sierpnia 2013 r.

w sprawie o sygnaturze I ACa 358/13:

"Zmiana umowy spółki jest zatem skuteczna - zarówno wobec wspólników jak też osób trzecich - z chwilą wpisu do rejestru. Wpis ten ma charakter konstytutywny. Oznacza to, że do tego czasu nie jest możliwe w stosunkach wewnętrznych podejmowanie działań w oparciu o spełnienie warunku (na przykład zawieszającego) wpisu czy też fikcję dokonania wpisu. Uzależnienie skutku zmiany umowy spółki od innych okoliczności niż wpis do KRS jest sprzeczne z prawem. Nie można więc przyjąć, że uchwała w przedmiocie zmiany umowy spółki wchodzi w życie z dniem jej podjęcia czy też np. z upływem siedmiu dni. Determinujące znaczenie dla określenia materialnej skuteczności uchwały ma wyłącznie dokonanie wpisu do KRS, a nie żadne inne regulacje, choćby objęte były one zgodną wolą wspólników."

Tak samo orzekł w najnowszym orzeczeniu w tej kwestii Wojewódzki Sąd Administracyjny w Poznaniu wyrok z dnia 23 marca 2017 r. w sprawie o sygnaturze III SA/Po 82/17:

"We wszystkich przypadkach zmiany umowy spółki do ich skuteczności niezbędny jest wpis do KRS. Uzależnienie skutku zmiany umowy spółki od innych okoliczności niż wpis do KRS jest sprzeczne z prawem. Nie można przyjąć, że na przykład uchwała wchodzi w życie z dniem jej podjęcia czy upływem siedmiu dni, itd. Decydujący jest tu wpis do KRS, a nie żadne inne regulacje."

Stanowisko to wydaje się być zasadne, albowiem w każdym przypadku, nawet uchwała z odroczoną datą wejścia w życie zaczęłaby obowiązywać z dniem jej rejestracji, a zatem taki zapis w uchwale pozbawiony byłby mocy prawnej.

ustna uchwała zgromadzenia wspólników

Niejednokrotnie, szczególnie w przypadku niewielkich spółek z o.o., sprawy, które wymagają formalnie uchwały zgromadzenia wspólników (np. powołanie zarządu, ustanowienie pełnomocnika do zawarcia umowy z członkiem zarządu, etc.)  załatwiane są przez wspólników w sposób dorozumiany - bez zachowania wymaganego przez k.s.h. trybu.

 

Czasem zdarza się jednak, że czynności takie są po jakimś czasie kwestionowane i pojawia się pytanie, czy niezachowanie wymaganej prawem formy dla uchwały zgromadzenia wspólników powoduje, że uchwała taka nie istnieje lub też jest nieważna?

Oczywiście wątpliwość ta nie dotyczy uchwał, które zgodnie z k.s.h. wymagają zaprotokołowania przez notariusza. Narzucenie bowiem przez ustawę formy szczególnej (a taką stanowi forma aktu notarialnego) powoduje nieważność czynności w przypadku niezachowania tej formy. Wynika to z art. 73 § 2 Kodeksu cywilnego w związku z art. 2 Kodeksu spółek handlowych.

Problem natomiast jest jak najbardziej realny w przypadku wszelkich innych uchwał zgromadzenia.

 

Co do zasady uchwały zgromadzenia wspólników wymagają zachowania formy pisemnej, gdyż powinny zostać wpisane do księgi protokołów. Jednak kodeks spółek handlowych nie przewiduje sankcji nieważności dla uchwały, która tej formy nie przybrała. A zatem można uznać, że mogą funkcjonować w obrocie uchwały podjęte w sposób dorozumiany.

 

Tak orzekł m.in. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 13 kwietnia 2005 r. w sprawie o sygnaturze IV CK 686/04 oraz w wyroku z dnia 4 marca 2015 r. w sprawie o sygnaturze IV CSK 340/14. W nowszym wyroku czytamy m.in: "W judykaturze podkreślono, że choć uchwały walnego zgromadzenia wspólników spółki z o.o. powinny mieć formę pisemną, to wymóg ten nie stanowi warunku ich ważności [...] Trafnie wskazuje się w literaturze przedmiotu, że o prawnej skuteczności podjęcia uchwały nie decyduje ani podpis przewodniczącego, ani jej ogłoszenie. Podpis przewodniczącego ma charakter formalny, uchwała zapada bowiem z chwilą jej podjęcia, a nie złożenia podpisu. O tym, czy zapadła uchwała czy też nie, decydują rzeczywiście oddane głosy. W związku z tym, że nie ma wymagania ogłoszenia uchwały, niezapisanie w protokole oświadczenia o jej ogłoszeniu nie powoduje jej nieważności."
A zatem, brak dochowania należytej formy  nie wyłącza możliwości późniejszego powoływania się na treść uchwały i nie niweczy dokonanej na jej podstawie czynności.

 

Oczywiście fakt  podjęcia danej uchwały oraz, rzecz jasna, jej treść będą musiały zostać należycie wykazane, (na przykład przy pomocy zeznań świadków lub też odpowiednich dokumentów), a finalna ocena będzie należała do sądu, nie mniej warto wiedzieć, że takie uchybienie może zostać na swój sposób konwalidowane.

rezygnacja z funkcji w zarządzie

Jednym ze sposobów wygaśnięcia mandatu członka zarządu jest złożenie przez niego rezygnacji (art. 202 § 4 k.s.h.).

 

Rezygnacja stanowi jednostronną czynność prawną i może być dokonana w każdym czasie. Zgodnie z art. 202 § 5 k.s.h. - do złożenia rezygnacji stosuje się odpowiednio przepisy o wypowiedzeniu zlecenia przez przyjmującego zlecenie (art. 746 § 2 k.c.).

 

Rezygnacja zatem może być złożona w dowolnej formie (co do zasady również w formie ustnej). W praktyce jednak zarówno w interesie wspólnika jak i spółki jest zachowanie formy pisemnej do tej czynności. W pierwszej kolejności forma pisemna umożliwia nowemu zarządowi zarejestrowanie tej zmiany w sądzie rejestrowym, a nadto nawet w przypadku niedopełnienia tego obowiązku przez nowy zarząd, były członek zarządu będzie miał możliwość wykazania faktu rezygnacji - co jest istotne chociażby w przypadku późniejszego skierowania do niego roszczeń na podstawie art. 299 k.s.h.

 

Najbardziej kontrowersyjnym, a jednocześnie często przez członków zarządu pomijaną kwestią, jest skuteczność oświadczenia o rezygnacji z funkcji w zarządzie oceniana przez pryzmat złożenia go odpowiedniemu organowi.

 

Niestety orzecznictwo w tym zakresie jest bardzo restrykcyjne i w przeważającej większości przychyla się do konieczności złożenia oświadczenia o rezygnacji organowi powołującemu zarząd w spółce - tj. radzie nadzorczej, a w jej braku - zgromadzeniu wspólników.
(tak m.in: Postanowienie Sądu Najwyższego - Izba Cywilna z dnia 19 sierpnia 2004 r. V CK 600/03, Wyrok Sądu Apelacyjnego w Łodzi - III Wydział Pracy i Ubezpieczeń Społecznych z dnia 10 września 2013 r. III AUa 1478/12, Wyrok Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego siedziba w Warszawie z dnia 21 lutego 2011 r. III SA/Wa 1320/10, Wyrok Sądu Najwyższego - Izba Cywilna z dnia 3 listopada 2010 r. V CSK 129/10).

 

Powyższa linia orzecznicza jest niekorzystna z punktu widzenia członka zarządu spółki, w której nie działa rada nadzorcza, gdyż w praktyce nakłada na niego obowiązek zwołania zgromadzenia wspólników celem złożenia rezygnacji. Powoduje to po pierwsze przeciągnięcie w czasie możliwości skutecznej rezygnacji, a niejednokrotnie nawet ją uniemożliwia! Stanie się tak chociażby w przypadku sprzeciwu pozostałych członków zarządu w przedmiocie decyzji o zwołaniu zgromadzenia wspólników - jeśli zarząd jest wieloosobowy .

(więcej na ten temat piszę tutaj: http://praktyczneprawospolek.blogspot.com/2014/07/zwoanie-zgromadzenia-wspolnikow-przy.html )

 

W doktrynie pojawiają się co prawda liczne stanowiska komentatorów dowodzące niezasadności stanowiska prezentowanego przez sądy i przyznające przymiot skuteczności rezygnacji złożonej do wiadomości wspólników lub pozostałych członków zarządu, jednakże poglądy te (jakkolwiek w mojej ocenie zasadne) nie znalazły niestety dotychczas potwierdzenia w orzecznictwie.

Wynika z tego zatem, że z ostrożności, w celu uniemożliwienia podważenia skuteczności rezygnacji należałoby oświadczenie o rezygnacji z funkcji w zarządzie skierować do organu go powołującego (czyli w przypadku większości niewielkich spółek z o.o. konieczne jest zwołanie w tym celu zgromadzenia wspólników).

 

I jakkolwiek sądy rejestrowe wykreślają z rejestru członków zarządu na podstawie pisemnej rezygnacji doręczonej spółce w jakikolwiek sposób (czyli złożonej wspólnikom czy też przesłanej na adres spółki), to jednak trzeba mieć na względzie, że w przypadku późniejszego kwestionowania skuteczności rezygnacji przez kogoś mającego w tym interes  może okazać się, że do wygaśnięcia mandatu faktycznie nie doszło, co  z kolei może pociągać za sobą niezliczone konsekwencje prawne.

zwołanie zgromadzenia wspólników przy zarządzie wieloosobowym

Art. 235  k.s.h. wskazuje, jaki podmiot ma uprawnienie do zwołania zgromadzenia wspólników spółki z o.o. Analogiczna regulacja dotycząca spółki akcyjnej zawarta jest w art. 399 k.s.h.

 

Jeśli zatem umowa spółki (statut) nie reguluje tej materii odrębnie, zgromadzenie wspólników (walne zgromadzenie) zwoływane jest co do zasady przez zarząd.

 

Wobec tego jednak jawi się wątpliwość, czy jeśli zarząd spółki jest wieloosobowy, zgromadzenie może zwołać każdy z członków zarządu,  członkowie zarządu zgodnie z zasadami reprezentacji, czy też może cały zarząd?

 

Przed udzieleniem odpowiedzi na powyższe zagadnienie należy podkreślić, że decyzja o zwołaniu zgromadzenia należy do kategorii spraw związanych z wewnętrznymi stosunkami w spółce, tj. prowadzeniem jej spraw. Nie dotyczy ona kwestii zewnętrznych i z tego względu można na wstępie uznać, że zasady reprezentacji nie mają w tym przypadku zastosowania.

 

Odpowiedzi należy więc szukać w art. 208 k.s.h. (sp. z o.o.) i 371 k.s.h. (S.A).

 

Przyjmuje się, że zwołanie zgromadzenia w spółce jest czynnością przekraczającą zakres zwykłych czynności spółki, a zatem dla jej skuteczności w przypadku zarządu wieloosobowego wymagana jest uchwała zarządu. Uchwała taka musi być podjęta zgodnie z umową spółki oraz regulaminem zarządu,  a w jego braku - w trybie określonym w art. 208 § 5 k.s.h. (oraz 371 § 2-3 k.s. dla S.A).

 

Oznacza to, że w przypadku gdy w spółce zarząd jest wieloosobowy zwołanie zgromadzenia przez jednego z członków zarządu nie jest skuteczne, a ewentualne uchwały, które na takim zgromadzeniu zostaną podjęte są nieważne.

 

Pogląd ten został ostatecznie potwierdzony przez Sąd Najwyższy, który w wyroku z dnia 19.12.2013 r. w sprawie o sygnaturze II CKS 176/13 orzekł: "w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością, gdy nie wchodzi w rachubę stosowanie art. 235 § 3 KSH, nie może skutecznie zwołać walnego zgromadzenia, przy zarządzie wieloosobowym, jeden z jego członków"